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Comité de pilotage ou Copil : Les bases

Publié par
Bertran Ruiz
Le
12/10/2021
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Le comité de pilotage (ou COPIL) est une instance indispensable dans la transformation d'une entreprise. C'est lui qui fait le lien entre le CODIR et les équipes qui mettent en place les projets.

Il décrit un groupe de personnes dont la fonction est de prendre des décisions et de veiller à l'atteinte d'un objectif au sein d'une entreprise.

Dans cet article nous explorerons en détail son fonctionnement et le rôle que joue ce dernier dans le processus de gestion globale du projet. Ce sera aussi l'occasion de faire émerger les bonnes pratiques et donner à tous les chefs de projet des conseils utiles pour que vos COPIL deviennent de vrais moments de décision.

Comité de pilotage projet - commençons par une définition

Le comité de pilotage est un groupe de personnes - dont fait partie le chef de projet - chargées de veiller au bon fonctionnement d'un projet dans une entreprise. Pour améliorer le suivi d'un projet sur le plan de l'observation et des choix à effectuer, il se constitue généralement une équipe transversale au projet. Le comité de pilotage est généralement constitué d'un membre de chaque catégorie de rôle.

Le comité de projet prend la forme concrète de réunions réalisées au service de la gestion de projet pour en garantir le bon déroulement et le succès final : avancée des travaux, réalisation des objectifs, le respect des délais, de la qualité ou des contraintes budgétaires …

Ce comité peut s'appuyer sur l'analyse de métriques issues des activités du projet afin de prendre des décisions concrètes.

Pourquoi a-t-on besoin d'un comité de pilotage ?

Le comité de pilotage (ou COPIL) a pour objectif de mettre de l'huile dans les rouages du fonctionnement d'un projet. C'est une instance décisionnelle qui permet au client et au prestataire/partenaire (interne ou externe) d'avancer sur le même chemin, d'être alignés sur les objectifs et les tâches à réaliser.

Un COPIL  s'organise principalement sur des projets complexes pour lesquels beaucoup d'intervenants et d'interlocuteurs sont impliqués et/ou quand ceux-ci sont liés par de forts liens d'interdépendance.

Un comité de pilotage projet permet aussi de réduire les risques d'échec en suivant de près l'avancement du projet et en partageant la charge décisionnelle entre tous les acteurs.

L'enjeu principal du comité de pilotage est de prendre des décisions sur les ou les projets en cours. Le COPIL n'est PAS une instance de partage d'informations ! Dans toutes les entreprises, la réunion du comité doit avoir comme objectif de décider, de faire des choix sur les sujets "chauds" ou importants qui impactent le déroulement du projet ou des projets et leur mise en œuvre.

Les missions du comité de pilotage projet :

Définition des objectifs, suivi de l'état d'avancement ou prises de décisions finales, le COPIL intervient à toutes les étapes du projet. Cette instance a vraiment pour rôle la prise en charge de toutes les décisions relatives au projet. Au menu des réunions de COPIL, des choix sont faits aussi bien sur les dates clés du projet, l'allocation du budget ou sur les négociations contractuelles avec les fournisseurs et prestataires.

Récapitulons les missions-clés du COPIL :

  • Suivre la progression du projet par rapport aux grandes étapes du planning et des échéances
  • Arbitrer sur les sujets bloquants et impactant le déroulement du projet
  • Affecter les ressources nécessaires à la progression du projet il remonte au comité stratégique (s’il existe) les problèmes qui ne sont pas de leur ressort, ainsi que les décisions majeures.
  • Dans les entreprises à taille réduite, le comité de pilotage peut également réaliser les arbitrages concernant les orientations stratégiques.
  • Faire le point sur l'avancée des livrables prévus
  • Suivre la consommation du budget défini initialement et remonter des alertes de surconsommation
  • Monitorer les risques leur probabilité de réalisation et anticiper des solutions.

Quelle est la composition du comité de pilotage ?

Les membres du comité de projet sont des dirigeants, des managers ainsi que les équipes métiers concernées par le projet. Le sponsor du projet fait partie intégrante de ce groupe.

COPIL ou Comité de direction ?

En fonction de la taille de l'entreprise, la constitution du COPIL peut changer. L'élément clé et primordial est que le COPIL puisse décider. Si pour X raisons la décision pouvait être remise en cause par une personne tierce ou un autre groupe de décision alors c'est fini : le COPIL ne sert à rien.

Pour les PME, le COPIL est constitué du CODIR et de manière ponctuelle (par projet) du chef du projet + du sponsor du projet.

Dans les grandes entreprises, la difficulté réside dans le fait qu'il y a tellement de projets que le CODIR ne peut pas participer à tous les copil. C'est là que les problèmes arrivent : Le Copil peut ne pas avoir le dernier mot et cela rajoute donc beaucouuuupppp de politique.

Schéma Codir Copil
Schéma lien CODIR / COPIL


Qui détient vraiment le pouvoir ?

En gestion de projet, il existe souvent une grande confusion entre exécution du projet et détention du pouvoir.

Attention donc : En tant que chef de projet, dans la gestion de projet transverse, vous ne pouvez pas arbitrer seul et prendre des décisions sur les moyens à mettre en œuvre en priorité ou des délais qui dépassent le cadre de la mission.

Pour que des décisions soient prises, il faut présenter régulièrement des reportings et mettre en lumière des informations clés au comité de pilotage.

Le paradoxe du chef de projet

La majorité du temps les projets échouent car il y a un désalignement entre les équipes / personnes impliquées. Notre avis (non consensuel)  : Alors que le chef de projet passe son temps à regarder les taches à faire et rappeler à l'ordre les personnes en retard il devrait faire preuve de leadership et de créer les conditions d'un alignement en continu. Mais ça sera l'affaire d'un autre article ...

Une équipe dont le rôle est de décider

L'équipe du comité de pilotage est comme un système d'aide à la navigation qui prendrait in fine les décisions sur la direction à prendre. Les membres du COPIL sont un relais de pouvoir essentiel dans l'entreprise.

L'équipe projet est formée en début de projet par le sponsor, en collaboration étroite avec le chef de projet. Il faut absolument que les experts métiers susceptibles de participer à la prise de décision soient dans l'équipe.

Concrètement, les membres du COPIL sont à piocher dans la typologie d'acteurs suivante :

  • sponsor
  • directeur du projet (qui peut également être le sponsor)
  • chef de projet
  • représentant métier en fonction des besoins
  • Groupe de "key user"


Les erreurs fréquentes

1 / Confondre COPIL et COPROJ

Un comité de projet (COPRO ou COPROJ) est une réunion organisée par les chefs de projet. Ils sont au courant de toutes les facettes du projet et des enjeux. C'est un point d'étape destiné à faire émerger des points d'arbitrages à soumettre au COPIL si besoin.

Le COPRO est donc  une réunion, le plus souvent hebdomadaire, qui réunit un chef de projet client et un chef de projet chez le prestataire si les projets font appel à de l'aide extérieure. Les opérationnels concernés peuvent ainsi coordonner le projet et s’assurer qu’il avance dans la bonne direction. C’est l’occasion de remonter d’éventuels problématiques ou retards, mais aussi et surtout de trouver une solution pour organiser la suite des événements.

On confond parfois le COPROJ avec le premier COPIL : un premier comité de pilotage, aussi appelé « kick-off meeting », a généralement lieu avant le démarrage du projet. Ensuite, il peut intervenir lors des étapes clés du projet (fin de phase de cadrage, avant la mise en production…) pour valider les prises de décision.

COPROJ : Micro = Répartitions des tâches

COPIL : Macro = Arbitrages et décisions

2/ Ne pas savoir exactement ce qui se passe dans un CODIR

Le comité de direction rassemble des personnes qui ont une autorité de décision dans l'entreprise. On l'appelle aussi "équipe de direction" ou "comité exécutif".

Les membres du comité de direction se réunissent de façon ponctuelle pour évaluer les projets en cours dans les différents départements de l’entreprise. Ils proposent une vision stratégique pour l’entreprise. Ils entourent ainsi le chef d’entreprise et lui apportent leurs soutiens. Ils donnent des avis et des recommandations : le comité de direction est donc une manière de prendre des décisions en commun, qui se veulent être les meilleures pour l’entreprise.

Le CODIR parle projet lors des COPIL Projets mais se retrouve aussi pour parler : Finance, stratégie, fusion / acquisitions, RH ....

Comment se prépare une réunion COPIL ?

Le chef de projet définit les points à aborder et charge à lui d'intégrer les travaux des parties prenantes concernées ou des groupes de travail constitués pour la résolution d'un problème précis. Aucune information ne doit être découverte pendant le comité de pilotage. L’agenda de la réunion doit être bien défini dans un premier temps, puis doit inclure les points essentiels, avant d'être envoyé aux participants 48 heures avant la réunion.

Tout se fait en amont

Tout doit être envoyé en amont, au moins une semaine à l'avance, aux personnes qui assistent aux réunions. Des documents utiles à la bonne compréhension du projet peuvent également être envoyés par le chef de projet.

Le sponsor doit être au courant de tout, et surtout des sujets critiques qui seront inclus dans la présentation. Idéalement, certaines décisions seront prises avant la réunion entre le chef de projet et sponsor. L’objectif serait d’avoir les validations des différents managers sur ces sujets.

Un peu de politique

Le chef de projet doit travailler en amont, avec les participants des comités susceptibles de s’opposer à certaines décisions pour essayer de désamorcer la situation et de comprendre de quoi il en retourne exactement. Le chef de projet est donc un négociateur ou en tout cas il doit le devenir. De son tact politique dépend l'avancée du projet. Il doit apaiser les tensions et remettre le projet sur les rails plus souvent qu'à son tour. Le but du jeu est d'éviter au maximum les conflits ouverts entre parties prenantes. Les équipes métiers risquent alors de se désengager des comités de pilotage et aucune des autres instances projet ne pourra débloquer la situation.

Déroulement des réunions

L'objectif des réunions est d'obtenir un point d'avancement sur le projet. Le principal intérêt des réunions est de maintenir des échanges continus entre les différentes équipes techniques et fonctionnelles. Le chef de projet ou directeur de projet anime le COPIL. Il présente l'état d'avancement du projet à l'aide de tableaux de bord et d'un reporting précis et synthétique. Les points sensibles doivent absolument être abordés. Le sponsor donne son accord aux décisions qui sont prises.

Les réunions ont lieu le plus souvent une fois par mois. Parfois on met en place une fréquence trimestrielle. La durée d'un COPIL est de 1h30 à 2 heures max.

Documents utilisés

Les deux documents principalement utilisés sont l'ordre du jour et le compte rendu.

L’ordre du jour : analyse du planning, des risques, des actions en cours, des décisions prises et des décisions à prendre, etc. Toutes ces informations sont consignées dans l’ordre du jour communiqué aux participants en amont.

Le compte rendu : Un compte rendu s’impose, qui est à envoyer dans les 24 heures par le chef de projet à tous les participants. Les différentes décisions y seront tracées, documentées. Il sera ajouté par la suite aux documents du projet.

Réussir son COPIL : les "top-tips" pour ne pas se planter


1 - COPIL - CODIR - L'important c'est de décider !

Dans certaines organisations le CODIR englobe le COPIL. Peu importe. Si vous êtes chef de projet, assurez-vous que des décisions soient prises pour vos projets.

2 - Course de fond vs Sprint

Le  COPIL n'est pas une réunion. C'est une suite de réunions. Le COPIL s'inscrit dans la durée avec une fréquence à respecter. L'idéal c'est qu'il ait lieu tous les mois au minimum, sinon on perd le fil et on ne force pas à prendre les bonnes décisions. Le projet s'enlise et c'est l'échec. Lorsque vous planifiez votre premier COPIL, envoyez des invitations à toutes les personnes concernées pour les six mois à venir.

3 - Exiger la présence de toutes les personnes concernées

Tous les décisionnaires doivent absolument être présents à chaque COPIL. Notre conseil : gérer la participation des membres du COPIL en amont des réunions. Une absence annoncée ou constatée signifie souvent que la personne est en désaccord avec le projet ou qu'elle ne sent pas assez considérée au sein du projet. Dans tous les cas une absence peut nuire à  la productivité du projet voire même à l'ambiance de la réunion.

4 - Un format unique

Une fois qu' un format a été adopté par toutes parties prenantes et qu'il a montré son efficacité, n'en changez pas. La régularité permet de se focaliser sur le fond et d'oublier la forme. Mieux vaut passer du temps sur la mise en forme de votre présentation en amont du premier COPIL, choisir les bons indicateurs et les codes couleurs pour ensuite figer ce canevas  qui servira de base  à tous les COPIL. Ainsi vous serez plus performants dans le traitement des sujets importants et/ou urgent.

5 - Time Keeper

Pour certains, le temps c'est de l'argent, pour d'autres c'est juste une question de respect du temps des autres et d'efficacité. Une réunion de COPIL qui dure 3 heures ne serait pas productive et il y a fort à parier qu'à la prochaine réunion le taux de participation soit en baisse significative. Pour remédier à cette problématique d'horaire nommez un "time-keeper"  - un maître du temps - qui doit absolument être une personne qui n'est PAS l'organisateur du COPIL afin d'éviter toute maladresse. 

Si on se dit 10 mn par "point" important, alors c'est 10 mn. le time-keeper a le droit, et doit mettre fin à une discussion afin que le meeting "avance". C'est le garant d'une certaine discipline qui à la longue sera sûrement appréciée par la plupart des membres.

6 - Ménager les frustrations

Un COPIL n'est pas un règlement de compte en public. Si quelque chose cloche, faites-en part à la personne concernée bien en amont. Ou si elle est manifestement en cause dans un blocage important sur le projet, faites lui part de votre intention de partager cette information pendant la réunion. L'effet de surprise n'est pas l'effet recherché pendant un COPIL

7 - Reporting en continu

Le meilleur moyen de ne pas prendre les acteurs du COPIL au dépourvu, c'est de communiquer en continu sur l'avancée du projet. Envoyez des informations et des reportings actualisés (de nombreux outils sont disponibles) a pour effet de faire réagir les personnes concernées au fur et à mesure qu'elles se sentent concernées.  Ainsi, en créant de petits séismes par le biais d'un reporting hebdomadaire, vous serez capable d'anticiper une fronde ou une révolte qui commence à gronder !

Suivi exécution projet
Suivi exécution projet

8 - L'invité surprise = la fausse bonne idée

C'est justement la pire chose que vous puissiez faire : convier un "invité surprise" de manière ponctuelle au COPIL. Il n'est peut-être pas au courant du mode de fonctionnement de la réunion et va probablement poser des questions dont les réponses ont été apportées il y a plusieurs jours voire plusieurs semaines. Un invité ponctuel est comme un cheveu sur la soupe, c'est un élément perturbateur dont la valeur ajoutée est toute relative. Si c'est un expert alors pourquoi ne pas lui demander de rédiger une note de recommandation sur un sujet précis et l'envoyer aux personnes concernées en amont de la réunion ?

Pour rappel, le comité de pilotage n'est pas une arène dans laquelle chacun apporte ses informations et arguments. C'est un moment où les décisions sont prises.

9 - (encore) un peu de politique

Si la présence d'un expert métier est nécessaire ou souhaitable alors n'hésitez pas une seconde et invitez-le(s) à la réunion ! Ce serait une maladresse que de demander à une personne tierce de parler au nom du métier, vous risqueriez de perdre en crédibilité très rapidement. Les experts métier doivent être valorisés lorsque c'est possible et associés aux décisions qui sont prises. Vous contribuez ainsi à la création d'un climat sain et, en tant que chef de projet vous méritez le respect qui vous est dû.

10 - Si la décision n'est pas prise

Si dans le temps imparti la décision n'est pas prise ou pire si une 1/2 décision (= bordel^2) est prise alors faites-le remarquer :

"L'objectif du copil sur ce projet était de prendre une décision sur ce projet. Nous n'avons pas réussi à statuer. Le projet est donc mis en stand-by et prendra du retard à partir d'aujourd'hui. "

Ce qui n'est pas écrit n'existant pas : Mettre cette phrase dans le compte rendu permettra au moment du bilan de mettre chacun fasse à ses responsabilités.

11 - Pause-déjeuner

Si le "time-keeper" a le droit de mettre fin à certaines discussions, il y en a certaines qui méritent pourtant d'être poursuivies en OFF dans l'intérêt du projet. Un bon conseil : organisez vos réunions COPIL de 10h à midi. D'une part vous êtes sûr de terminer à l'heure parce que tout le monde a faim ! D'autre part, des échanges informels et non chronométrés peuvent avoir lieu en toute décontraction pendant le déjeuner. C'est une manière de détendre l'atmosphère. L'abus d'alcool est dangereux pour la santé.

Sponsor, jalons, chef de projet, key user, reporting, comité de pilotage : définition(s) et incompréhension(s)

Pour le dire simplement la question c'est la scalabiliy de l'agilité... 😂

Même si tous les métiers ont leurs codes...Dans la tech. ça jargonne sec !

Si vous voulez vraiment inclure les parties prenantes de vos projets dans un environnement clair et faciliter le développement d'une culture de transformation commune...sans avoir à former vos équipes pendant des jours....testez AirSaas !

L'importance de mieux se comprendre !

Car oui dans les entreprises tout le monde parle projets...mais personne ne parle de la même chose !

Prenons l'exemple des jalons...L'erreur courante est d'en donner trop, de rendre illisible un suivi efficace.

Un rappel fondamental : dans un pilotage et reporting, je partage l'état des jalons, pas des tâches !
Car, oui on ne transforme pas une organisation en commençant par inviter les équipes à faire de la gestion de projets "à la tache". Le but est bien de structurer, communiquer et ensuite piloter un plan de transformation.
On vous a concocté une "antisèche" réussite sur 5 mots courants de la gestion de projet, qui pourtant sont souvent mal compris. Sponsor, jalons, chef de projet, key user, reporting, comité de pilotage.

En revisitant ce qui se joue derrière les mots ou expressions clés régulièrement utilisés en comité de pilotage d'un projet, on revient au sens, au processus...Et si finalement la clé n'était pas là...mieux se comprendre.

Car rappelons-le, un REX ce n'est pas seulement un chien ! :-). Comité de pilotage : définition(s) et incompréhension(s)

Tout est dans la préparation ! Ce qu'il faut faire avant le comité !

Accès aux données du projet pour une bonne préparation

Un COPIL ne doit pas être votre énième réunion hebdo ou mensuelle. Ni un groupe de travail vu comme un atelier collaboratif pour co-construire..., il ne doit pas permettre de répondre à des questions opérationnelles ou métiers...

Tout ceci a déjà été traité en amont en plus petit groupe. Et le chef de projet, ainsi que le sponsor doivent avoir une idée très claire de ce qu'ils attendent de chaque session de comité de pilotage projet.

Grâce à tout un travail de préparation, le chef de projet peut notamment connaître toutes les objections des membres et préparer avec le sponsor le bon plan d'action.

Définition des objectifs, interactions avec le sponsor, place des intérêts personnels, gestion des désaccords avants, astuce du formulaire anonyme, points de vigilance parties prenantes. Tout pour muscler votre préparation.

Dans cet article Comment bien préparer un comité de pilotage ? L’accent est mis sur l'humain et les relations humaines. Elles sont tellement souvent à l'origine de défaillances projets qu'elles représentent des points d'attention majeurs dans la gestion de projet.

Le COPIL commence ? Ce qu'il faut faire pour l'animer avec efficacité !

En avant pour la réussite du projet

Le comité a été préparé avec le maximum d'anticipation...C'est le jour "J", l'heure "H" ...et vous avez déjà relevé quelques imprévus...une absence d'un des membres, un support mal ficelé... Vous sentez que vous n'êtes pas en pleine possession de vos moyens.

Oui et sous stress nos comportements changent !

Quels sont les déboires à éviter, comment avoir une bonne gestion du temps, des tensions, quel est le support de présentation optimal...Comment gérer le dérapage, les enjeux politiques, quel juste niveau de détails communiquer. Toutes ces questions sont légitimes. En passant en revue notre check liste vous vous éviterez des sur tensions inutiles.

Si la réunion et le chef de projet sont bien préparés, réussir un comité de pilotage est un objectif atteignable ! Lisez cet article pour savoir Comment animer un comité de pilotage ?

Le copil rame ? Comment améliorer le processus de décision ?

Votre entreprise a besoin d'un pilotage par la décision

Nous l'avons vu plus haut, ce comité est une équipe dont le rôle est de décider !

Dans une entreprise les décisions c'est l'élément central qui bloque ou débloque une situation.

MAIS

Personne, aucune entreprise, ne pilote par la décision.

  • Aucune manière claire de prendre une décision hormis en meeting - - Pas d'historique
  • Pas de transparence sur les décisions,
  • Pas de possibilité pour un chef de projet de remonter facilement une décision à prendre.

Plus le processus de décision est clair, transparent, facilement "utilisable" plus la capacité de l'entreprise à agir est forte. Sinon ça rame !

La décision devrait être aussi simple qu'une API.

Sans prise de décision efficace, les projets sont lancés, stoppés ou prolongés de manière irrationnelle. On a tous en tête une personne qui monopolise la parole pendant 10 minutes. Quelqu’un qui demande un détail précis qui nous empêche de parler du fond…Découvrez des astuces pour mieux gérer ces situations-là, et enfin savoir Comment décider en COPIL ?

Comment mettre en place un comité de pilotage efficace ?

Améliorer les processus. de cette instance est une étape clé

On l'a vu plus haut, le comité de pilotage a pour objectif de mettre de l'huile dans les rouages du fonctionnement d'un projet. Mais comment mettre de l'huile dans le fonctionnement de cet organe lui-même ?

Quels sont les points de vigilance clés sur l'implication des membres, comment désamorcer les tensions, éviter trop de jeux politiques, garder une efficacité dans la durée, quels sont les outils les plus utiles… Si vous vous demandez Comment mettre en place un comité de pilotage ? Lisez notre article de référence.

Comment gérer l'agressivité dans les comités de pilotage ?

Découvrez 7 astuces sélectionnées pour vous

Comment repérer et gérer les personnalités difficiles dans vos réunions de comités de pilotage ? Il existe deux types de comportements agressifs...Un peu comme les premiers secours, notre responsabilité collective est avant tout d'être en capacité de repérer les types "d'agression" : celle qu'il faut sanctionner et celles sur lesquelles remédier !

Dans la seconde catégorie on retrouve le profil plus classique de l'agressif, impoli, irrespectueux qui exerce à la limite du carton rouge. Exemple : il hausse la voix, crie, se lève, lance une phrase à"l'emporte-pièce" pour attaquer personnellement certains membres, voire tous/ ! Il s'en prend aux personnes versus ce qu'elles font.

Attention...Ignorer = empirer.

Idem, ici un recadrage et une remédiation sur les règles sont à prévoir. En cas d'irrespect ou d'agression verbale, rappelez de manière ciblée les règles de discussion convenues pour les copils. Demandez aux participants de s’y tenir et d’éviter un comportement agressif.

Comment gérer l'agressivité dans les comités de pilotage ? Comment réagir en cas d'agressivité ? Découvrez les 7 astuces sélectionnées pour vous faciliter la vie de bureau.

Copil : 5 astuces pour que tout se passe bien

Félicitations ! La mise à jour s'est bien passée ! Vous connaissez maintenant les bases du Comité de pilotage, ses outils, ses opérations, toute l'importance dans le déroulement du projet d'une bonne mise en œuvre de ce processus au sein de votre entreprise.

Après les bases...les tips vous attendent

Au-delà des fondamentaux, on vous a préparé 5 astuces premium pour aller plus loin. Des pratiques pragmatiques et activables : découvrez par exemple le contrat relationnel IT/Métier/Sponsor. Vous serez également séduits par un tips "pépite" de pure réthorique avec la méthode des réponses vagues & précises à utiliser si vous êtes pris en défaut, etc. Voic notre sélection, forcément subjective, de 5 pratiques, qu'on aurait aimé découvrir, avant notre premier comité :-)  Copil projet : 5 astuces pour que tout se passe bien.

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