Le diagramme de Gantt est l’un des outils le plus utilisé pour simplifier le suivi de projet. Sa simplicité visuelle permet à chacun de visualiser en un instant l’ensemble des tâches à accomplir et les délais assortis.
L’origine du nom de ce diagramme provient de son créateur : Henry Gantt. Il a mis au point son outil au début du 20ᵉ siècle avec un objectif en tête : optimisation l’organisation du travail en atelier. Si au début le diagramme de Gantt est bien plus efficace pour organiser les petits projets, il sera perfectionné par Morgan Walker et James Kellley et leur méthode CPM (Critical Path Method) et deviendra apte à améliorer l’exécution de projets de bien plus grande envergure.
Le diagramme de Gantt est aujourd”hui considéré comme l’un des meilleurs outils pour organiser et planifier les tâches nécessaires à l’exécution de projets.
Le principe est simple :
Le diagramme de Gantt permet donc d’avoir une visibilité globale de l’ensemble des tâches et des délais qui leurs sont assorties. Plus le rectangle qui représente la tâche est long, plus le temps qu’on aura dédié à l’exécution de cette tâche est important.
Les tâches peuvent être connectées entre elles : dans ce cas là, on sait que l’une ne peut pas commencer, tant que la première n’est pas terminée. Le diagramme de Gantt est donc l’une des manières d’éviter de se retrouver face à un goulot d’étranglement et de prendre du retard sur les délais planifiés.
Grâce à sa simplicité visuelle, le diagramme de Gantt permet à chacun, qu’il connaisse bien le projet ou pas du tout, de saisir en un coup d’œil les différentes activités à réaliser pour mener à bien le projet, ainsi que leur organisation dans le temps.
Utiliser un diagramme de Gantt présente de nombreux avantage, en voici quelques-uns :
- Prioriser les différentes tâches : les projets peuvent comporte des dizaines de tâches différentes à mener. Il devient alors compliqué d’y voir clair : quelle tâche faut -il absolument effectuer maintenant ? Laquelle peut attendre ? Le diagramme de Gantt vous permet de repérer les chemins critiques en quelques secondes, et vous aide donc à organiser vos efforts pour optimiser votre efficacité !
Plusieurs méthodologies existent, en voici une en 5 étapes !
Réunissez toutes les parties prenantes de votre projet et demandez leur de lister l’ensemble des tâches qu’ils doivent réaliser : vous obtiendrez la totalité des tâches qui doivent être effectuées pour réaliser votre projet. N’hésitez pas à assortir chacune de ses tâches de ses sous-tâches, qui peuvent elles-mêmes être subdivisées en actions (sous la forme de “bullet points” par exemple). L’objectif est de ne rien oublier : plus votre diagramme sera exhaustif, plus vos chances de tenir vos délais seront grandes. Placez ensuite l’ensemble de ces tâches, sous-tâches et actions (si c’est nécessaire) sur la gauche de diagramme.
Vous devez ensuite affecter chacune de vos ressources (budgétaire, humaines, etc…) à vos tâches, sous-tâches. Par exemple vous devez déterminer quelle quantité de travail fournira chacune de vos équipes sur les différentes tâches que vous avez listées. Et vous pouvez aussi rentrer un peu plus dans le détail, en affectant la charge de travail de chacun de vos collaborateurs sur des sous tâches ou même des actions.
Lorsque vous avez listé toutes vos tâches et affecté l’ensemble de vos ressources, il vous faudra les organiser chronologiquement. L’objectif est ici de trouver l’ordre de réalisation idéal de vos différentes tâches. Pour chacune d’entre elles, décidez donc d’une date de début, et de fin. Prenez le temps d’évaluer correctement le temps nécessaire à l’exécution de chacune de ces tâches.
L’idée ici est d’éviter de vous retrouver coincé parce que la réalisation d’une tâche conditionnait le début de l’exécution d’une autre. Et justement, en liant deux tâches entre elles, vous pourrez visualiser à tout moment que l’une est dépendante de l’autre.
Pensez à différencier plusieurs types de connexions différentes :
À noter qu'une tâche peut avoir plusieurs tâches antérieures obligatoires. Dans ce cas, il faut que ces tâches soient toutes terminées pour entamer la suivante. Inversement, une tâche peut avoir plusieurs tâches postérieures. Dans ce cas, la fin de cette tâche conditionne le début des autres.
Les jalons projet correspondent aux étapes clés de votre projet. En les définissant et en anticipant les échéances importances, vous augmentez votre visibilité sur l’exécution de votre projet. En les intégrant à votre diagramme de Gantt, vous pourrez visualiser en un coup d’oeil les différentes phases et grandes étapes de votre projet.