Roadmap DSI : Comment structurer votre pilotage projet grâce au Quarter Plan ?

Quarter plan : s’aligner d’abord sur sa capacité à faire

Être DSI dans une ETI en pleine croissance, c'est souvent naviguer entre le marteau et l'enclume. D'un côté, des métiers exigeants habitués à la proximité ; de l'autre, des équipes techniques dont les ressources ne sont pas infinies.

Comment passer d'une culture de l'oralité et de l'urgence à une gouvernance DSI structurée ? Sans heurts, sans grand soir, juste en se donnant des objectifs clairs et des règles de fonctionnement. 

C'est le défi que relève Laurent Citton, Directeur Général de GAMAC, l'ESN interne du Groupe Picoty (distribution d'énergie, 50 filiales). Dans ce retour d'expérience, il nous explique comment l'adoption d'un outil de Pilotage portefeuille projets (PPM) et, surtout, de la méthodologie du Quarter Plan, lui a permis de reprendre la main sur sa roadmap.

Le contexte de départ : La croissance forte avec peu de méthode et tout à l’énergie

GAMAC est passé en 10 ans de 6 à 35 collaborateurs. Une belle réussite qui a apporté son lot de complexité. À l'origine, la culture de l'entreprise reposait sur une très grande proximité : les utilisateurs demandaient, la DSI faisait.

Mais avec la croissance du groupe, ce modèle "à la demande" a atteint ses limites, créant une situation de blocage typique :

• La priorisation “au plus sympa” : "Celui qui avait les meilleures relations avec les développeurs obtenait ses évolutions," confie Laurent.
• L'engorgement : Tous les projets finissaient par être coincés, faute de véritable arbitrage.
• L'outillage inadapté : Laurent avait testé des outils très lourds dans ses autres postes (avec trop de temps de mise en œuvre), des outils trop légers (type Task management) ou le classique triptyque Excel/Jira/Powerpoint, sans succès.

La DSI avait besoin de sortir du flou pour structurer sa démarche.

Le challenge : Objectiver pour mieux prioriser

Pour Laurent Citton, l'objectif n'était pas seulement de trouver un logiciel, mais d'implémenter une nouvelle philosophie de gestion des projets. Il avait trois impératifs majeurs pour transformer son organisation :

1. Formaliser la capacité à faire : Arrêter de penser qu'on peut tout faire et prouver mathématiquement l'adéquation (ou non) entre la charge et les ressources.
2. Responsabiliser les métiers : Montrer aux parties prenantes que demander 40 projets sans priorisation est contre-productif.
3. Protéger les équipes de "Run" : Réduire les sollicitations quotidiennes intempestives en clarifiant les priorités validées.

La solution : AirSaas et la méthodologie du Quarter Plan

C'est en cherchant une méthode de priorisation que Laurent a découvert AirSaas. Ce qui l'a convaincu ? L'approche Quarter Plan.

Le principe adopté par GAMAC est simple mais radical : on planifie sur 3 ans, mais on s'engage sur des objectifs réalisables au trimestre.

1. Le découpage en Jalons (Milestones)

Fini les projets tunnels de 18 mois. La DSI découpe désormais les projets en jalons intermédiaires vérifiables. "C'est ce qui nous sert à mesurer l'avancement et que l'on présente aux parties prenantes," explique Laurent. Cela oblige aussi les équipes à découper leurs User Stories plus finement, en pensant à la valeur générée pour le métier. 

2. Le rituel de suivi et d’actualisation de la feuille de route 

Plutôt que de figer un plan annuel qui devient obsolète en février, GAMAC pratique une roadmap glissante et ce depuis 2 ans désormais. Le pilotage est dans Airsaas et les rituels sont animés à partir des smart views de la solutions. 

• Tous les mois : Une revue des jalons inscrits dans le Quarter Plan pour vérifier les engagements de tous et ajuster le tir si besoin.
• Tous les trimestres : Un bilan final "Prévu vs Réalisé" (Baseline) qui permet de capitaliser sur l'expérience et de s’engager sur des livrables dans le trimestre à venir.

3. La visualisation Capacitaire (Capacity Planning)

C'est le pivot de la méthode du quarterly planning. AirSaas permet de visualiser concrètement que "80 jalons dans le quarter, ça donne par exemple 800 jours pour les équipes, et nous n'avons pas 800 jours disponibles dans l’équipe". Cette fonctionnalité permet d'arbitrer factuellement entre le Run (maintenance) et le Build (projets).

Les résultats : Une DSI plus apaisée et alignée 

L'impact de la mise en place d'AirSaas et du Quarter Plan dépasse la simple gestion de tâches. C'est un changement culturel pour le Groupe Picoty.

• Une priorisation drastique : Le Comex a accepté de réduire la liste à 3 projets très prioritaires et 2 secondaires. Le reste est décalé, non par manque de volonté, mais par réalisme capacitaire.
  
  
• Crédibilité auditable (validé par l’audit ISO 9001) : Lors de l'audit de certification, alors que l'ISO est souvent mal calé avec les méthodes Agiles, AirSaas a permis de prouver la maîtrise du delivery et le suivi rigoureux des engagements.
  
  
• Sérénité des équipes : "Mes équipes ne sont plus sollicitées au jour le jour parce que les projets prioritaires sont clairs," note Laurent. Moins d'interruptions = plus d'efficacité.

"Ce n'est pas parce qu'on n'a pas fait un projet qu'on n'a rien fait d'autre. AirSaas permet de montrer aux parties prenantes la charge qu'on a vraiment dépensée et de valoriser le travail effectué."

Avant / Après AirSaas

Les 3 clés de succès pour implémenter AirSaas

Si vous envisagez de structurer votre démarche projet comme GAMAC, voici les conseils de Laurent Citton :

1. N'attendez pas pour le Capacitaire : GAMAC a attendu un an avant d'activer pleinement les fonctions de Capacity Planning. "Ça nous a changé la vie quand c'est arrivé," avoue Laurent. Commencez le plus tôt possible pour objectiver vos ressources et créer un choc capacitaire qui force les priorisations.
   
   
2. Découpez vos projets en livrables avec de la valeur : Ne créez pas des jalons de 6 mois. La granularité est la clé de l'agilité. Des jalons courts permettent de voir l'avancement et de rassurer les métiers et le Comex.
   
   
3. Utilisez la transparence comme bouclier : Montrez vos écrans AirSaas à votre Direction. Quand ils voient la charge dans le rouge, la discussion change de nature : on ne négocie plus des délais fantaisistes, on arbitre des priorités.

À propos de GAMAC (Groupe Picoty)

GAMAC est l'ESN interne du Groupe Picoty, acteur majeur de la distribution d'énergie en France (réseau de stations, distribution fioul/bois, etc.). Basée à La Souterraine (Creuse), GAMAC centralise l'informatique pour une cinquantaine de filiales, gérant à la fois les ERP, les infrastructures et le développement d'applications métiers spécifiques.