Le suivi de projet est une étape primordiale pour maximiser vos chances de réussite : même si vous avez planifié le déroulement de votre projet, il faut absolument que vous puissiez contrôler la trajectoire que vous prenez pendant son exécution. Le jalon projet est un outil particulièrement efficace en conduite de projet pour séquencer en différentes phases. Grâce aux jalons, vous boosterez la motivation de vos équipes et améliorerez la transparence sur l’état d’avancement de votre projet.
Le jalon (ou aussi appelé “milestone” en anglais) marque la fin d’une étape et un point d’arrêt dans le processus de gestion de projet.
Le jalon est souvent associé à un évènement important comme la signature d’un gros contrat, la mise sur le marché d’un produit, où le lancement d’une campagne publicitaire. C’est en tout cas la fin d’une étape et le début d’une autre.
C’est donc l’occasion pour une équipe de faire le bilan sur l’ensemble de l’exécution de l’étape précédente, avant de passer à la suivante.
D’ailleurs le jalon marque un passage définitif à la prochaine étape : une fois validé, il n’y a normalement pas de retour en arrière.
Autre chose : les jalons n’ont pas vraiment de durée ou alors cette dernière est nulle, il s’agit plutôt d’un marqueur qui identifie la fin d’une étape et le début d’une autre.
En résumé, les jalons sont semblables à des panneaux sur une route vous indiquant l’état d’avancement de votre trajet.
Les jalons projets ont trois objectifs principaux :
Mais les jalons sont aussi des leviers importants pour motiver votre équipe et optimiser l’exécution du projet :
Quel est le nombre idéal de jalons dans un projet ? Ni trop, ni pas assez ! Pour faire simple : tout dépend des caractéristiques de votre projet, il n’y a pas de nombre optimal de jalons.
Si vous décidez d’un nombre trop important de jalons, vous êtes surement en train de confondre tâche et jalon. Les jalons permettent de partager une vue temporelle macro avec l'ensemble des parties prenantes. Si vous allez dans les tâches (micro) vous allez démotiver les personnes du projets car elles ne se sentiront pas concernés.
À l’inverse, si vous ne jalonnez pas suffisamment votre projet, vous allez au-devant d'un gros problème : l'effet tunel . Vous pouvez ne pas vous rendre compte qu’une partie de vos collaborateurs dévient du plan initial et vous augmentez notamment vos risques d’être dans le pire des scénarios... Arrivez à la fin du projet en étant à côté de la plaque..
De nombreuses équipes impliquent tous leur membre lors du choix des jalons du projet : c’est aussi un bon levier pour engager et responsabiliser chacun de vos collaborateurs. Il arrive aussi que vous ne puissiez pas choisir tous les jalons de votre projet : des conditions spécifiques peuvent être imposées par le client final, notamment lorsque vous devez lui livrer des livrables importants.
Comme précisé précédemment, les jalons ne durent pas dans le temps, mais sont les marqueurs d’un changement de phase dans votre projet. Vous devez donc décider d’une date pour votre jalon, et cette dernière ne doit pas correspondre à la durée d’exécution de la tâche, mais plutôt à sa date de lancement ou de réalisation.
Par exemple, dans le cas où l’un de vos jalons est attaché à un livrable, son échéance sera la date de rendu au client plutôt que le temps que vous prévoyez pour le réaliser.
Dans toutes les organisations les directions et les responsables veulent maitriser le risque de dérapage d'un projet. Dans ce cadre-là elles essayent de mettre en place une gestion de tâche qui se matérialise par le fameux Gantt.
Malheureusement la majorité des entreprises n’arrivent pas à mettre en place ce type de gestion de projet pour la majorité des projets de l’entreprise car :
Cela crée beaucoup de frustration pour tous les acteurs. Une alternative au contrôle des tâches et au planning gantt est le pilotage par les jalons.
Vous concentrez l’équipe sur la définition des passages obligatoires pour la réussite des projets et vous faites confiance au responsable sur sa capacité à mobiliser les ressources et le temps pour l’atteindre. Le jalon devient un pacte d’équipe.
Cela interroge forcément sur le bon mix entre contrôle et confiance.