Aligner capacité à faire et demandes entrantes grâce à Quarter Plan

Quand Sébastien arrive en poste chez Altavia, l’entreprise a posé un plan de transformation à horizon 2030 et son périmètre, et l’a décliné en neuf streams principaux. Le rôle de Sébastien en tant que Group CIO ? structurer ce plan sous forme de roadmaps de grands projets IT.

Mais le DSI rencontre vite des challenges en termes de priorisation des projets et de capacitaire - sans parler des problèmes de visibilité et de communication autour de ce plan de transfo.. 

Il faut dire que la structure de l’organisation le rend assez complexe à mettre en œuvre. Sébastien peut s’appuyer sur plus de 40 collaborateurs dans l’IT Groupe, mais doit aussi collaborer avec d’autres acteurs : 

• Des référents IT locaux dans chacune des grosses business units, plutôt orientés vie de l’utilisateur au quotidien
• Des correspondants métiers dans chacune des grandes fonctions support de l’IT (Finance, RH, Achats…), orientés business process et applicatif

Face aux ambitions de l’organisation en matière de transformation, Sébastien prend un parti : celui de restructurer ses roadmaps trimestriellement, dans une démarche de Quarter Plan. Ses objectifs : faciliter la priorisation des directions, éviter la surcharge des équipes (et donc, l’échec des projets), et faire valoir une véritable démarche de transparence sur ce qui peut être réalié ou non sur les prochaines périodes.

Retour ici sur un premier Quarter Plan prometteur pour l’avenir.

Le contexte de départ : un plan de transformation à large échelle - mais peu structuré

Le plan de transformation d’Altavia est majoritairement constitué de projets au long cours, impliquant de nombreuses structures externes (cabinets, intégrateurs, prestataires…). 

Pour suivre ces projets, Sébastien met d’abord en place une revue bi-mensuelle où chacun prépare sa présentation PowerPoint. Au cours de cette réunion, chacun des participants met en avant ses problématiques, sa météo, son avancement, sa consommation budgétaire…  Résultat : ces bi-weekly durent 2h, chacun y parle dix minutes de son projet.

Au départ, ce rituel ne fonctionne pas trop mal. 

Et puis, comme dans toute transformation d’entreprise, les projets se développent, se chevauchent, prennent du retard, se suspendent faute de ressources. Sébastien et son équipe prend alors conscience des nombreuses dépendances cachées inter-projets. 

Le challenge : aligner la capacité à faire et les demandes entrantes

Sébastien prend alors toute la mesure du défi face à lui.

Il constate : 

• Une forte contention des équipes, qui ont beaucoup de run à gérer en plus des projets de transformation. Ils doivent absolument arrêter de se sur-commiter pour garder un rythme correct.
• Des demandes qui arrivent de partout. Les changements stratégiques et les demandes métiers arrivent de toutes parts, rendant difficile la planification de l’activité IT.
• Des interdépendances cachées qui font exploser les projets.

Sébastien commence par tester des premières actions pour traiter le problème.

Côté infra, data et cybersécurité, il met en place Jira. L’outil lui permet de mieux documenter le run et les sprints, mais aussi d’enclencher quelques sujets de transformation (notamment de modernisation des infrastructures).

Côté applicatif, il conçoit un macro-planning pour essayer de gérer les adhérences et les jalons des différents projets. Ce planning l’aide à gagner un peu en visibilité… mais pour peu de temps. Il se rend vite compte que les adhérences et les liens entre les équipes rendent ingérable ce type d’outil, tant les projets ont des impacts les uns sur les autres.

Sébastien a besoin d’avoir une visibilité plus macro sur l’avancement des projets, de pouvoir gérer la capacité à faire et de mettre en place une gestion de la demande plus structurée. Et c’est là qu’AirSaas entre en jeu.

La solution : le Quarter Plan pour gérer le plan de transformation à la maille du trimestre

Sébastien prend la décision de découper plus finement le plan de transformation d’Altavia : il met en place un Quarter Plan. Il s’engage alors dans une démarche qui lui permet d’obtenir des livrables intermédiaires, sur lesquels il (et par la même occasion son top management) a plus de visibilité, et qui lui donnent la capacité de réarbitrer les priorités au fil du temps.

Ainsi, il peut exposer visuellement à ses pairs la capacité par rapport aux demandes, et donc les impliquer beaucoup plus facilement dans la priorisation en continu les projets sur la base d’un capacitaire, et assurer une gestion plus rigoureuse de la demande.

Il lance la démarche Quarter Plan accompagné des équipes AirSaas. Dans un premier temps, des ateliers sont organisés : ils permettent de comprendre précisément les pain points des équipes.

Puis la solution Quarter Plan d’AirSaas est déployée. 

Grâce à l’outil : 

• Chaque équipe déclare en amont de la réunion de planification trimestrielle sa capacité à faire pour les projets
• Le jour J, chacun visualise les équipes en surcharge de travail, la répartition des efforts par équipes en demande. L’outil rend également visibles les arbitrages et les engagements pris par chacune des équipes.
• Sébastien peut suivre en continu le taux global de delivery et de l’exécution des projets, et ajuster les priorités en fonction des réalités rencontrées par les équipes sur le terrain.

Le 1er avril a lieu la première journée Quarter Plan d’Altavia. Toutes les équipes IT et tous les porteurs de projet priorisent collectivement les livrables à venir sur le trimestre, minimisent les risques de dérives, et s’engagent sur leur roadmap du Quarter.

Les résultats : une visibilité accrue et une communication améliorée

Dès la première journée Quarter Plan, les équipes constatent les bénéfices de cette démarche et de l’outil AirSaas : 

• La communication inter-équipes devient plus transparente. Chacun découvre des projets dont il n’avait pas connaissance !
• La charge de travail réelle des équipes IT est découverte - et non sans surprise ! Certains découvrent qu’ils dépassent de 300 % leur capacité réelle.

Suite à ce premier Quarter Plan, Sébastien prévient ses équipes : désormais, il ne suit plus les projets que sur AirSaas. Un moyen malin de créer un momentum autour de l’outil, et d’engager les équipes autour de la plateforme. AirSaas devient, au coeur de la démarche, la zone de vérité sur un projet donné, et notamment sur les projets transverses 

Désormais, Sébastien attend de voir les résultats du prochain trimestre.

De quoi donner plus de crédibilité à la DSI auprès des métiers, et d’améliorer le reporting de Sébastien.

Et pour ça, Altavia pourra compter sur l’accompagnement d’AirSaas jusqu’à fin 2025, sur trois Quarters au moins.

Avant / Après AirSaas

Les trois conseils de Sébastien pour réussir une démarche Quarter Plan

• Partir des pain points de l’équipe pour mettre en place le Quarter Plan, et faire adhérer à la démarche. Chez Altavia, il s’agissait des problèmes de capacity management et de gestion de la demande.
• Prendre le temps d’ancrer le Quarter Plan dans le temps. Il ne faut pas relâcher l’effort au bout d’un trimestre !
• Se faire accompagner. Si on essaye de le faire tout seul, on n'arrive jamais à sacraliser le temps. Qui plus est, un accompagnement externe donne un oeil neuf sur les process de l’entreprise, et est plus engageant pour les équipes.

À propos de Altavia

Altavia est le premier groupe indépendant en communication et marketing pour les retailers et les marques. Ses activités incluent la stratégie d'agence, l’aménagement de points de vente, et la stratégie de procurement (soit l’accompagnement des clients dans l'achat de supports print, la réalisation de bilans carbone…).