Le cadrage projet est une phase essentielle de la conduite de projet pour définir efficacement le plan que l’on prévoit d’exécuter pour mener à bien son exécution. Le macro planning lui, est ou outil parfait pour communiquer ce qui a été pensé lors de la phase de cadrage : en un coup d’œil, l’ensemble des parties concernées peuvent avoir une idée des prochaines étapes à réaliser ainsi que des délais qui y sont assignés. C’est le support de communication idéal pour piloter vos projets qui sera intégré dans votre rapport flash !
La constitution d’un planning est l’une des premières choses que l’on apprend en gestion de projet. C’est un élément indispensable à quiconque veut garantir la réalisation d’un projet d’une certaine qualité, sans exploser les coûts et en respectant les délais.
Cette tâche incombe généralement au chef de projet : le planning sera un outil de travail primordial pour lui et son équipe. Un planning doit donc être suffisamment détaillé pour contenir les informations principales au bon déroulement du projet.
Mais si le chef de projet se sert du planning pour communiquer avec son équipe, il aura aussi besoin d’en parler avec d’autres acteurs : son supérieur, le commanditaire du projet, des prestataires externes, ou encore les futurs utilisateurs du produit créé !
Et c’est ici qu’intervient le macro planning !
Si le planning classique très détaillé est souvent trop complexe pour une personne ne travaillant pas sur le projet de manière permanente, le macro planning lui est idéal comme support de communication avec tous ces types d’acteurs !
Ces derniers auront besoin d’une vision synthétique des points principaux du projet, d’une “vue hélicoptère” qui balaye les grandes étapes et les jalons principaux.
Le macro planning est donc un planning simplifié qui doit être agréable et facile à lire : idéalement il tient en une seule page !
Pour toutes ces raisons, le macro planning est considéré comme l’un des supports de communication les plus utiles lors des comités de pilotage ou des comités de directions. Chacun des participants peut alors prendre conscience des aspects principaux du projet en un coup d’œil, ce qui facilite les débats.
Ce macro planning sera créé lors du début du projet et permettra d’assurer la communication avec toutes les parties externes au projet tout au long de son exécution. Tout comme un planning classique, il devra lui aussi être mis à jour continuellement !
Pour symboliser le macro planning, nous avons utilisé l’image d’une “vue hélicoptère” qui permet de prendre de la hauteur et d’avoir une visibilité globale sur les grandes étapes du projet en quelques secondes.
S’il fallait symboliser le micro planning de la même manière, alors ce dernier serait plutôt une “vue au microscope” !
Contrairement au macro planning, le micro planning est centré autour d’un périmètre bien plus petit au sein du projet (souvent une tâche, ou même une des phases d’une tâche), mais rentre aussi davantage en profondeur.
Comme le micro planning est extrêmement détaillé, il prend beaucoup de temps à être mis en place : il n’est pas rare qu’un micro planning soit à la minute près !
Si le micro planning est pratique lorsqu’il faut passer au peigne fin un process ou une tâche à faire, il souffre évidemment d’un défaut le rendant inutile dans de nombreuses situations : il est vulnérable à tout évènement imprévu et demande une actualisation permanente.
La macro planning et le micro planning dont donc deux outils très différents qui sont à votre disposition : servez-vous-en intelligemment en fonction de vos besoins !
Comme le micro planning, le macro planning comporte son lot d’avantages et d’inconvénients. Voici une liste des principaux d’entre eux.
Avantages
Inconvénients
Comme précisé, le macro planning se fait dès la phase d’initialisation du projet. Il s'intégrera à votre note de cadrage.
Cependant, à ce stade du projet, il n’existe pas encore de cahier des charges qui détaille de l’ensemble des tâches à réaliser.
La première étape pour constituer un macro planning est donc d’établir une estimation de chacune des phases principales qui constitueront le projet, puis d’y rattacher les jalons principaux.
Ensuite, l’idéal est d’arriver à réunir autour de la table chacun des responsables des macro-tâches qui devront être exécutée. De cette manière, vous aurez une estimation de la durée des tâches qui ne sera pas parfaite, mais qui aura le mérite d’être réaliste.
De plus, en réunissant les bonnes personnes pour la confection du macro planning, l’exercice devrait être vite bouclé : si toutes les personnes compétentes sont autour de la table, votre macro planning sera rédigé en moins d’une heure !
Made with love in France
