Rationaliser les rituels autour du portfolio projet

Clément Royer
DSI - ICT MANAGER chez Chiesi France
Chiesi France
Gestion des projets
Date Testimonial
22.10.23
6500
Nombre d’employés
6500
Santé-Pharma
Secteur
Santé-Pharma
6500
Utilisateurs AirSaas
10
La météo projets
Fonctionnalité préférée
La météo projets

On est passé de “rien” à une roadmap consolidée, à jour en temps réel et qui vit. La base de tout ce dont on rêve en tant que DSI. Le truc se fait tout seul “sans les mains” !

Clément Royer

Directeur des Systèmes d’Information - ICT MANAGER Chiesi France -
Utilisateur AirSaas

Avant / Après AirSaas

Avant AirSaas
1

Smartsheet projets non actualisés avec des et initiatives sans budget

2

Une réunion revue de portfolio qui débordait

3

Une vision statique des projets au format powerpoint

4

Des silos d’infos au sein des équipes tech IT (infra) et IS (Fonctionnel)

Après AirSaas
1

Une roadmap consolidée, à jour en temps réel et qui vit

2

Une meilleure focalisation pendant la revue de portefeuille sur le delta des projets grâce à l’usage de la météo

3

Plus aucun powerpoint et un outil adapté pour communiquer avec la direction sur les projets

4

Une meilleure anticipation des besoins internes “Moins de rework”

Le contexte : chiffres clés, entreprise etc.

CHIESI est un groupe familial biopharmaceutique italien. Avec 85 ans d'existence, il regroupe près de 6 500 collaborateurs dans le monde.  Chiesi a réalisé un chiffre d'affaires atteignant près de 175 M€ en 2022. Outre la certification « B-Corp », depuis avril 2021, CHIESI France est le premier laboratoire pharmaceutique "Société à Mission".

Son siège social est basé à Bois-Colombes (92) et l'usine Française à la Chaussée-Saint-Victor près de Blois (41). La filiale France regroupe plus de 350 collaborateurs (230 personnes au siège et sur le terrain/26 personnes en R&D/103 personnes à l'Usine).

Le Challenge : rationaliser les rituels autour du portfolio projet

« J’avais des initiatives, mais sans budget. Ces sujets étaient principalement liés à l’infra. On était vraiment sur comment finir l’année !  Je me suis dis, pas deux fois ! »

Pour la gestion du portfolio projet et initiatives, à son arrivée Clément a découvert un smartsheet avec des projets mais qui n'étaient pas actualisés et sur lequel il n'avait pas forcément de budget en face.

Il est alors reparti à la base avec l’équipe, ils ont mis toutes les initiatives sur des post-its. Puis sur un planning projet et enfin, ils ont ajouté un budget.   

Sur la vie des projet, il existait un fichier powerpoint mis à jour une fois par  semaine. Ritualisé avec toute l’équipe.

L’un des challenges collectifs a alors été de s’outiller pour éviter que la réunion ne déborde du timing prévu. En effet l’outil de présentation incitait à (re) parcourir à chaque revue l'ensemble des slides. 

La solution : La météo pour voir le delta sur la vie des projets avec AirSaas

« On a re simplifié et mis des règles sur nos rituels de revue de projet en proposant, de ne  voir que ce qui avait effectivement changé, c’est la météo projet en fait ! »

Implémenté depuis seulement trois mois pour Clément, cet usage d’AirSaas est déjà commun à toute l’équipe : 

C’est aujourd’hui le seul indicateur que je demande aux équipes de remplir. C’est le must, il faut que ce soit à jour.»

Clément leur a posé dans leurs agendas un reminder d’un 1/4 d’heure le lundi matin.

« Je leur ai dit qu'on n'avait pas le droit à l’échec sur ce sujet-là et qu'il fallait que ça fonctionne.»

Ils consacrent à la revue de projet désormais 1h par semaine tous ensemble. Chacun dispose de quatre minutes chrono avec le delta à présenter uniquement. Dès que ça dépasse les 3/4 minutes sur un sujet…réunion séparée…temps mort on « parque ».

Il souligne qu’en complément de cette première simplification, ils ont également pu supprimer la journée mensuelle de revue de projet qui avait les mêmes symptômes de débordement.  Il confie qu’ils en ont profité pour “en finir avec les power point”.^^

«On est passé de « rien » à une roadmap consolidée, à jour en temps réel et qui vit. La base de tout ce qu’on rêve en tant que DSI. Le truc se fait tout seul «sans les mains » !  C’est à dire que je prend à n’importe quel instant T du sujet, je montre AirSaas à n’importe qui dans la boîte et c’est à jour. Au maximum, il n’est pas à jour depuis deux semaines. Mais les projets sont là, les statuts sont là, les points d’attentions, la météo.  Finalement c’est mon outil pour communiquer avec mon boss sur les projets.» 

Créer des espaces de communications pour « désiloter » au sein de la DSI elle même

Clément le souligne, même si on est dans une même équipe, parfois ça peut rester un peu "siloté".

« Quand tout le monde a le nez dans le guidon, on ne prend pas le temps de communiquer. AirSaas nous aide à nous aligner et à communiquer».

Pour eux cette revue est un temps efficace où on se pose en présentant  « qu'est ce qui s'est passé la semaine dernière/ qu'est-ce qui va se passer dans la semaine? »

Pour notre DSI, le fait d’avoir toutes les semaines un échange d’une heure avec ce support permet de mieux anticiper les besoins.

Outre l’équipe tech, aujourd’hui il partage son usage de la solution AirSaas avec le Directeur financier et le DSI monde du groupe Chiesi. Pour l’instant : « Avec les autres directions c’est sporadique, cela vient tout doucement».

La prochaine étape consistera à piloter avec les décisions et les jalons et à copiloter avec les métiers.

Le but c’est d’engager les métiers avec les projets. Montrer l’activité dans un premier temps puis être acteur du projet.

« AirSaas, c’est un outil pour faire de la gouvernance projet sans powerpoint.  Je m’en sers pour communiquer avec mon boss sur les projets ! » 

Section Bonus : 

Votre fonctionnalité préférée ?  La vue tableau 

Vue tableau AirSaas
Vue tableau

Ce qui me plait  énormément c’est la vue tableau qui vient d’arriver. C’est pour moi le résumé de ce qu’est AirSaas l’essence, le “nectar de l’outil”

“Ce tableau c’est le top pour la revue des projets. On peut visualiser les données relatives à l'ensemble des projets du portefeuille dans une vue macro avec un maximum d’éléments qu’on peut organiser facilement.” 

Présenter AirSaas à un DSI qui ne le connaît pas ?

En une phrase « pitch », pour Clément  “c'est un outil pour faire de la gouvernance projet sans power point.”  J’explique que c’est un template et à jour tout le temps. Il n'y a pas de « rework » en fait.

Une feature qui m'intéresserait dans le futur ? 

«J’ai “attaqué” AirSaas en power BI pour ma gestion budgétaire notamment du Capex et du reste à engager. Ce qui me manque c’est les champs customs pour pouvoir faire un pont avec les outils SAP et les outils budgétaires du groupe.»

Encadré Bio Express - Clément Royer

Clément Royer DSI Chiesi France et utilisateur AirSaas

Diplômé de L'ESIEA,  ancien Directeur IT du groupe groupe pharmaceutique SERB, Clément est depuis près de deux ans DSI - ICT MANAGER de la filiale Française du groupe Chiesi. Il a en, en accord avec sa direction, une activité occasionnelle de consultant indépendant.

Cette singularité lui permet de s’ouvrir à de nouvelles démarches et outils. C’est d’ailleurs grâce à cela qu’il a découvert AirSaas et a pu en faire profiter son entreprise.

“Il y a bien entendu un grand nombre de risques au sein d’une entreprise, dont le fameux risque financier. Néanmoins, le risque IT et le risque cyber sont devenus, en quelques mois, les risques numéro 1 de la liste.”

Alain Gaudefroy

CIO

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