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La revue projet : un point d’étape pour tirer les leçons de vos erreurs 

Publié par
Simon Vacher
Le
8/10/2021
Le Blog AirSaas

Dans vos processus de suivi de projet, il arrivera que vous passiez des étapes clés (auxquelles vous aurez potentiellement assorti des jalons projet). Il est alors recommandé d’organiser des revues projet : vous impliquerez vos collaborateurs, boosterez la collaboration et apprendrez de vos erreurs de conduite de projet !

À quoi sert une revue de projet ? Qu'est-ce qu'une revue de projet ?


Le premier et principal objectif d’une revue projet est de réunir l’ensemble des acteurs d’un projet afin de faire le point sur l’avancée du projet, et de valider les livrables qui y sont associés. 

En plus de l’objectif officiel, les revues de projet sont des occasions idéales pour favoriser la cohésion de votre équipe : discussion autour de la vision de chacun, partage des informations, échange d’expertises, développement de l’intelligence collective, etc… 

La revue projet est l’un des ingrédients principaux d’une équipe projet soudée, efficace et engagée et donc l’un des leviers pour augmenter les chances de réussite de votre projet ! 

Revue de projet et jalon

Lorsqu’on planifie un projet, on le construit autour de différentes étapes clés qui rythment son exécution. Et ces étapes sont généralement représentées par des jalons : en validant un jalon, on atteste qu’une des phases du projet a été exécutée et qu’il est possible de passer à la suivante ! 

C’est donc au cours de la revue projet que l’on décide formellement de la validation d’un jalon et donc de l’avancée potentielle du projet à la phase d’après. 

Les revues de projet ont donc lieu à chaque fin de phase majeure et sont souvent planifiées dès le début du projet. Les décisions prises en revue de projet sont généralement irrévocables et servent d’appui pour la suite de l’exécution du projet. 

Différents types de revue de projet

Certains types de revue sont spécifiquement orientés sur l’un des aspects du projet. 

On retrouve souvent : 

  • La revue de projet budgétaire : elle est centrée sur le contrôle des dépenses et des recettes. Elle fait partie de la gestion budgétaire et permet de suivre les écarts de budgets, de formuler de nouvelles prévisions ou encore de procéder à des réajustements. 
  • La revue des phases de sprint : la revue de projet permet de clore les phases de sprint dans le cadre de projets “agiles”. Il est ainsi possible d’évaluer ce qui a été exécuté, de réajuster ses décisions, et de valider le passage au sprint suivant. 
  • La revue de fabrication d’un produit : elle permet, lorsqu’un projet est axé autour d’un produit, de valider toutes les étapes autour de la fabrication de ce dernier, et de préparer la suite de son développement. .

À quoi sert une revue de projet ? 

Les revues de projet ont des objectifs et bénéfices multiples. 

Elles servent notamment à : 

  • Assurer le suivi général de l’avancée du projet  
  • Vérifier que tous les objectifs d’une phase ont été atteints 
  • Contrôler le respect des échéances et délais 
  • Donner une vision unique, claire et transparente du projet à toutes les parties prenantes du projet 
  • Discuter des problèmes que chacun a rencontrés afin de trouver collectivement des solutions
  • Débattre de réajustements potentiels 
  • Prendre des décisions sur la suite du projet 
  • Renforcer la cohésion de l’équipe projet 
  • Créer des habitudes collaboratives entre les membres de l’équipe projet

Comment faire une bonne revue de projet ?

Des précautions à prendre en amont et en aval de la revue de projet

En amont :

Comme pour les autres types de réunion, le temps alloué à une revue de projet n’est pas illimité. Il faut donc impérativement prendre le temps de la préparer en amont, afin que le temps prévu soit utilisé de manière optimale et que la revue de projet soit productive. 

Plusieurs étapes sont donc nécessaires : définir un ordre du jour, un lieu, la liste des parties prenantes, mais aussi créer les supports visuels nécessaires à la revue de projet. 

Dans l’idéal, il est conseillé de transmettre en amont toutes les informations relatives à la revue de projet à chacun des participants : ainsi tout le monde sait déjà précisément ce qui va être discuté durant la revue de projet.


En aval :

  • Rédiger un compte rendu : il est primordial d’envoyer un résumé de ce qui a été discuté à l’ensemble des parties impactées par la revue de projet 
  • Écrire noir sur blanc les conclusions : toutes les décisions prises, ainsi que les nouvelles tâches à mener par l’équipe projet 
  • Assurer un suivi : mettre en place des processus de contrôle des actions décidées durant la revue de projet.

Ces différentes étapes vous permettront de responsabiliser et d’impliquer tous les membres de votre équipe sur le projet, et de vous assurer que ce qui a été décidé en revue de projet soit bien appliqué !  

Quelques astuces pour une revue de projet efficace

Éviter de rentrer trop dans les détails

Le temps à votre disposition n’est pas infini, ne le gâchez pas ! D’autant plus que vous risquez de perdre l’attention de votre auditoire si vous commencez à entrer dans des détails qui échappent à ceux qui ne travaillent pas avec vous quotidiennement. 

Prenez le temps de mettre en avant vos réussites

Il y a toutes les chances pour que des difficultés et des imprévus soient survenus lors de l’exécution de la phase de votre projet que vous cherchez à valider. Cependant, les revues de projet ne doivent pas miner le moral des troupes, il faut mieux citer les problèmes principaux auxquels vous avez dû faire face, mais aussi mettre en avant vos réussites et féliciter ceux qui en sont responsables. 

Faites le lien entre le passé et le futur de votre projet

Vous devez évidemment faire le point sur la phase du projet que vous venez d’exécuter, en tirer les enseignements importants, et discuter de ce qui aurait pu être optimisé. Mais il faut absolument que vous preniez le temps de discuter du prochain jalon durant la revue de projet. Chaque collaborateur doit sortir galvanisé par la prochaine phase qui l’attend, comprendre pourquoi elle est essentielle au projet et quelles sont les tâches dont il sera responsable !

Revue de projet et KPI de gestion de projet 

La revue de projet est l’un des éléments les plus efficaces pour permettre à toutes les parties prenantes de faire le point sur l’avancée du projet. Dans ce contexte, il peut vraiment être intéressant de vous servir de KPI de gestion de projet : ils seront la base de tous vos débats, et vous permettront d’objectiver vos performances pour être plus pertinents dans vos analyses.

Utiliser les KPI de gestion de projet durant vos revues de projet vous aidera à être certain d’être passé à la phase suivante du projet, sans avoir loupé aucune des leçons que vous deviez tirer de vos difficultés.

Sur ce sujet, la lecture suivante conseillée est celle de l'article le jalon projet : une technique pour séquencer vos projets intelligemment.


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