Plan de charge Excel : le modèle gratuit (et quand il ne suffit plus)

Pour un plan de charge, tout le monde commence par Excel — et c'est une bonne idée : c'est gratuit, souple, et immédiat. Le piège, c'est de partir d'une page blanche ou d'un modèle mal pensé. Voici donc un modèle prêt à l'emploi, gratuit et sans inscription, puis la méthode pour le remplir — et, en toute honnêteté, le moment où l'Excel cesse de suffire.

Si plusieurs équipes doivent arbitrer ensemble, choisissez un outil de plan de charge adapté à cette maille. Le fichier reste utile pour préparer la discussion et vérifier vos hypothèses.

Télécharger le modèle de plan de charge Excel (gratuit)

Le classeur Excel rempli relie la capacité des personnes, les charges par semaine, les choix de projets et la restitution. Il contient un tableau de bord avec deux graphiques, une comparaison A/B, un suivi des dépendances, des contrôles de saisie et une fiche de décision imprimable. L’exemple est fictif : trois projets mobilisent les mêmes compétences. Pour saisir vos données, prenez la version vierge. Les deux fichiers sont gratuits, sans inscription et sans macro. Le même modèle sert aussi à la planification des capacités.

Comment remplir le modèle

1. Paramétrez la période et les personnes. Choisissez 1 à 13 semaines, renseignez les équipes, les jours ouvrés, le run et les engagements déjà pris. La capacité restante est calculée.
2. Saisissez les projets puis les livrables dans Charges. Une ligne associe un projet, un livrable et une personne ; les colonnes représentent les semaines. Utilisez des jours ou S/M/L/XL selon le barème choisi.
3. Ajustez les absences dans Capacité. Une cellule vide reprend la capacité habituelle ; 0 signifie aucune capacité cette semaine. Une taille XL ne signale une surcharge que si elle dépasse la disponibilité.
4. Comparez les options A/B et vérifiez les dépendances. Choisissez Engager ou Reporter pour chaque projet. Sélectionnez le scénario affiché dans Paramètres, puis documentez la décision et imprimez Restitution.

Lire la surcharge et exprimer le manque

Le modèle n'a de valeur que si on sait le lire à voix haute. Là où une case passe au rouge, ne dites pas « on est débordés » : dites « il nous manque une compétence data engineering en semaines 38 à 40 », ou « il manque 21 jours pour livrer les deux derniers chantiers ». Exprimé par compétence et par période, le manque devient une décision qu'un comité peut trancher — recruter, décaler, ou renoncer. C'est toute la logique du plan de charge.

Du plan de charge d'équipe au planning à la personne

L'onglet Planning par personne montre l'étape suivante : une fois les priorités arbitrées entre équipes dans Plan de charge (équipe), chaque équipe vérifie la charge et la capacité par personne sur la période choisie, jusqu’à 13 semaines. Les deux mailles sont complémentaires — on arbitre d'abord au trimestre, on planifie ensuite les personnes. Ne sautez pas la première : planifier finement des gens sur des priorités que personne n'a tranchées, c'est optimiser dans le vide.

Les limites du plan de charge Excel

Le nouveau classeur compare déjà A/B à la semaine et à la personne. Pour un exemple plus court à la maille du trimestre, le diagnostic capacité DSI compare deux scénarios avec les mêmes équipes et garde un journal d’arbitrage. Lis le cas rempli : trois demandes et deux options, puis examine tes contraintes en démo.

Ce classeur réserve des lignes pour 40 personnes, 20 équipes, 60 projets, 240 livrables et 60 dépendances, sur 1 à 13 semaines. Utilisez les lignes vides prévues : une ligne ajoutée hors des plages ne sera pas nécessairement consolidée. Les formules sont protégées sans mot de passe ; la protection peut être retirée pour adapter le modèle. Le fichier ne synchronise pas les outils de travail, ne résout pas automatiquement les dépendances et ne décide pas des priorités. Quand la consolidation et la mémoire des arbitrages deviennent difficiles à maintenir, examinez la gestion capacitaire dans AirSaas.