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Comment être pragmatique dans l'analyse des risques projet ?

Publié par
Jérôme Dard
Le
4/5/2022
Le Blog AirSaas

Quelle est la dernière fois que vous avez vous dit à votre CODIR : "Non on y va pas, c'est trop risqué ! On est à N % de risques / On time / On cost / on quality !

Dans cet article nous allons nous intéresser à l'analyse des risques dans la conduite de projet et à ce qui n'est pas écrit dans le manuel du PMO projet... ! Après un bref rappel des modèles fondamentaux des risques dans la gestion de projet, nous regarderons pourquoi l'analyse de risques d'un projet est une usine à gaz et une perte de temps si elle est faite classiquement ? Nous proposerons de sortir de l'hypocrisie et de la subjectivité pour développer une pratique moderne, digitalisée et pragmatique !

Pourquoi est-ce important en gestion de projet ?

La gestion des risques n'a peut-être jamais été aussi importante qu'aujourd'hui

Analyse de risques trop complexe
Le principal risque de votre analyse de risques projet...c'est sa complexité !

Un projet, c'est toujours un investissement ; mieux vaut s'assurer qu'il sera possible de le mener efficacement. C'est dans cette étape qu'on va établir comment on envisage d'atteindre les objectifs du projet. On cherchera ici à savoir si le projet sera viable économiquement, s'il est effectivement réalisable (techniquement et dans les limites des coûts et délais possibles), et connaître les conséquences du projet sur son environnement.

Quiconque a déjà eu à gérer un projet...ou un SI en période de pandémie, sait que l'analyse de risques est à la fois indispensable ET qu'elle ne suffit pas.

L'expérience nous apprend en effet que rien ne se passe jamais comme prévu...et que si l'on n'y prend pas garde, il y a de grandes chances qu'on explose les délais, les budgets, et que la qualité attendue ne soit pas au rendez-vous.

Ces difficultés, pour certaines, seront prévisibles, et vous pourrez les anticiper. Et c'est justement précisément le rôle de l'analyse de projet de vous éviter de vous retrouver dans ce genre de situation. Grâce à elle, vous aurez un arsenal à la fois proactif et réactif déjà prêt à l'emploi...et surtout en cas de crise inattendue, grâce à votre bonne gestion de projet vous pourrez consacrer votre énergie à ce qui n'était pas "prévisible".

La pandémie a rappelé à chacun que l'inattendu surgit toujours : "Ce choc inattendu nous a rappelé que les prévisions sont régulièrement démenties. L'histoire est une succession d'évènements improbables qui s'enchaînent, s'affrontent et s'entremêlent pour donner naissance à un futur inimaginable quelques mois auparavant." (Yannick Roudaut auteur de Quand l'improbable surgit - Un autre futur revient dans la partie ! Ed. La Mer Salée Oct. 2020.)

Qu'est ce qu'un risque dans un projet ?

Un risque, c'est un événement futur possibleidentifiable et que nous pouvons quantifier en gestion de projet

Le risque est inhérent à tout projet. Il peut provenir de la nature du projet, des budgets alloués, du degré de complexité, du besoin en ressource, etc.

Capture écran AirSaas - analyse de risques
Penser autrement sa mise en mise en œuvre de la gestion des risques avec l'aide d'AirSaas

Une nuance très importante : la norme NFX50-117 (Management de projet – Gestion du risque – Management des risques projets) distingue imprévu, aléa, risque et problème. 

L'un des risques de votre analyse des risques projet c'est justement cette confusion et l'effet d'amalgame qui en découle.

Type de risques projet SI "classiques" et exemples choisis :

  • Fonctionnel : Le poids du spécifique dans le projet est trop important...
  • Technique : il y a un verrou technologique.. ne pas hésiter à faire un POC pour lever les risques.
  • Organisationnel : Non tenue des engagements (planning, charges et coûts)
  • Roadmap : Petits projets et projets non prioritaires...révision de la RoadMap des projets entraînant un décalage ou un report du projet
  • Gestion de projet : Pas de positionnement de jalons clé par phase de planning. 
  • Client interne : Faible implication de la MOA / des métiers dans la projet
  • Relation fournisseur  : Communication difficile, faible réactivité de l'équipe prestataire, etc.
  • SLA : Mauvaise appréciation du besoin de niveau de service comme la disponibilités ou les temps de réponse. => Vérifiez les affirmations des fournisseurs concernant les accords de niveau de service
  • Legal : changement de l'environnement juridique, etc... on touche ici parfois à des sujets très sensibles et bloquants...
  • Humain : les décisions ne sont pas prises ou bien on a besoin de gens hyper qualifiés...en pleine guerre des talents.. ou encore de personnes déjà (sur)occupées...
  • CyberRisque : En fonction de l'appétit pour le risque de votre organisation, votre programme de gestion des cyber-risques déterminera ensuite comment hiérarchiser et répondre à ces risques.
  • Risques psychosociaux : les RPS recouvrent le stress, le harcèlement, la violence au travail et les incivilités. Un risque à transférer au RH.
  • Financiers : le ticket minimum est trop élevé par exemple.
  • Communication et management : trop d'absence des parties prenantes ...

etc.... Liste non exhaustive !

Pour chaque type de risques on identifiera donc : son type / les mot clés / une description / l'impact potentiel /et les actions conseillées dans un registre... (cf plus bas).

Analyse de risque projet : les fondamentaux

Le processus de gestion des risques se décompose en 4 étapes

Pour le PMBOK® : le management des risques est défini comme « le processus systématique d’identification, d’analyse et de réponse aux risques du projet ».

Procress analyse de risques
Simple, basique !

Étape 1 : identifier les risques d'un projet

Étape 2 : évaluer la probabilité et les conséquences des risques

Étape 3 : proposer des actions pour chaque risque

Étape 4 : Surveiller et rendre compte du suivi du risque

1 : Identifier (et prioriser) les risques projet dans une matrice ...lisible !

Matrice analyse de risques
Exemple de registre de risques d'un plan d'assurance qualité DSI format excel...que plus personne n'a envie de lire...

Les risques doivent être identifiés et traités à la fois le plus tôt possible dans le projet ET tout au long du cycle de vie du projet, avec un accent particulier lors des jalons.

Si certains risques sont trop grands —> Faire un projet pour dé-risquer et ensuite valider ou non le projet.  (cf. partie 3 ci-dessous).

Nota bene : Lorsqu'une démarche qualité est en place dans l'entreprise...ce processus sera utilement mené conjointement avec le responsable qualité lors des revues des directions entre autres.

Ici après avoir (un peu) rempli le fichier excel pour faire vos gammes...sortez du cadre !

Soyez créatifs, rendez tout d'abord votre analyse des risques lisible et surtout collaborative..utilisez par exemple les "jeux qui font le boulot" inspiré de la culture agile.

Connaissez-vous le "Pre-Mortem" ? Ce jeu a été popularisé par Dave Gray, James Macanufo, Sunni Brown, les trois auteurs du best-seller Gamestorming - jouer pour innover (ed. diateino en 2014.)

Il s'agit d'anticiper toutes les raisons qui feraient que le projet, le produit, le service, l'entreprise… pourrait échouer pour justement qu'elles n'arrivent pas.

"Si vous souhaitez donner un coup de balai à la grisaille qui règne dans vos bureaux, si tourner en rond ne vous fait pas rêver et que vous souhaitez que votre équipe progresse durablement, ce guide ludique est fait pour vous !"

Jeu agile pre mortem vs analyse de risques
Premortem - Extrait du livre GameStorming - Ed Diateino

Un point important de cette approche collaborative : ne négligez jamais les avis minoritaires ! La majorité n’a pas forcément raison. 

2 : évaluer la probabilité et les conséquences des risques

Ce qu'on vous dit à l'école, en cours de gestion des risques : faites un profil quantitatif pour le risque projet notamment basé sur une moyenne de la probabilité, gravité et criticité !

Matrice analyse de risques criticité impact probabilité
Bienvenue en pleine subjectivité ! Chaque risque est noté...pondéré...

Ce qu'on apprend sur le terrain : avec ces évaluations c'est que ces matrices sont difficilement "maintenables"...et que l'appréciation quantitative nous fait entrer en pleine subjectivité !

Au-delà de toutes les bonnes pratiques et belles matrices quantitatives donc .... Faites confiance à la simplicité, aux process, à l'expérience et à votre intuition !

Le plan de reprise d'activité (PRA) et ou plan de continuité d'activité (PCA) ne vous vaccinera pas contre tout...mais ils constituent un "Airbag risque" intéressant.

En termes d'expérience...au-delà de la vôtre, de celle de votre équipe on pourra s'appuyer sur la sagesse populaire...par exemple sur ce que les lois du temps nous ont appris...petite mise à jour :

  • La loi de murphy : "rien ne se passe comme prévu" - "Anything that can go wrong, will go wrong".
  • Ou bien la loi de Hofstadter qui énonce que, "quelle que soit la durée prévue pour un projet, il ne sera pas rendu dans le délai imparti."

Leçon à en tirer : le chef de projet et son équipe doivent estimer plus largement le temps nécessaire à la réalisation de leur projet. Partez du principe qu'il prendra inévitablement du retard. Un DSI avait coutume de nous asséner : "Mettez des matelas dans les plannings" !

3 : proposer des actions pour chaque risque

  • Accepter : tout est normal...on continue à superviser.
  • Réduire : diminuer la probabilité d'occurrence et/ou la sévérité des impacts.
  • Transférer: transférer la responsabilité d'un risque à une tierce partie qui supporterait les conséquences du problème
  • Eviter : élimination totale de l'incertitude.

Au-delà des basiques et de l'anticipation ...l'action la plus importante de votre gestion de projet sera bien d'être capable de décider. Y compris de décider de ne pas lancer le projet. Sur ce point, rappelez-vous la formule inventée par Olivier Bas, vice président du groupe Havas :

1/2 décision = bordel au carré
Source  conférence Olivier Bas - Titre d'un chapitre du livre "Like ton job" paru chez Dunod.

Pour parvenir à cette gestion des risques prudente , il vous faudra avoir démontré que vous avez "dé-risquer" votre projet. Concrètement cela peut vouloir dire d'avoir lancé un projet spécifique sorte de prototype sans risque.‍

4 : Surveiller et rendre compte du suivi du risque

Une organisation doit se mettre en place pour communiquer sur la gestion des risques. C'est pourtant sur cette quatrième étape que la mise en œuvre semble aujourd'hui la plus hétérogène...!

De façon générale, le manque de transparence écrite peut conduire à de lourds échecs

Capture écran Airsaas
Penser autrement sa gestion des risques projet - capture d'écran menu AirSaas rapport flash

Bien utilisé, un outil de pilotage de projet permet d'aligner sur la valeur, la DSI et les équipes métiers, et top manager, en cassant les silos d'une organisation parfois trop lourde ou compartimentée au sein de chaque entreprise.

Comment on fait évoluer la gestion opérationnelle du risque en cours de projet ?

Vous pouvez aussi être soudainement confrontés à de nouveaux risques ou voir des risques autrefois critiques perdre en intensité. Bref..Surveillez régulièrement votre cartographie des risques. Ce processus de gestion des risques est itératif. Seulement...revenir sur la cartographie initiale pour une mise à jour est une charge importante. Comment s'y prendre pour ne pas y dépenser toute votre bande passante disponible ?

Façon de faire : 

  • Faire remonter les points d'attentions en continu
  • Idem pour les décisions 
  • Mettre à jour les statuts de météo et leurs contextes
Capture écran AirSaas flash report
Exemple de rapport flash AirSaas consolidant les points d'attentions, décisions, statut météo ...

Humain : les indicateurs qui font que le risque devient un problème ...

  • Si les décisions ne sont pas prises 
  • Si trop d'absence des parties prenantes 
  • Défiance dans la tenue du jalon 
  • Liste non limitative :)

SaaS... des risques nouveaux, peu familiers et souvent mal compris

  • Faites confiance au fournisseur sur leur capacité de résilience et vérifiez !
  • Testez vos plans de résilience pour vous assurer qu'ils fonctionnent et que chacun sait comment s'exécuter en cas de crise.

En bref :

  • C'est généralement le manque de transparence écrite en entreprise qui amène à des échecs projets  ;
  • Tenir compte des risques et des contraintes du projet permettra de prendre des décisions radicales : on lance le projet ou non, on met éventuellement en œuvre des actions qui vont le rendre faisable pour une équipe.
  • L'analyse des risques se fait en début de projet, à l'étape de l'étude de faisabilité, et lors des grands jalons du cycle projet.

Pour approfondir ce dernier axe clé, nous vous recommandons la lecture de l'article : Le jalon projet : une technique pour séquencer vos projets intelligemment.

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