Un projet fonctionne toujours à deux niveau, il part d'un enjeu pour l'entreprise et d'un objectif issu d'une vision stratégique, il implique de ce fait des cadre supérieur de l'entreprise mais également des acteurs qui le mettront en œuvre dans une phase plus opérationnelle, on y retrouvera souvent des services métiers, des compétences spécifiques (internes ou externes) et des fonctions support. Les cadres supérieurs et le sponsor s'assurent de la direction stratégique du projet et de la mise à disposition des ressources et conditions nécessaires à son exécution. Ensuite les autres membres du projet s'affaire à exécuter et réaliser opérationnellement le projet.
Problème : Le projet peut échouer assez rapidement par manque de vision stratégique, jeux de pouvoir et politique interne, mauvaise allocation des ressources, mauvaise gestion des tensions et des problèmes inhérents à tout projet qui même si planifié parfaitement comportera presque toujours des imprévus. Et l'équipe des opérations ne sera pas toujours en mesure ou à la bonne position dans l'entreprise pour résoudre ces problèmes et prendre les bonnes décisions.
D'où l'importance de la mise en place d'un comité de pilotage projet afin d'arbitrer et prendre les décisions stratégiques pour sa réussite, ainsi que de donner les moyens et rassembler les facteurs qui donneront toutes ses chances au projet d'aboutir.
Le succès ou l'échec d'un projet dépend très souvent des actions menées par celui-ci. Bonne nouvelle, vous pourrez approfondir les fondamentaux dans notre article de référence : Comité de pilotage ou Copil : Les bases.
Si vous souhaitez faire un Copil réellement efficace et qui dénote avec ce qui peut se faire habituellement, la sélection des membres du comité est critique et peut changer complètement la dynamique et l'issue d'un projet.
En membres clés que l'on retrouve habituellement on aura :
Le sponsor du projet : Généralement faisant partie du Codir / Comex, Il donne la direction stratégique au projet, il fait en sorte de pouvoir donner les ressources et conditions nécessaires au chef de projet afin qu'il puisse correctement coordonner l'exécution du projet. Il sera chargé également de trancher dans les arbitrages et décisions difficiles.
Le chef de projet : C'est le chef d'orchestre du projet, le bras armé du sponsor, ils travaillent tandem afin de s'assurer du bon déroulement du projet, il est soutenu par le sponsor au sein du comité et il est également les yeux et les oreilles du sponsor.
C'est là où vous avez la possibilité de ne pas faire comme les autres : Là où la plupart n'implique les représentant des métiers et/ou fonctions support que plus tard ou ponctuellement, l'astuce ici est de pouvoir intégrer tous les représentants des parties prenantes clés dans la vie du projet le plus tôt possible. En effet, beaucoup de projets ont échoué au moment ou le "dossier" tombe sur le bureau, c'est-à-dire, seulement quand on attend des actions opérationnelles de leurs part et c'est souvent là que les problèmes critiques arrivent en interne avec des causes d'échecs quasi immédiat rendant la suite du projet vraiment difficile voire qui donne lieu à un No Go.
On privilégiera le fait de les impliquer au plus tôt afin de pouvoir prendre en compte leurs points d'attention et fluidifier le futur opérationnel du projet.
L'autre particularité sera de nommer un porteur de projet côté métier, ce qui permettra de bien impliquer le ou les services clés et d'évangéliser le projet pour les équipes en interne qui sont pour le moment extérieures au projet. Cela permettra au chef de projet de piloter la mise en œuvre tout en travaillant et en aidant le porteur de projet à bien identifier l'alignement entre le problème à résoudre et la mise en place de solution.
On privilégiera au maximum les éléments moteurs de la démarche, qui ont envie de faire bouger les lignes et qui ont un attrait pour le projet, on limitera donc les personnalités sceptiques ou hostiles à l'idée du projet ou de sa façon de le mener à bien.
On souhaitera pouvoir rassembler les personnes dans l'entreprise qui possèdent les ressources et l'influence nécessaire pour la réalisation du projet
On peut parfois faire appel à des personnalités extérieures à l'entreprise afin de donner du peps à la vision ou à l'exécution du projet, ou encore faire appel à des experts qui permettront de clarifier certains sujets et/ou à éliminer certains biais cognitifs potentiellement bloquants de certaines parties prenantes.
Il peut être intéressant également pour la direction de l'entreprise ou le sponsor d'impliquer d'autres membres d'autres services ou d'autres filiales ponctuellement afin de les sensibiliser à la démarche si ils veulent la reproduire dans le futur ailleurs sur un autre projet, ou dans une dynamique d'harmonisation des projets internes pour éviter les doublons de projet ou de solutions à mettre en place.
Dans le comité de pilotage le sponsor est garant de plusieurs choses :
Il donne la ligne stratégique, challenge l'avancement et joue un rôle clé dans les arbitrages. Aussi, il facilitera le travail du chef de projet, en suggérant des idées en lien avec la stratégie d' entreprise mais aussi en assurant la gestion des conflits dans le cas ou le management transverse ne serait pas suffisant, il a le dernier mot, il est capable de trancher en cas de décisions en ballotage et soumettre ou donner des actions correctives durant le Copil.
Il est garant de l'intérêt de l'entreprise dans le projet et sera valoriser le bon état d'esprit ainsi que les actions qui vont dans le sens du projet.
Un grosse partie des projets touchent souvent plusieurs services et plusieurs compétences métiers, aussi les actions d'un projet peuvent s'additionner pour certains avec leurs activités principales, c'est le cas des projets transverses, à ce titre il n'est pas évident pour tout le monde que les actions d'un projet transverses sont tout aussi importantes pour l'entreprise que les actions de leurs missions principales.
Aussi il est important de fixer les règles et le cadre dès le départ sur l'investissement attendu ainsi que de comment les décisions seront prises et quel est le rôle attendu de chaque participant.
Quant à ceux qui penseraient à la jouer perso, voyant le projet comme une opportunité pour obtenir quelque chose par ailleurs ou simplement pour briller, sachez ne valoriser que les actions qui font directement avancer le projet et celles qui favorisent le team spirit.
Instaurer un climat de confiance ainsi que de valoriser les membres du projet dans leur capacité à mener le groupe vers la réussite du projet.
Chercher le chemin le plus efficace et qualitatif vers l'atteinte des objectifs du comité de pilotage, peu de monde prend du plaisir ou gagne en efficacité dans les réunions dîtes "réunionites",
Plus vous aurez dans votre comité de pilotage des membres occupés, plus ils apprécieront les Copil efficaces qui vont droit au but. Pour cela il faut se concentrer sur un ordre du jour et une présentation synthétique possible en se restreignant simplement aux informations nécessaires pour prendre des décisions. Il peut être très efficace de catégoriser les points de l'ordre du jour par ordre de priorité et d'impact sur le projet.
Pour rappel, tout vos support doivent se contenter de remplir les objectif du rôle du comité de pilotage cité précédemment. Vous retrouverez plus d'informations sur ce point dans l'article : Comment bien préparer son comité de pilotage
Il n'y a pas de règles indiquant qu'un comité de pilotage doit se tenir dans la même salle de réunion avec forcément les mêmes personnes, le chef de projet doit avoir le contrôle sur les invitations du comité afin d'être sûr qu'il n'y aura pas de présence contre-productive, ceci étant dit rien ne l'empêche d'inviter une personnalité choisi pour une compétences ou parcours spécifique qui pourrait redonner un bon élan au projet. Variez également de lieux, particulièrement si cela à un lien avec le projet et que ça permette de sortir les collaborateurs de leurs quotidiens.
Une autre culture Copil est possible que d'aborder essentiellement que des risques et des facteurs bloquants. Valoriser le travail accompli et utiliser la réalisation de Jalons du projet comme points à célébrer. Trop se concentrer sur les problèmes peut avoir comme conséquences de finir par en créer et il est très important de savoir se concentrer aussi sur ce qui s'est bien passé.
Vous conserverez la valeur de cette instance si vous conservez son efficacité et son utilité. Ne conservez pas un Copil parce que la réunion est calée depuis longtemps si vous n'avez rien de significatif à arbitrer ou d'avancement significatif à montrer. Si vous avez la bonne fréquence de ces réunions, ce problème ne devrait pas se manifester, mais si c'est le cas il vaudra toujours mieux d'écourter ou de reporter une réunion, plutôt que de chercher à étoffer son contenu.
Le chef de projet doit rendre cet exercice facile pour les participants et s'assurer qu'il conserve un intérêt pour ses membres et pérenniser cette instance.
Vous avez mis en place votre copil ? Découvrez Comment animer un comité de pilotage ?
