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Les Pro. de la Transfo.CIO Révolution by Airsaas

Le suivi de projet pour garder aligné les parties prenantes

Publié par
Jérôme Dard
Le
7/7/2022
Le Blog AirSaas

Pas de bonne exécution de stratégie sans l’adhésion de vos parties prenantes !

On va s'intéresser à des méthodes efficaces qui permettent à une équipe projet d'influencer "honnêtement" ses parties prenantes...et ce de façon durable !

Peut-être êtes-vous en train de vous demander :" Mais pourquoi donc m'intéresserai-je à cet angle mort de la gestion de projet" ?  
Parce que votre projet mérite à chacune des étapes l'engagement constant de vos parties prenantes.
Oui, les efforts consentis par les personnes très impliquées ont besoin du support et de l'alignement de personnes plus éloignées mais concernées...et ce de façon durable. L'enjeu est de conserver un bon niveau d'énergie, d'engagement autour de l'équipe de projet.

Un rappel si vous arrivez de la planète "je ne connais pas les projets" : le suivi de projet a pour but de contrôler la bonne exécution selon le planning établi, la qualité attendue et que les ressources humaines, matérielles et financières sont bien respectées. C’est un outil de contrôle et de validation.

Quant à elles, les parties prenantes...sont des personnes qui ont un intérêt quelconque dans le résultat de votre projet. Les personnes qui vont impacter ou être impactées par le projet. Il y en a toujours plus qu'on ne pense ! Cette notion quelque peu vague recouvre des réalités bien différentes. Quand c'est flou..il y a un loup. C'est un adage bien connu...en gestion de projet cf. Le grand guide de la conduite de projet.

Le suivi de projet s'occupe peu, ou mal, des parties prenantes

  • On est témoin depuis des années de projets qui, soit négligent leurs parties prenantes soit l'opposé sont écrasés par le poids de leurs parties prenantes.
  • Le processus de gestion de projet lui-même est l'objet d'écarts types énormes entre des organisations à forte culture projet, uniformisée et outillée et celles plus informelles pseudo agiles voire toxique pour une entreprise.
  • Il existe un fossé informationnel entre les managers de projet, la DG et les parties prenantes internes et externes. Facteur aggravant : quand l'information parvient jusqu'aux parties prenantes elle l'est rarement dans un vocabulaire inclusif...ça jargonne sec dans la tech !
  • Enfin, autour des projets eux-mêmes, il y a une tendance générale au désengagement dans les grandes entreprises.

La matrice pouvoir/intérêt des parties prenantes est-elle encore adaptée ?

La stakeholder map....cette cartographie des parties prenantes est enseignée dans les formations projet...on nous apprend l'importance théorique de situer les différents acteurs clés sur une matrice pouvoir d'influence / intérêt pour le projet. Une fois chacun assigné à un cadran, un plan d'action spécifique sera développé pour par exemple satisfaire, travailler avec, monitorer ou surveiller. C'est une  première base de réflexion pour formaliser votre stratégie et n'oublier aucunes parties prenantes (Il y en a toujours plus qu'on ne pense !)

Attention : Fournisseurs et sous traitants sont aussi des parties prenantes !

Néanmoins, si on schématise volontairement, cette approche du plan projet sous-entend de focaliser son attention et sa communication sur les parties prenantes clés. Quelque part, c'est ne pas avoir compris l'évolution culturelle liée à la digitalisation des organisations. Une évolution qui à permis plus d'horizontalité dans les rapports en entreprise. N'importe quel collaborateur peut interagir à travers les moyens de communication variés.

Suivi de projet : l'arrivée des plateformes change la donne

Fini le pilotage avec un email ou avec un logiciel dédié, isolé de l'écosystème de l'entreprise ! On a maintenant une gestion de projet augmentée et intégrée...Rappelez-vous l'exemple de l'automobile...et des premiers régulateurs / limiteurs de vitesse...ils se généralisent aujourd'hui ! Dans le suivi de projet une modernisation bienvenue est en route. Ne doutons pas de ces mises à jour en cours. Et choisissons le meilleur assistant pour tous les membres de l'équipe.

Capture écran AirSaas
Rejoignez les équipes projet / parties prenantes qui réussissent

5 leviers (modernes) pour maintenir l'alignement des parties prenantes avec efficacité

L'alignement ça ne se décrète pas !...ça se construit pas à pas dans la sincérité et le respect mutuel. Chaque partie prenante peut ou pas faire le choix de s'aligner malgré les difficultés rencontrées - ou à cause d'elles. Pour nous faciliter la vie et trouver des pistes de solutions on a listé 5 leviers d'actions.

  1. Etablissez le "pourquoi" clair de chacun
  2. Instaurez des rituels
  3. Fixez la transparence à 100 %
  4. Redonnez une direction claire ou tout le monde sera perdu !
  5. Surprenez vos parties prenantes !

1er levier : Etablissez le "pourquoi ?" clair, de chaque partie prenante

Le cercle d'or commencez par le pourquoi

Dès le cadrage du plan projet, vos premières consultations serviront à identifier le "pourquoi" clair de vos parties prenantes. Pourquoi veulent-elles être impliquées dans le projet ! Qu'est-ce qu'elles en attendent à titre personnel ?

Grâce à cette étape vous comprendrez clairement ce qui est fondamental pour eux, leur "mission".

Attention...de façon globale ils sont sans doute OK avec les objectifs du projet. Creusez ! Car dans le détail ils peuvent vous dire...non je n'aime pas vraiment ça...! Tout est normal. Ce qui est fondamental à ce stade c'est de formaliser l'accord. Tout chef de projet le sait...ce qui n'est pas écrit n'existe pas ! "Factualisez" et établissez ensemble les indicateurs à suivre tout au long du projet.

Enfin rappelons le  après la discussion avec les dirigeants...on fait tous les étages ...on continue avec toutes les parties prenantes de la transformation pour réellement aligner l'ensemble de vos planètes digitales !

Le travail de cartographie matrice pouvoir/intérêt décrit ci-dessus vous servira utilement de point de départ pour travailler ce levier.

2nd levier : Instaurez des rituels avec les parties prenantes  !

Connaissez vous la différence entre un rituel et une habitude ? Le premier est pratiqué de façon "choisie", le second en mode "automatique" et parfois "subie".

Soignez vos rituels avec les parties prenantes.

Routines et rituels sont ce qui donnera le rythme !

Vous voulez sortir du "désalignement" chronique ? Insufflez le rythme dont le projet à besoin.

Banaliser, cranter, "sacraliser" des rituels clairs dans les emplois du temps des parties prenantes.

Par exemple :

  • Tous les mardis : un point de synchro. d'une 1/2 heure
  • Tous les vendredis* : le flash report est envoyé automatiquement à toutes les parties prenantes.

* oui oui pas une fois tous les mois...!

Flash rapport AirSaas
 Le rapport flash automatique est votre meilleur allié vis-à-vis de vos parties prenantes !

Cela prendra du temps certes, et le jeu en vaut la chandelle. Quand vous êtes impliqué dans une œuvre vous ne la critiquez plus de la même manière. Vous basculez dans la co-construction.

Allez au-delà de la simple écoute et répondez aux préoccupations ou aux griefs soulevés par les parties prenantes. Démontrez que vous êtes disposé à avoir une conversation et à vous engager dans une discussion significative sur les problèmes.

Parce que la transformation c'est avant tout une aventure humaine, avoir une communication transversale est indispensable ! Sinon ça risque de piquer !

3e levier.  Transparence à 100 % = Engagement à 100 %!

Cette injonction à la transparence est sans doute la plus difficile à suivre...et pourtant elle est un vrai marqueur de respect, elle renforcera la confiance et donc l'engagement des parties prenantes. Elle est l'une des recettes pour  sortir du cercle vicieux. "Silos d'infos -> Frustration -> Désengagement".

Soyez intransigeants : zéro conversation privée, pas de silos d'informations. Rappelons-le : sans transparence pas d'engagement. !

Plus on met de barrières plus on essaye de cacher, plus ça se retourne contre nous !

Rien de bon ne peut venir du manque de transparence vis-à-vis des parties prenantes.

Bien sûr les informations sensibles sont des informations sensibles que vous mettez dans votre tiroir et que vous garderez sous clé mais essayez d'éviter les vides d'informations ou de communication ou rien n'est dit à cause de la peur. Sinon ce qui risque de se passer dans l'esprit des parties prenantes ? Ils s'inventent des histoires :) Vous ne leur parlez pas du programme et de la façon dont il se déroule ? Ils se font leur propre version ! Et elle sera sans doute pire que la réalité...rappelez-vous la nature à horreur du vide…!

Soyez transparents avec les données les personnes concernées...c'est la seule façon d'établir la confiance

Si vous échouez faites savoir aux gens que vous échouez...

Si vous ne savez pas ce que vous faites ? Faites savoir aux gens que vous ne savez pas ce que vous faites !

C'est facile :)

Il y a aucun projet qui se passe comme prévu !. “Les directions générales apprécient la transparence. Ce qu'elles n'apprécient pas, c'est quand vous cachez quelque chose et que 3 ans plus tard elles découvrent qu'il y a eu un écart dans la trajectoire.

Thomas Vrignaud

CIO - CDO
Extrait de l'épisode 14 du Podcast CIO Révolution by AirSaas

Bonne nouvelle avec AirSaas vous pourrez assurer une transparence totale sur les objectifs, les moyens, les résultats !

Objectif 100% de visibilité sur l’état de santé des projets.

4e levier : Une direction claire, ou tout le monde sera perdu !

Donnez et rappelez le sens du projet dans la stratégie de l'entreprise.

Re partagez fréquemment la "grande image", le sens global de ce à quoi chacun contribue.

programme versus projet
Une vision claire qui fera "sens" pour tous !

On l'a déjà dit au kick off ? Oui, et l'eau a coulé sous les ponts. Dans une époque de sur information chronique...c'est plus que probable que beaucoup de vos parties prenantes aient oublié la moitié des infos clés sur le sens et la portée du projet !

Quels sont les objectifs stratégiques auxquels le projet participe ?

Dans quel programme de transformation s'insère-t-il ?

Quelle est la valeur métier créée pour l'entreprise, ses clients ?

Bref sortons la tête du guidon !

5e levier : Ajoutez du fun...Surprenez vos parties prenantes !

Un projet de transformation  bouscule les organisations les process, les habitudes... prenez soin de vos parties prenantes dans cette phase de transition.

A force de focaliser sur les risques, les objectifs, la valeur...on finit par oublier que nous avons tous en commun un grand besoin de variété, de plaisir, de créativité...Bref variez les plaisirs ! Soyez authentiques & fun.

  • Utilisez des outils visuels ; des gifs...tous les "artefacts" légers ;
  • Renouvelez vos processus en puisant dans la panoplie des jeux agiles "qui font le boulot" ;
  • Remercier chacune des parties prenantes du proje avec un cadeau à l'issu de chaque grand jalon !
  • Dépaysez le lieu du comité projet, l'heure...le format ;
  • Invitez des personnalités extérieures à l'entreprise*...,
  • etc.

* Tips de DSI  :

On peut parfois faire appel à des personnalités extérieures à l'entreprise afin de redonner du peps à la vision ou à l'exécution du projet, ou encore faire appel à des experts qui permettront de clarifier certains sujets et/ou à éliminer certains biais cognitifs potentiellement bloquants de certaines parties prenantes.

Astuce à double tranchant cependant. Car l'"invité surprise"  ponctuel peut arriver comme un "cheveu sur la soupe", c'est un élément perturbateur dont la valeur ajoutée est toute relative. Si c'est un expert alors pourquoi ne pas lui demander de rédiger une note de recommandation sur un sujet précis et l'envoyer aux personnes concernées en amont de a réunion ? Bref...surprenez, innovez toujours avec modération et discernement !

Au-delà donc du pré requis d'une cartographie dynamique des parties prenantes et des 4 premiers leviers présentés, gardons bien en tête le côté humain et donc complexe, d'un projet de transformation. C'est ce qui en fait la saveur !

Vous avez toutes les clés pour vous appuyer sur vos parties prenantes ? Pour finir le geste, l'équipe Pro. de la Transfo. vous a concocté un article spécial sur Plan de communication projet : comment éviter l’échec ?

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