Dans les entreprises tout le monde parle projet...mais personne ne parle de la même chose ! Pire, on constate très souvent que les bases de la conduite de réunion de comité de pilotage ne sont pas maîtrisées.
Idem pour les titres des missions, le nom des postes…Tout est galvaudé !
Que vous soyez dirigeants, DSI, directeur de la transformation, PMO, BRM, responsable de BU, PO, scrum master, développeur, chef de projet senior++ ou débutant... Dans les lignes qui suivent on vous a concocté une "antisèche" conceptuelle. En revenant sur ce qui se joue derrière les mots ou expressions clés régulièrement utilisés en comité de pilotage d'un projet.
Mal nommer les choses c'est ajouter au malheur du monde.
Albert Camus
Pour faire court...deux problèmes sont à considérer dans le déroulement du projet...comprendre et être compris !
Comprendre, la portée réelleet symbolique de chaque mot-clé. Pour comprendre de quoi on parle et surtout saisir ce qui n'est pas dit. Puis, être compris,par ses pairs au sein du projet et/ou par les parties prenantes du comité de pilotage moins "acculturées" au fonctionnement d'un projet technique.
On va démystifier 5 notions simples : celle de sponsor, de copil, de jalons, de chef de projet, de key user et de reporting.
Pour chaque terme on va s'intéresser à la théorie vs la pratique, aux principales erreurs et/ou incompréhensions. Enfin nous illustrerons les sujets avec les avis de 🎙"Pro de La Transfo." interviewé lors du Podcast CIO Révolution produit par AirSaas. On a gardé le meilleur. Objectif valeur !
Cet article fait partie de la série Comité de pilotage ou Copil : Les bases qui recense l'essentiel des éléments simples et pragmatiques à connaitre sur le comité de pilotage projet.
Copil : 5 expressions clés pour mieux se comprendre !
Microkit de survie sémantique pour mieux se comprendre lors du prochain comité de pilotage !
Les Jalons : votre meilleur GPS !
Semblables à des panneaux sur une route vous indiquant l’état d’avancement de votre trajet. Ils marquent la fin d’une étape et un point d’arrêt dans le processus de gestion de projet. Ils orientent le pilotage du copil tel le GPS projet !
En pratique, ces jalons sont ce qui rythme les projets, ils permettent d'aligner les équipes sur les objectifs et découper les projets en plusieurs étapes clés. Point trop n'en faut ! En donner trop c'est rendre illisible le suivi efficace.
L'incompréhension courante autour des jalons...
On ne transforme pas une organisation en commençant par inviter les équipes à faire de la gestion de projet "à la tache". Le but est bien de structurer, communiquer et ensuite piloter un plan de transformation. Dans un pilotage et reporting, je partage l'état des jalons, pas des tâches !
S’il y a la possibilité de découper un projet, il ne faut pas hésiter à le découper au maximum de manière à avoir plusieurs petits problèmes plutôt qu’un immense problème très complexe à résoudre. Les petits problèmes solubles à court terme nécessitent un livrable intermédiaire permettant de valider, de réfuter, de réajuster les objectifs et les gains.
Théorie : On présente fréquemment le chef de "proj." comme un "superman". Le pilote, chargé de mener le projet et de gérer son (bon) déroulement. D'animer une équipe transverse et éphémère. Le garant du respect du triangle "Cout-Qualité-Délai" avec même une nouvelle passion : la gestion des risques...
En pratique : la majorité des projets ne se passent pas comme cela car la coopération ne se décrète pas ! Le chef de projet va chercher à influencer, à s'aligner avec le sponsor et le métier. Les relations humaines sont primordiales dans ce travail et rendent l'exercice très subtil ! En étant situé hors hiérarchie classique, ce rôle transversal est doublement délicat.
Deux erreurs et incompréhensions courantes autour du chef de projet
Confondre chef de projet et chefferie de projet. Le terme de chef induit en effet beaucoup trop un exercice du pouvoir solitaire et non collaboratif...Non ! C'est bien un groupe, une "chefferie" formée par le trio : chef de projet technique/Chef de projet métier et sponsor projet qui est en responsabilité du pilotage. Le "co-management"est dans l'ADN de la transformation digitale !
Confondre projet et programme ! C'est peut-être le syndrome le plus néfaste pour votre comité de pilotage. La perte d'énergie qui résulte de cette méprise est colossale. On ne pilote pas la construction de plusieurs maisons en focalisant sur des détails ! Ne pas regarder son portefeuille par le haut vous lancera dans une noyade assurée.
Je crois beaucoup à la dualité du pilotage car avoir une direction qui n’est ni métier, ni DSI, permet de rester neutre et d'avoir un regard critique. Tout doit être dans l’explicite, les rôles doivent concrètement être définis à l’avance et la confiance doit régner.
Théorie : Une équipe dont le rôle est de décider. Un copil désigne une réunion généralement constituée d'un membre de chaque métier impliqué dans le projet.
En pratique… Les sujets d'arbitrages remontés en comité de pilotage sont complexes et le temps disponible y est limité. Qui plus est on a rarement toutes les directions représentées à chaque copil. On assiste parfois à un désengagement progressif, voire à une véritable fuite de responsabilité très problématique !
Deux erreurs et incompréhensions courantes
Confondre Coproj et copil !
COPROJ : Micro = Répartitions des tâches
COPIL : Macro = Arbitrages et décisions
La "séparation" des responsabilités.
Si chaque organe de pilotage à son rôle et ses redevabilités dans le déroulement du projet, l'équipe de projet et le comité de pilotage sont tous deux responsables de la réussite.
Fixez des normes élevées. Le comité de pilotage doit exiger des performances de l'équipe de projet tout en montrant simultanément où leur aide rendra cela possible. Exigez des informations claires, un dialogue ouvert, le respect des faits, ainsi que des attentes et des responsabilités écrites pour le comité de pilotage et l'équipe de projet.
Key user : le pire...et le meilleur allié de la conduite du changement !
Quand tu demandes à un “volontaire” d’être key user du copil sur le gros projet ERP à venir :-)
Théorie : L'utilisateur clé est le représentant des utilisateurs finaux. Il est l'un des mieux placé du copil pour évaluer et innover sur la création de valeur apportée par un nouveau service.
En pratique : cette fonction requiert un subtil mélange de bonne vision terrain et de capacité à prendre du recul pour identifier les contournements possibles !
Incompréhensions et erreurs courantes autour du Key user
L'utilisateur clé ne redescend pas l’info au groupe de personnes concernées.
On parle de key user …l’acceptation conforme serait plutôt groupe de Key user et son représentant !
Il est primordial que celui-ci ait à la fois suffisamment de leadership pour décider en séance....ET suffisamment d'intelligence pour savoir quand il ne doit plus décider seul pour retourner communiquer et consulter sa "base" pour des décisions avec une dimension plus politique.
La mise en place de comité de pilotage a aussi permis d'impliquer les Key User de chaque métier, afin qu'ils puissent être le relais des bonnes pratiques transmises par la DSI : un rôle capital pour réussir à manager le changement !
Olivier Perrin
CIO Invité épisode 17 Podcast CIO Révolution
Le rôle du métier est primordial et c’est une vraie charge une vraie mission. On attribue parfois pas suffisamment de temps, de formation et de rémunération pour valoriser et "engager" durablement ce rôle clé.
Reporting : du flux continu sinon rien !
Théorie : Le PMO/chef de projet a comme rôle d’établir des tableaux de bord et reportings périodiques pour communiquer au comité de pilotage les grandes métriques relatives au projet. Idéalement, ils doivent être le plus synthétiques et visuels possible.
En pratique, il y passe des heures...voire des jours...et il n’y a rien de plus décourageant que d’être invité à travailler sur un Excel géant une fois par mois lorsque l’on n'est pas la personne ayant passé des dizaines d’heures à le créer.
En résumé : l'usage d'une plateforme vous simplifiera la gouvernance (listing des décisions à prendre, vue CoPil, etc.)
Générez votre flash report en un clic et envoyez le de manière régulière aux différentes parties prenantes
La méprise courante autour du reporting en copil projet
Confondre reporting et tableau de bord !
Un reporting complet inclut à la fois un tableau de bord ET le compte rendu, les faits marquants etc... ! Des chiffres et des faits.
Communiquer vers le comité de pilotage de façon continue favorise la transparence et la décision au sein des entreprises ! Le comité de pilotage peut et doit avoir accès aux données du cadrage et de la mise en œuvre entre les réunions !
L'utilisation de logiciels type PPM avec une interface suffisamment intuitive et un accès permanent permet de faciliter la collaboration entre les profils techniques et business.
Le suivi de l'exécution du plan de la transformation s'est vite complexifié. Les équipes ont passé trop de temps à faire du reporting. On a manqué d'outils de suivi de l'exécution pour vraiment se focaliser sur l'impact de ce qu'on cherchait à faire. Nos MVP ne se sont pas traduits en minimum viable product mais en maximum viable product.
Patrick Valentin
CIO - CDO Invité épisode 7 Podcast CIO Révolution
Bravo vous avez fait une mise à jour de ce qu'il faut bien saisir pour limiter la confusion. Une fois qu'on se comprend...cela ne sous entend pas qu'on s'entend ! ...il arrive en effet que les relations entre participants du comité soient tendues...voire agressives...Comment gérer les personnalités difficiles ? Comment réagir en cas d'agressivité ? On a été puisé dans notre vécu, analysé l'état de l'art de la documentation, on a interrogé nos amis Pro de la Transfo...pour vous proposer 7 astuces qui vous faciliteront la vie de bureau. C'est par ici Comment gérer l'agressivité dans les comités de pilotage ?
