L’importance du reporting dans la performance des projets de transformation est fondamentale. C'est avec un reporting de qualité à une forte fréquence que les PMO arrivent à fédérer toute l'entreprise autour des projets transverses. Le problème ? Le reporting prends beaucoup, beaucoup trop de temps. Heureusement qu'il y a AirSaas.
Un bon rapport flash est un récapitulatif sommaire sur l’avancée des différents projets en cours. Le rapport flash a pour objectif de tenir à jour les parties prenantes et qu’elles puissent comprendre en un temps éclair comment s’aider mutuellement. Le rapport flash de la solution AirSaas comporte des slides d’introduction (rappel du planning, métriques du dashboard report, timeline, etc.) et, pour chaque projet, deux slides contenant les informations suivantes :
La première slide des flash reports est un récapitulatif des points de cadrage du projet. Il est important de rappeler à tous pourquoi ce projet a le mérite d’exister, quel est son périmètre, dans quelle situation il s’intègre. Elle comprend les points suivants :
La seconde page des flash reports contient les metrics d’avancée du projet. L’objectif est ici de donner de la visibilité sur la progression du projet. Le lecteur doit comprendre où en est le projet et les actions qu’il peut ou doit entreprendre pour le faire progresser.
Cet espace de texte déclaratif a toute son importance dans les flash reports. En quelques mots, il s’agit ici de laisser la possibilité aux membres de l’équipe de pilotage , responsable ou même utilisateur final de :
Une part de la performance de vos projets dépend de l’implication de vos équipes. La traduction de leur implication est observable dans les deux exemples ci-dessus.
C'est le format de rapport flash le plus complet et simple au format PPT que nous utilisons au quotidien.
Le partage d’information et le suivi d’avancement du dashboard report sont souvent négligés dans les projets car chronophages. Les PMO ou BRM confient passer 30 min par slides pour la création de leurs rapports flash. Nous avons identifié deux axes d’amélioration auxquels contribue le flash report de la solution AirSaas.
Le flash report est souvent mis en forme par une personne chargée d’aller chercher la data ou metrics d’avancée des projets auprès de toutes les personnes concernées. Ces données peuvent avoir des natures différentes ou des interprétations différentes en fonction de la méthode de gestion choisie.
Dans une optique d’homogénéisation, la personne en charge doit retravailler cette donnée avant de la communiquer.
Sur AirSaas, toutes les données sont consolidées et mise à jour en temps réel.
Le second point sur lequel les flash reports vous font gagner du temps est la génération d’un support partageable à l’ensemble des parties prenantes. La solution AirSaas vous permet de créer vos flash reports au format Power point ou PDF en un clic. Le support proposé a un design épuré, aux couleurs de votre entreprise et complètement customizable.
Aujourd’hui, le flash report est proposé en anglais et en français (une traduction en allemand sera proposée dans les prochains mois). Vous pouvez ensuite modifier les slides à votre guise, ajouter les
Chaque section du flash report exporté est complètement personnalisable. Vous pouvez ainsi y ajouter des métriques sur la performance de vos projets, récapituler les décisions à prendre, les taux de satisfaction des solutions implémentées, des précisions sur le planning, etc.
Pour conclure cet article il faut garder en tête que les flash reports sont cruciaux pour une implication totale des parties prenantes de l’entreprise et par conséquent dans la réussite de vos projets. Ils viennent compléter un bon pilotage et suivi du planning. Les rapports doivent être envoyés à une fréquence définie à l’avance en Copil. Nous observons que les équipes les plus performantes sont sur une fréquence de comité de pilotage mensuelle. Les rapports sont envoyés en avance et sont utilisés en support de présentation de ces réunions.
Nous ajouterons régulièrement des slides de type dashboard report contenant une section de metrics d’avancement, de la data sur les budgets, des indicateurs de performance, etc.
C'est le format de rapport flash le plus complet et simple au format PPT que nous utilisons au quotidien.