Montre-moi ton comité de pilotage et je te dirai quel PMO/Chef de projet tu es !
Le proverbe chinois nous le rappelle : "Le poisson pourrit toujours par la tête". Oui, et à l’origine des dysfonctionnements au sein d’une organisation, on trouve souvent ses dirigeants et managers.
Réussir son copil projet c'est réussir vos arbitrages et prises de décisions. C'est impliquer la gouvernance d'un projet, ceux qui détiennent le pouvoir sur les moyens, les délais, la qualité/la performance.
Problème : Les sujets remontés en comité de pilotage y sont complexes. Le temps disponible y est limité et enfin, la concentration d'excès d'ego y est extrême !
Ajoutons qu'il y a parfois tellement de projets que le codir ne peut pas alors participer à tous les copil. Ce qui peut avoir pour conséquence un surplus de jeu "politique" interne, d'indécision.
Comment dans ce contexte éviter ou déminer les pièges de l'effet groupe et faire en sorte que le processus d'animation du comité de pilotage projet se passe le mieux possible ? On a interrogé nos amis DSI/PMO, chef de projets, on a puisé dans notre vécu, relus tous les articles, demandé à Google...pour sélectionner 5 pratiques, qu'on aurait aimé connaître, avant notre premier copil projet...
Ici, pas de conseils basiques, vous savez qu'il faut faire un ordre du jour lors d'un comité de pilotage, on va s'intéresser à ce qui n'est pas écrit dans le manuel...avec un focus sur le pragmatisme et les dynamiques relationnelles d'un projet. Pour découvrir les fondamentaux on vous a préparé cet autre article à découvrir : Comité de pilotage ou Copil : Les bases
Établissez en quelque sorte un "contrat relationnel" : ne jamais mettre son partenaire du tandem chef de projet métier / IT, en défaut devant le comité. Ce n'est pas le copil d'une des parties, c'est le copil du projet ! Faites en une sorte de "golden rule."
Cette astuce simple, si elle est utilisée à bon escient, ne garantira pas un projet idéal...mais juste des relations normales et en partie apaisées lors des moments de tensions.
Il faut souligner que dans un contexte d'équipes de plus en plus auto organisées et agiles dans les projets, le concept même de chef de projet unique semble de plus en plus anachronique voire obsolète...Oui, vous êtes un groupe projet, une "chefferie" hybride. Précisons pour être complet, qu'au duo formé par le chef de projet IT et métier...il faut ajouter le sponsor. C'est ce trio qui doit animer le comité de pilotage.
Le chef de projet doit se phaser avant et après le comité de pilotage pour s'aligner sur les messages et objectifs parfois transverses. Pour bien ancrer cette pratique, on peut la comparer à celle qui se joue à l'échelle d'une famille. Prenons l'exemple d'un adolescent qui rencontrerait des problèmes de comportement au collège... Si l'un des parents, pour aller dans le sens de l'enfant, met en défaut les autres adultes co responsables (parent et ou professeur) on commence alors à dysfonctionner. Cette faille entre les trois partenaires de l'éducation peut être exploitée et donner lieu à des interprétations et débats sans fin ! L'analogie avec les projets vaut ce qu'elle vaut mais elle dit bien l'importance du contrat relationnel pour que chacun joue son rôle dans un cadre collectif, en co responsabilité.
Tous les documents ordre du jour et annexes doivent être transmis, au moins une semaine et idéalement 15 jours avant le jour du comité de pilotage !
Attention : maîtriser cette astuce de base n'est pas si facile. Il s'agit ici de vous mettre (un peu) à la place des membres du comité de pilotage projet. Car oui, rappelons-le : envoyer un "diapocument", équivalent à un livre de 100 pages à lire quelques jours seulement avant la réunion équivaut à faire vivre une expérience pénible à votre cible.
Le principe conducteur : aucune information ou presque ne doit être découverte pendant le comité de pilotage.
De même le sponsor doit être tenu au courant des points critiques inclus dans l'ordre du jour. Sans pour autant lui faire relire tout le plan de communication...Vous aurez préparé et validé les messages clés/décisions et solutions préconisées.
Enfin, idéalement, certaines décisions du comité de pilotage seront prises avant la réunion entre le chef de projet IT/métier et sponsor. L’objectif serait d’avoir les validations des différents managers sur ces sujets. Tout est dans la préparation.
Là, on est sur une astuce de pure rhétorique...Vous êtes le chef de projet IT/Métier ou PMO... un des membres du comité de pilotage projet vous interpelle lors de la réunion. Si vous ne savez pas ce qui doit être fait, mais que vous ne voulez pas l'admettre, utilisez des phrases telles que : "Nous allons examiner ce problème et vous donner un retour d'ici mardi prochain, 15h00".
En technique de communication il est important voire essentiel "d'accuser réception du message" de l'émetteur. Vous vous assurerez de la sorte de ne plus y revenir et éviterez un parasitisme latent.
Notez-le sur le parperboard ou le support de la plateforme. Vous ne dites pas un mot de ce que vous allez faire, mais le délai exact crée une impression de certitude. Bien sûr, vous devez envoyer une mise à jour avant la date limite. Même s'il ne s'agit que d'un "désolé, nous avons dû reprioriser le sujet" avec un nouveau délai :-). Vous serez perçu comme une personne très fiable, capable de respecter les délais et de communiquer clairement et à l'avance.
C'est une astuce proche de celle consistant à accueillir et ranger les questions hors sujets au frigo / parking pour garder le focus sur l'ordre du jour.
On vous interpelle en pleine réunion sur une question non prévue...Notez les sujets hors ordre du jour et mettez-les de côté pour discussion à une date ultérieure afin de vous assurer que l'ordre du jour principal est traité en priorité et de donner aux participants l'habitude de se concentrer et d'être conscients des tangentes, pour éviter les digressions.
Cet usage à comme bénéfice de garder le comité de pilotage concentré sur l'ordre du jour indiqué. Deuxièmement, le frigo ou parking reconnaît et fait une place aux points importants soulevés par les participants.
Attention, la question doit être vraiment suivie. Ne faites pas semblant !
À l’inverse d'un comité de pilotage, ou parfois le principal driver est le suivi des risques...innovez, investissez dans le positif ! Une astuce simple : ritualiser, à chaque fois que l'avancement du projet le justifie des Mercis 🙏🏻 et bravos ✌️!
Valoriser ce qui marche, ce qui a fonctionné, les équipes. C’est un objectif clé de votre plan de communication. Cela passera aussi par les chefs de projets qui postent sur les plateformes internes des succès, des sponsors qui "likent" et commentent.
Utilisez chaque jalon projet comme un point succès. Récupérez via les plateformes dédiées la ou les captures d'écran des partages rédigés par d'autres que vous, c'est encore mieux quand c'est dit par quelqu'un d'autre que le PMO/chef de projet :-)
Le principe derrière cette pratique, est le suivant : "ce que l'on regarde grandit."Cette approche théorisée par des consultants en management est plus qu'une astuce, c'est une philosophie...car concentrer l'attention d'un comité, sur le positif valorisera non seulement le travail et les équipes impliquées et peut contribuer à développer une culture centrée sur les points forts de l'organisation et de son management.
En résumé : mettre en avant tous les équipes qui travaillent sur le projet, notamment les équipes métiers. Sans oublier de rappeler les bénéfices clés pour les utilisateurs finaux. Les clients de l'entreprise !
Instaurer / ou rappeler le processus de gouvernance est fondamental. C'est en quelque sorte l'algorithme du comité de pilotage d'un projet. S'assurer que chacun des membres du comité comprend les méthodes et étapes nécessaires pour prendre des décisions est essentiel pour un management efficace.
On rappelle ci-dessous l'équation popularisée par Olivier Bas vice-président d'Havas, auteur, conférencier et enseignant :
L'enjeu ce sont des décisions projets qui restent partagées et inclusives, et qui gagnent en rapidité !
À la clé, une culture copil entreprise radicalement différente de ce qui peut se faire ailleurs.
Sans entrer dans tous les détails de la mise en œuvre. Les avantages inconvénients de chacune feront l'objet d'un article dédié. Rappelons que les principaux modes de décisions dans le management des entreprises sont :
Au-delà des astuces, la pratique ultime ne consisterait-elle pas à garder bien en tête, et à rappeler au copil si besoin, le cadre : les rôles et redevabilités générales du comité de pilotage dans le management de projet ?
Aux côtés du chef de projet, ses redevabilités sont :
Avec cette sélection de 5 astuces + 1, vous êtes parés pour que votre copil projet devienne un moment de décisions, un processus de management de projet plus efficace. Si toutefois vous êtes confrontés à un comité houleux et que rien ne va plus en terme de tensions entre deux participants...bonne nouvelle, le Blog Pro de la Transfo a pensé à vous. Découvrez comment gérer l'agressivité dans les comités de pilotage ? Personnalités difficiles, réaction en cas d'agressivité ? Découvrez 7 astuces sélectionnées pour vous faciliter la vie de bureau.
