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Comment bien préparer un comité de pilotage ?

Publié par
Jonas Roman
Le
4/7/2022
Le Blog AirSaas
Prépa copil

Bien identifier et déterminer les objectifs du comité de pilotage projet

Un COPIL ne doit pas être votre énième réunion de la semaine ou du mois. Un comité de pilotage n'est pas non plus un groupe de travail vu comme un atelier collaboratif pour co-construire le projet, il ne doit pas permettre de répondre à des questions opérationnelles ou métiers que vous auriez pu glaner par ailleurs pendant les phases précédentes.

Tout ceci doit avoir été réalisé en amont dans des sessions de travail en plus petit groupe (Task Force). Et le chef de projet, ainsi que le sponsor doivent avoir une idée très claire de ce qu'ils attendent de chaque session de comité de pilotage projet.

Cet article fait partie de la série Comité de pilotage ou Copil : Les bases qui recense l'essentiel des éléments simples et pragmatiques  à connaitre sur le comité de pilotage projet.

"No Pain, No Gain"

Les objectifs d'un comité ne peuvent pas se réduire à but informatif ou à garder tout le monde informé et valorisé.

Si il n'y a pas de problème à résoudre ou à anticiper, alors l'objet même de tenir un COPIL est strictement inutile. Les comités de pilotage se tiennent en général tous les 45 à 60 jours environ, pendant la durée du projet, aussi l'idée est de se concentrer sur ce qui peut être problématique immédiatement ou d'ici le/les prochains COPIL.

Le Comité de pilotage doit servir au chef de projet pour mobiliser et activer des ressources ou des actions nécessaires au projet et dont il nécessite le soutien du sponsor et des top managers de l'entreprise. Il doit pouvoir s'appuyer sur le sponsor pour obtenir ce dont il a besoin pour mener à bien le projet.

"Il n'y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va"

Citation projet - vent favorable

Votre capacité à bien définir les objectifs dépendra du travail de préparation fait par le chef de projet en amont, mais aussi de sa capacité à écouter, à évaluer et anticiper les risques et les facteurs bloquants qu'il aura identifiés tout au long de la mise en place du projet.

Ces rdv auront beaucoup plus d'impact s' ils servent au chef de projet à débloquer des aspects en aval du projet, à en dérisquer d'autres ou à amener à prendre des décisions clés que le chef de projet n'est pas en position de réaliser par ailleurs.

De ce fait il est important de rassembler en amont tous les éléments nécessaire à la prise de décision et d'avoir proposé une stratégie à suivre au sponsor et des recommandations quant au différentes options possibles et leurs impacts avant le jour du COPIL (le chef de projet doit connaître le positionnement de chaque partie prenantes plus ou moins précisément afin qu'il n'y ait pas de surprise pendant le comité de pilotage).

Le sponsor ne doit rien découvrir pendant le comité de pilotage

sponsor copil projet

Que ce soit le chef de projet ou le sponsor, aucun d'eux ne doit découvrir d'éléments dimensionnant, d'informations ou de positionnements de membres pouvant remettre en cause la capacité d'arbitrage et de décision pendant le COPIL, au risque de le rendre inefficace et de devoir le reporter. Voire même dans certains cas remettre le projet lui-même en question

Le rôle du chef de projet est donc d'investiguer pour rassembler ce type d'informations, afin d'en faire des synthèses, au sponsor, au fil de l'eau et tout au long du projet. Il est nécessaire de lui faire part des potentiels facteurs bloquants, risques et problèmes de manière à ce qu'il puisse jouer pleinement son rôle de sponsor.

Contrairement à ce que l'on peut entendre d'habitude, ne faites pas remonter ces points clés au sponsor seulement deux ou trois jours avant le Copil. L'idée est de pouvoir lui laisser le temps d'évaluer les situations et de prendre les bonnes décisions. Pour cela vous pouvez lui soumettre une stratégie à adopter mais garder en tête qu'il doit avoir du temps devant lui.

Placer le projet au dessus des intérêts personnels

Montagne projet

Le projet et le COPIL ne doivent pas être une tribune permettant à des personnalités de faire passer leurs priorités ou intérêts personnels. Le rassemblement d'autant de personnes clés de l'entreprise autour de la table pourrait être tentant pour certains de dériver du plan de la réunion.

Avoir un ordre du jour carré et une bonne gestion des personnalités sont bien évidemment une partie de la solution, mais il est bon d'ajouter à ça un bon plan de communication pour valoriser l'implication de chacun. C'est aussi là où le chef de projet doit mettre son égo de côté, si le projet réussi ce n'est pas grâce à lui mais grâce à la participation de tous et si il donne assez de raisons aux personnalités ambitieuses de briller à travers le projet dans l'intérêt global de l'entreprise alors il aura rempli une partie, parfois difficile, de sa mission.

Rester proche du terrain et des membres du comité de pilotage.

proximité terrain copil

Récolter des infos sur la réalité terrain et les bloquants associés et augmenter le leadership du chef de projet transverse : Faire preuve d'écoute et de considération de tous les avis des parties prenantes

Récolter les positionnements de certains par rapport au projet et sonder ceux qui faciliteront les opérations et pourquoi, ainsi que ceux qui le feront ralentir

L'important ici c'est de pouvoir anticiper les risques ou points facilitateurs pour le projet, et bien écouter les retours métiers, mais cela permettra également de relever et identifier toute tension, frustration ou non-dit qui doivent être traité avant et à la marge du COPIL, la première approche consiste à essayer de comprendre, de trouver des solutions ou de le désamorcer pour le chef de projet et dans un second temps, si cela ne fonctionne pas ou représente un trop gros risque, de s'appuyer sur le sponsor sur la bonne stratégie à adopter.

Avoir rassemblé toutes les informations nécessaires à la prises de décisions et aux arbitrages

bibliohtèque

Un comité de pilotage c'est le moment d'aborder tous les aspects du projet qui nécessitent une prise de position tranchée ou des choix/décisions stratégiques. Pour cela tout le monde doit pouvoir s'exprimer, donner son avis ou encore lever des points d'attention et on doit repartir à la fin de ce comité avec toutes ces décisions actées pour faire avancer correctement le projet.

Il faut avoir identifié, recensé et préparé avec le sponsor à l'avance et au fil de l'eau tous les éléments du projet qui nécessitent de telles décisions ou actions correctives dans le prochain Copil.

Les membres du comité de pilotage doivent savoir à l'avance quelles sont les décisions clés du prochain COPIL, afin que tout le monde puisse avoir le temps de réfléchir et évaluer l'impact des décisions. Tous les documents ordre du jour et annexes doivent être transmis, au moins une semaine et idéalement 15 jours avant le jour du comité de pilotage !

Il est donc primordial pour tout cela, que les objectifs et livrables attendus soient clairs et d'avoir établi les règles du jeu quant à la façon de prendre des décisions et instaurer les principes de gouvernances, cette grille de lecture commune permettra d'instaurer un cadre connu et compris de tous ce qui accélère les prises de décisions.

Instaurer le feedback pour anticiper les facteurs bloquants

Copil Feedback

Si vous passez suffisamment de temps et d'écoute avec les membres du Copil projet. Cela vous permettra de récolter la vision des membres et vous aurez la possibilité de bien comprendre où le projet se situe pour eux et vous permettant, par la même occasion, d'identifier les problématiques techniques, politiques et financières qui ne seraient pas exprimées en COPIL.

Particulièrement quand il y'a des prise de positions tranchées non-partagées ou des désaccords importants entre parties prenantes qui parfois n'ont pas le même pouvoir/influence dans l'entreprise, on peut passer à côté d'élément clés si cela génère des non-dits et frustrations

Mettez en place les bons outils pour récolter les informations, dans beaucoup de cas certaines des informations ne sont pas communiquées car il n'y a pas d'instance ou de rdv adaptés :

Des formulaires de feedback rapides à remplir et anonyme :

Peu importe le support du moment qu'il est anonyme et rapide à remplir, l'important c'est que tout le monde le remplisse. Utilisez-le avec parcimonie afin de conserver la participation. Un outil type typeform fera très bien l'affaire, et donnera au chef de projet et au sponsor une très bonne idée de la position des membres sur le projet mais également, de temps en temps il permettra de faire ressortir des informations qui restent autrement des non-dits

Des RDV à la marge des copil ou sessions de travail projet

Afin de fluidifier les étapes du projets, le project manager selon les besoins à venir, fera en sorte d'intégrer à la réflexion, l'action ou par anticipation, les métiers pertinents pour l'exécution du projet en cours ou à avenir et les managers des services concernés quand il y'a un besoin en ressources. Le sponsor pourra prendre le relais avec les tops managers pour les besoins en ressources, mais l'idée ici c'est que tout le monde connaisse avant le comité de pilotage les besoins afin de faciliter l'arbitrage le jour du COPIL.

Ne pas sous-estimer l'organisation nécessaire

mindmap organisation copil

Rappel des objectifs clés d'un comité de pilotage projet

  • Prendre des décisions et faire des arbitrages.
  • Veiller au bon déroulement du projet et s'assurer qu'il est en accord avec les stratégies globales de l'entreprise.
  • Évaluer la qualité et la santé du projet à chaque réunion. Si certains problèmes  doivent être améliorés, les principaux intervenants peuvent les soulever pour les résoudre.
  • Donner au chef de projet le pouvoir d'agir et d'utiliser les ressources de l'entreprise pour mener l'exécution, l'avancement du projet.
  • Résoudre les conflits entre départements, les problèmes liés au coût, au temps, au risque, aux ressources, à la qualité et à la portée.
  • Surveiller les progrès du projet par rapport aux objectifs convenus et résoudre les problèmes qui ne permettent pas au projet de progresser à temps.

Toute la préparation doit s'articuler autour de ces points, et permettre de répondre à ces objectifs

Planifier le COPIL longtemps à l'avance

Agenda cpil

S'assurer de la présence de toutes les parties prenantes

Plus les membres du comité de pilotage ont un rôle important ou de l'influence dans l'entreprise, plus il y aura de difficultés à trouver un créneau libre pour tout le monde. Et qui dit non-présence de toutes les parties prenantes, dit risques supplémentaires de non-décisions ou décisions partielles.

Pour cela, prévoir le COPIL 45 ou 60 jours à l'avance devrait suffire, mais pensez à vous adapter à votre organisation et prendre plus de marge si nécessaire.

S'assurer que toutes les parties prenantes aient assez de temps de préparation

Que le projet ait besoin de ressources, de réponses métiers ou tiers ainsi que de réflexion quant à des prises de décisions à venir, le chef de projet doit laisser assez de temps à chacun pour pouvoir faire ce qui est attendu de lui avant le comité de pilotage. Et comme vu précédemment, leur communiquer l'ordre du jour au moins 15 jours à l'avance.

Une présentation synthétique et un ordre du jour qui va droit au but

  • Liste des participants
  • Décisions du derniers comité de pilotage
  • Performance : Roadmap prévue VS avancement réel / Budget prévu VS dépenses à date
  • Les prochains gros Jalons et enjeux
  • Tableau de bord (vue d'ensemble), suivi de l'avancement du projet et des KPIs
  • Les décisions à prendre
  • Questions
  • Prochaines étapes
  • Dates et Jalons du prochain Copil
    Faites attention à ne pas utiliser de support de présentation qui rentre trop dans le détails comme les outils de gestion de projet, au risque de perdre bon nombre de collaborateurs pendant la réunion et si vous souhaitez gagner du temps sans passer des heures à refaire un powerpoint pour chaque comité de pilotage et donner de la visibilité sur les éléments essentiels pour un Copil : L'outil AirSaas a spécialement été conçu pour résoudre ces problèmes-là.

Présenter des nouvelles positives, c'est aussi anticiper des facteurs bloquants

Positif copil

Que ce soit pour valoriser le travail accompli ou partager de bons résultats, permet d'éviter l'inertie dans un projet, le désengagement et le sentiment que le projet n'avance pas, ou pas comme prévu.

C'est aussi le moment de canaliser les personnalités plus ambitieuses en mettant en avant le travail réalisé qui va dans le sens et l'intérêt du projet avec de récompenser les bons comportements et de faciliter le management transverse de ces ressources là.

Le chef de projet et le sponsor ne doivent pas négliger la perception que le projet donne aux parties prenantes. Le projet doit être un moteur de changements positifs et un bon plan de communication c'est s'assurer de conserver une bonne dynamique pour la suite du projet

Connaître et anticiper les objections avant le comité de pilotage

Vous l'aurez compris dans cet article, l'accent est mis sur l'humain et les relations humaines. Elles sont tellement souvent à l'origine de défaillances projets qu'elles représentent des points d'attention majeurs dans la gestion de projet. Avec tout le travail de préparation énoncé en amont, le chef de projet doit maintenant connaître toutes les objections des membres et préparer avec le sponsor le bon plan d'action.

Pour toutes les objections pendant le comité de pilotage qui n'auraient pas été anticipées ou qu'il a été décidé d'écarter vous pouvez toujours "être vague, précisément.." et utiliser l'astuce du frigo/parking développé dans un autre article : Copil projet : 5 astuces pour que tout se passe bien.

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