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Comment mettre une démarche projet dans mon entreprise

Le Blog AirSaas
Publié par
Jérôme Dard
dans
Le
4/5/2022
Gestion des projets
Gestion des projets

La conduite de projet aussi est un métier en transformation ! Accélération digitale, multiplication des projets transverses et environnement "VICA" (volatile incertain complexe et ambigu) rendent la maîtrise de cet art toujours plus exigeant.

Dans cet article nous explorerons en détail pourquoi et comment mettre en place une politique projet pragmatique et (un peu) standardisée. L'occasion de déconstruire quelques préjugés sur la méthode et de vous aider à développer votre culture projet efficace 🔥 !

Etats des lieux

Définition et piqure de rappel des "fondamentaux"

Un projet est un ensemble d'actions que nous souhaitons entreprendre, pour atteindre un but...Un mot qui vient du latin "projectum de projicere", littéralement « jeter quelque chose vers l'avant » !

Au delà de la définition et des outils, ce sont bien les questions clés de l'exercice du pouvoir et de la réalisation de la transformation de l'entreprise qui sont en jeu.

Les étapes "types" d'une démarche de projet :

Quelque soit votre méthode de gestion de projet...une démarche de projet respecte à priori des étapes et utilise des outils !

Derrière ce tableau des étapes "académique"et idéal...quelle réalité ?

‍Le constat général :

En synthèse : le projet, tout le monde connait...mais, généralement, personne ne met la même définition et réalisation derrière.

Pourquoi s'y mettre (vraiment) ?

Trois raisons pour lesquelles mettre en place une (vraie) démarche de projet dans mon entreprise !

💪Pour que ça avance, et vraiment !

L'emergence de plus en plus de projets transverses, rassemblant des business unit différentes ... a rendu indispensable le recours à des équipes pluridisciplinaires, "hors silos". Cette coordination est, à priori, plus facile si on regroupe des gens dans une phase de temps et de moyens définis. L'efficience de votre transformation en dépend.

🚥 Pour sortir des fausses priorisations !

L'accélération digitale a pour corollaire une augmentation du flux d'initiatives . Extra !...sauf si on ne définit pas un périmètre clair d'initiatives et d'exécution. Les objectifs sont bien de concentrer et prioriser les efforts ! On risque sinon de verser non pas dans l'agilité...mais dans l'agitation et la fausse priorisation.

Délivrer avec méthode...! se fixer des échéances, des objectifs par étapes, permet d'être efficace ! Choisir...C'est avancer !

💸 Pour suivre ou se dépense votre argent et votre temps... !

Si on traite les questions en flux continu, type "run", ....comme fait-on pour évaluer les résultats, le budget et la valeur ajoutée crée ?

Les étapes ou jalons des projets permettent de proposer régulièrement une vue précise de ce qu'on fait, et de ce qu'on ne fait pas, de piloter par la valeur !

Comment s'y prendre pour piloter efficacement une démarche de projet ?

👀 Changer d'angle de vue

L'héritage d'années de pratique avec des référentiels d'outils de gestion de projets type "à la tâche" ont conditionné notre vision de la réalisation en liste des tâches, planning et ressources, ...puis portefeuille.

Pyramide démarche projet
8 chances sur 10 de "subir" une transformation inefficace

⚠️ Non ! On ne transforme pas une organisation en commençant par forcer les équipes à faire de la gestion de projet "à la tache", le but est bien bien de structurer, communiquer et ensuite piloter un plan de transformation.

↔️ Standardiser plusieurs démarches

Attention au syndrome du "canon pour la mouche". Tous les projets n'ont pas la même définition...les mêmes contraintes et besoins en terme de méthodes de réalisation. On en distinguera trois grands types et leur démarches associées.

A partir ce ce simple découpage...vous pourrez appréhender une re définition des do's et dont' de la gestion de projet par catégorie, avec un outil compagnon comme AirSaas. 

🏡 Créer et vendre un plan de transformation d'abord...

Une vision claire qui fera "sens" pour tous !
Une vision claire qui fera "sens" pour tous !

De façon schématique, les grandes étapes clés d'une démarche de projet (efficace) sont :

  1. Je vends un plan de transformation, qui donne du sens...pour tout le monde !
  2. Je canalise mon objectif initial, sur des projets à "courte portée" !
  3. Je "caste" la premières équipe projet, avec des individus et directions qui se connaissent... et s'apprécient.
  4. Dans mon pilotage et reporting, je partage des jalons pas des tâches !
  5. Je valorise vraiment cette équipe : les contributeurs, key users, responsable métiers...

Dans le détail :

Je vends un plan de transformation qui donne du sens !

Simplifions nous la tâche en entrant par le "haut du portefeuille" ! Le plus important c'est bien d'avoir une vision globale de ce qu'on veut faire, pour prioriser avant même de dire comment on exécutera ! Car oui il faut le répéter ça ne sert à rien de des mettre des tâches dans des projets qu'on ne va pas faire !

Je calibre mon objectif initial sur 2/3 projets à "courte portée" pour avoir des succès !

Par exemple sur un rythme de 3-6 ou 9 mois maximum...vos premiers "bébés projet" ne seront ni des prématurés, type quick-win"- ni de futurs tanguys, type chantier ERP à perpétuité !

Je "caste" les premières équipes projets avec des individus et directions qui se connaissent et s'apprécient...

On pense bien trop souvent que c'est la gestion des tâches qui fait réussir. Ce qui fait réussir ...c'est l'équipe ! Après chacun a ses bonnes pratiques... la DSI peut aller chercher une direction avec qui ça se passe déjà bien....pour engranger des succès modèles. On appelle cela la stratégie da la tache d'huile !

Dans mon pilotage et reporting, je partage l'état du projet des jalons, pas des tâches !

Je met à jour les éléments clés : décisions à prendre, points d'attentions, jalons pour communiquer à tout le top management l'état du projet ;

J'intègre les autres directions à AirSaas pour faire en sorte d'avoir une communication globale unifiée, et une vision des projets et initiatives transformantes toujours à jour.

J'envoie les rapport flash a un public large, aux parties prenantes une fois par semaine. (oui oui pas une fois tous les mois...!)

Je valorise vraiment les contributeurs, key users, responsable métiers...

Les fondamentaux restent les fondamentaux : un sponsor qui joue son rôle, des métiers bien impliqué dans le cadrage...un comité de pilotage....les bons outils...une direction de la transformation qui valorise vraiment ses contributeurs avec une attention au triangle "Ambiance-sens-salaire" !

En synthèse, pour une re définition de votre gestion de projet...nous vous révélons l'une des équations de l'algorithme d'efficacité projet d'AirSaas :

Equipe + Comité de pilotage + rapport flash + priorisation = efficacité projet ² !
⛰️ Gestion de projet de transformation...les éléments clés !

Au delà des outils donc, la démarche ce sont des méthodes et des étapes clés.

Matrice de Knoster pour une démarche de projet de changement.

🤦‍♂️ Démarche projet : les 7 erreurs !

  1. Confondre outils et démarche projet : la démarche elle, inclura l'humain !
  2. Croire que le plus beau diagramme de Gantt ou Asana vous protège de l'échec ! it's the team, stupid !
  3. Confondre démarche de projet et programme : la valeur ajoutée doit être visualisée globalement.
  4. Ne pas (du tout) tenir compte des résistances au changement dans un projet : « Les gens ne détestent pas le changement. Il détestent juste la manière dont vous essayez de les faire changer » M. Kanazawa
  5. Confondre agilité et agitation : l'important c'est l'efficacité !
  6. Donnez la priorité à... trop de priorités ! un peu comme un croisement avec des feux oranges clignotants partout !
  7. Choisir les mauvais outils : "quand on a qu'un marteau tout ressemble à un clou" !

#à retenir ...

Une fois les fondamentaux généraux de la démarche établis, le prochain challenge sera de passer en mode projet dans le détail. La lecture de cet article devrait vous y aider : Comment faire passer mon entreprise en mode projet ?

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