Logiciel de capacity planning : le comparatif 2026, par usage réel

« Capacity planning » est un de ces termes qui rangent, sous un même mot, deux problèmes qui n'ont presque rien à voir. D'un côté, un chef de studio qui veut savoir qui est disponible jeudi prochain pour prendre une mission. De l'autre, un DSI qui doit décider quels projets lancer ce trimestre au vu de la capacité réelle de ses équipes. Les deux cherchent un « logiciel de capacity planning » — et se retrouvent, à raison, avec des outils radicalement différents.

Ce comparatif est donc organisé par usage, pas par ordre de préférence : pour chaque outil, l'intention qu'il sert le mieux, le prix public quand il existe, et ce que disent réellement les avis (G2, Capterra). Transparence totale : nous éditons AirSaas, qui planifie la capacité à la maille des groupes de compétences, au trimestre. Nous vous dirons donc aussi, noir sur blanc, quand un autre outil est mieux taillé que le nôtre pour votre besoin.

Capacity planning : de quoi parle-t-on vraiment ?

Le capacity planning (planification de la capacité) consiste à comparer la charge de travail à venir à la capacité réellement disponible, pour décider quoi faire de l'écart : embaucher, décaler, réaffecter — ou renoncer. La question est simple ; ce qui change tout, c'est l'échelle à laquelle on se la pose.

Deux mailles de capacité, complémentaires

Avant de comparer des notes, une distinction change tout : à quelle maille planifiez-vous la capacité ?

• Au groupe de compétences, au trimestre (la maille « macro ») : on planifie des groupes de compétences homogènes (une équipe data, une équipe sécurité IT…) sur une zone de temps partagée dans l'organisation — le trimestre — et à la maille du livrable, pour arbitrer entre équipes ce qu'on peut livrer ensemble. Car aucune équipe ne livre seule : c'est là qu'on pose les priorités inter-équipes. C'est le terrain d'AirSaas et des PPM.
• À la personne, au mois, dans l'équipe (la maille « micro ») : une fois ces priorités posées, chaque équipe descend au planning individuel — qui fait quoi, quel jour — sur un horizon court, dans ses outils d'exécution (Float, Jira, Resource Guru…). Float, Runn et Resource Guru sont les meilleurs sur ce terrain.
• Les généralistes (monday, Smartsheet, Asana, Microsoft Project) offrent une vue de charge par-dessus la gestion de tâches — pratique si vos projets y vivent déjà.

Les critères qui comptent (selon votre usage)

1. La maille : planifiez-vous des personnes (à l'heure, au jour) ou des projets (au trimestre, au portefeuille) ? Tout découle de là.
2. L'entrée : demande ou tâches ? Un outil d'arbitrage part de la demande de projets à scorer ; un outil de staffing part des tâches à affecter.
3. L'adoption : vos équipes tiendront-elles la donnée à jour ? Un plan de capacité périmé ne vaut rien.
4. La décision : l'outil aide-t-il à trancher en comité (scénarios, Go/NoGo) ou se contente-t-il d'afficher une charge ?
5. Les intégrations : respecte-t-il vos outils d'exécution (Jira, monday, Teams…) ou impose-t-il de tout ressaisir ?
6. La transparence tarifaire : un prix public par personne est un indice d'intention (staffing) ; « sur devis » est fréquent côté portefeuille.

Test DSI : que peut-on vraiment engager ce trimestre ?

Exemple fictif, à remplacer par vos données : après le run et les projets déjà engagés, il reste 20 jours à l'équipe Data, 10 à Sécurité IT et 18 à QA. Trois demandes nouvelles exigent au total 22 jours Data, 10 Sécurité et 21 QA. Même si Sécurité tient juste, Data manque de 2 jours et QA de 3 jours. Dire « toutes les équipes sont à 80 % » masquerait ces deux goulots. Il faut décider quelles demandes décaler ou redimensionner, puis faire valider les estimations.

Télécharger le diagnostic capacité DSI au format Excel : capacité brute, run, engagements, trois demandes par équipe et deux scénarios avec marges recalculées. Accès libre, sans formulaire. Il sert à préparer une revue, pas à remplacer le modèle détaillé de planification des personnes. Pour voir l'arbitrage dans AirSaas, consultez le scénario capacitaire produit.

Le comparatif en un coup d'œil

Notes relevées le 25 août 2026. Tarifs staffing en USD, « par personne / par siège » (indice d'intention). « n.s. » = trop peu d'avis pour être significatif. « — » = pas de fiche exploitable.

La matrice fonction par fonction

Le tableau ci-dessus compare l'usage et le prix ; celui-ci compare les fonctions, pour les 7 outils dédiés à la capacité.

Sources : pages éditeurs et fiches G2/Capterra (septembre 2026). La granularité d'allocation fine, l'API REST publique et l'application mobile native varient d'un outil à l'autre et ne sont pas toutes documentées : à confirmer auprès de l'éditeur selon votre besoin.

Au trimestre, entre équipes : arbitrer la capacité (macro)

Ici, la question n'est pas « qui est libre jeudi ? » mais « que peut-on livrer ensemble ce trimestre, avec les équipes qu'on a ? ». Les outils de cette famille planifient des groupes de compétences (pas des individus), à la maille du livrable, et confrontent la demande de projets à la capacité pour arbitrer entre équipes en comité.

AirSaas — l'arbitrage capacitaire orienté décision

AirSaas planifie la capacité à la maille qui manque le plus souvent : des groupes de compétences homogènes (équipe data, sécurité IT…), sur une zone de temps partagée — le trimestre, et au niveau du livrable (pas de la tâche ni de l'heure). Son « Quarter Plan » confronte la demande de projets (scorée, priorisée) à la capacité de chaque groupe, pour arbitrer entre équipes ce qu'on peut livrer ensemble — puis tracer ces décisions entre les Copil. Il se connecte à vos outils d'exécution (Jira, Asana, monday, Teams…) plutôt que de les remplacer. Conçu en France pour des ETI (Kiabi, Valrhona, Picoty…), certifié ISO 27001, hébergé en France.

• Points forts : arbitrage demande/capacité au trimestre, comitologie outillée (décisions, météo, points d'attention), utilisateurs illimités (adoption rapide), reporting généré en un clic.
• Prix : public — 60 € HT par projet actif et par mois, utilisateurs illimités.
• Limites (assumées) : AirSaas travaille à la maille groupe de compétences × trimestre × livrable ; le planning à la personne, au jour, se fait ensuite dans chaque équipe (sur ~1 mois), avec un Float, un Jira ou un Resource Guru — une fois les priorités inter-équipes posées. Et une base d'avis publics encore jeune : demandez à parler directement à nos clients.
• Pour qui : DSI, PMO et Codir qui doivent arbitrer, entre équipes et au trimestre, ce qu'on peut livrer ensemble — avant que chaque équipe ne planifie ses personnes.

Planview ProjectAdvantage & Triskell — la capacité dans un PPM complet

Les deux PPM que nous détaillons dans notre comparatif des logiciels PPM intègrent un module capacitaire riche (scénarios, simulation, capacité fine) au sein d'une suite complète. Planview ProjectAdvantage (ex-Sciforma, G2 4,2/5 · Capterra 4,4/5) vise les PMO grands comptes ; Triskell (G2 4,4/5 · Capterra 4,8/5), les ETI et grands comptes cherchant un paramétrage très poussé. Contrepartie commune, confirmée par les avis : une implémentation et une administration à budgéter. Tarification sur devis.

Au mois, dans l'équipe : planifier les personnes (micro)

Une fois les priorités arbitrées entre équipes, chaque équipe descend au planning individuel : qui fait quoi, quel jour, sur ~1 mois. Sur ce terrain — le quotidien des agences, ESN et équipes de services, mais aussi de toute équipe qui exécute — ces trois outils sont excellents (bien meilleurs qu'un outil macro pour affecter des personnes). Ils se facturent « par personne » : c'est la maille micro, complémentaire du trimestre.

Float — la référence du planning d'équipe

Float se présente comme « le logiciel de resource management n°1 » et les avis le confirment (G2 4,3/5 sur plus de 2 100 avis, Capterra 4,5/5 sur 1 600+). Vue claire de qui travaille sur quoi, affectations glisser-déposer, suivi des heures. Tarif affiché sur la page officielle Float le 6 octobre 2026 : Starter à 7 USD et Pro à 12 USD par personne planifiée et par mois. Vérifie la périodicité de facturation choisie avant de comparer ton coût annuel.

• Points forts : planning visuel très adopté, prise en main rapide, base d'avis massive et solide.
• Limites : c'est un outil de staffing — pas d'arbitrage de portefeuille ni de comitologie de décision.
• Pour qui : agences, studios et équipes de services qui planifient des personnes.

Runn — staffing et prévision financière

Runn se positionne sur « la gestion des ressources et le capacity planning » avec un fort volet prévision (charge future, projections de revenus). Capterra 4,8/5 (33 avis) ; sur G2, la fiche ne porte qu'un seul avis (non significatif). Tarif affiché sur la page officielle Runn le 6 octobre 2026 : Lite à 7 USD et Standard à 11 USD par siège ressource et par mois, avec un minimum de 20 sièges. Le montant dépend de la facturation mensuelle ou annuelle ; fais confirmer le total pour ton effectif.

• Points forts : prévision de charge et de revenus, bonne ergonomie, avis Capterra très positifs.
• Limites : jeune sur G2 (1 avis), et comme Float, orienté staffing/prévision plutôt que gouvernance de portefeuille.
• Pour qui : sociétés de services qui pilotent staffing et rentabilité au même endroit.

Resource Guru — la simplicité du scheduling

Resource Guru mise sur la simplicité : « rendre la capacité évidente, la planification flexible ». Excellentes notes (G2 4,6/5 sur 493 avis, Capterra 4,7/5 sur 540). Tarif parmi les plus accessibles : dès 5 $/personne/mois. Classé « employee scheduling » — le signal est clair.

• Points forts : prise en main immédiate, planning d'équipe clair, prix d'entrée bas.
• Limites : périmètre volontairement resserré au scheduling — ni portefeuille, ni arbitrage.
• Pour qui : équipes qui veulent un planning partagé sans usine à gaz.

Les généralistes avec une vue capacité

Trois plateformes de work management proposent une vue de charge par-dessus la gestion de tâches. Pertinentes si vos projets y vivent déjà ; moins fines sur l'arbitrage capacitaire pur. monday.com (G2 4,7/5 · Capterra 4,6/5, 9-19 €/utilisateur/mois) offre des vues « workload » no-code ; Smartsheet (G2 4,4/5 sur 22 700+ avis, dès 9 $/membre/mois) pousse le plus loin le resource management ; Asana (G2 4,4/5 · Capterra 4,5/5, dès 10,99 $/utilisateur/mois) propose une vue charge dans ses plans avancés. Microsoft Project (G2 4,0/5) reste l'option des environnements 100 % Microsoft, avec Power BI pour le reporting.

Smartsheet — le resource management des généralistes

Parmi les généralistes, Smartsheet est celui qui pousse le plus loin la gestion de ressources, via son module Resource Management (ex-10 000ft) facturé en supplément. On y modélise la charge par personne, on suit l'allocation et le budget projet — utile quand vos projets vivent déjà dans des feuilles Smartsheet. Ce n'est pas un outil d'arbitrage de portefeuille : la capacité y reste une vue, pas une décision inter-équipes, et le module capacitaire complet suppose un plan Business/Enterprise en plus de l'add-on. Prix d'entrée dès 9 $/membre/mois (annuel) ; G2 4,4/5 sur plus de 22 700 avis, Capterra 4,5/5 sur 3 500+.

Comment choisir : le guide par profil

Pour préciser votre besoin avant les démonstrations, le guide de choix d’un outil de plan de charge distingue le planning individuel de l’arbitrage entre équipes.

• DSI / PMO qui doit arbitrer entre équipes (que peut-on livrer ensemble ce trimestre ?) → AirSaas, à la maille groupes de compétences × trimestre × livrable ; ou un PPM complet (Planview, Triskell) pour une capacité très fine avec un projet d'implémentation.
• Puis, dans chaque équipe (planning des personnes au mois, une fois les priorités posées) → Float, Runn (avec la prévision financière), Resource Guru, ou vos outils d'exécution déjà en place (Jira…).
• Agence / ESN dont l'enjeu premier est de staffer des personnes → Float, Runn ou Resource Guru directement.
• Équipe dont les projets vivent déjà dans un work management → la vue charge de monday, Smartsheet ou Asana.
• Environnement 100 % Microsoft → Microsoft Project + Power BI.

Le piège classique : choisir l'outil le mieux noté plutôt que la bonne maille. Un excellent outil de planning à la personne ne dira jamais « que peut-on livrer ensemble ce trimestre ? », et un outil macro ne remplacera pas le planning d'équipe au mois. Commencez par la maille — macro entre équipes, puis micro dans l'équipe — la note vient après.