Leader français de l'événementiel opérateur de grands salons professionnels comme la Foire de Paris, le salon de l’agriculture, de l’étudiant, de l’auto, mais aussi pour l’agroalimentaire, la mode… et même des rencontres d’affaires spécialisées comme les Assises de la Cybersécurité. Le groupe français spécialiste de l'événementiel est en forte croissance, avec plus de 150 événements professionnels et grand public et 69 marques dans 22 pays.
Arrivé dans un contexte de dette technique et managériale forte, avec de gros projets data, Stephan a cherché à éviter les pièges traditionnels de la relation entre l’IT et les métiers en mode “inventaire à la Prévert”.
Dans ce contexte d’accélération digitale l’enjeu clé a été d’agir et collaborer rapidement Cela a nécessité de placer la DSI et les métiers dans un mouvement continu d’adaptation à l’environnement. Pour Stéphan ce mode d’organisation est difficile, voire impossible à faire avec word excel et powerpoint !
Lors de la crise COVID, le cœur de l’activité de Comexposium a été stoppé. L’expert de l’événementiel en a profité pour réorganiser à la fois les métiers et la DSI.
Dans la réorganisation de l’activité de la DSI et des métiers engagée lors de la crise Covid un des axes de travail portait sur les sujets SI/Digitaux et en particulier la fiche projet.
La réponse apportée a été de mieux structurer des fiches de cadrage et de suivi.
Stéphan a dans un premier temps introduit un portfolio sous excel, avec une fiche projet contenant la météo, le chiffrage, gains attendus, etc.
Ces fiches aux formats Excel, et reporting au format PowerPoint n’arrivaient pas à répondre à la question : mais ou est ce que ça en est ? Quelles sont nos priorités? Et finalement n’arrivaient pas à impliquer à la fois les métiers et l'exécutif.
C’est à ce moment-là que Comexposium a recherché sur le marché un équivalent digitalisé à la fiche projet. Il ne cherchait pas un outil complexe type tout en un, avec un trop grand scope type périmètre budget, projet, planning, cartographie applicative, …pas un ERP de la DSI ! Juste, un portfolio digitalisé avec des fiches de projet. Et des features de reporting projet automatisé.
L’intégration d’AirSaas s’est déroulée en deux grandes phases : une première impliquant DSI+métiers qui a duré à peine deux mois. Et aujourd’hui une seconde étape impliquant la direction générale.
Pour Stephan “la clé c’est de fournir de l’information pertinente et d’avoir les moyens de la faire vivre au fil de l’eau, car on n’a pas besoin d’attendre qu’un CODIR ou un Comité projet se réunisse pour communiquer sur ce qui se passe.“
Notre DSI le rappelle, le challenge de l’implication des métiers dans les projets n’est pas résolu uniquement par un outil, aussi utile soit il.
Néanmoins, Comexposium a pu profiter de l’implémentation de l’outil pour définir des rôles et prérogatives clés pour chaque partie prenante des projets.
Aux côtés de l’outil, quatre instances de pilotage et rituels associés sont animées :
Comité DSI, comité métiers, comités de directions et "Quarterly Business Reviews" (QBRs).
Dans cette instance Comexposium a créé deux types de réunions, un comité opérationnel ou ils ne travaillent que sur des sujets de production incidents, exploitation, support, on est là sur les opérations de chaque projet uniquement.
Le second comité est organisé une semaine sur deux. Là, les équipes sont sur AirSaas avec une orientation plus “DSI”. À noter que parmi les bonnes pratiques Stephan demande aux équipes de mettre à jour l’outil la veille de ce comité.
“Dans notre comité DSI on fait le tour directement dans AirSaas des points de vigilance, succès et décisions à prendre sur les projets.”
Ces instances sont verticalisées par grand métier : sales, marketing, finance, etc.
Tous les référents de chaque métier sont impliqués dans l’utilisation d’AirSaas et la qualification des projets. Ils ont entre autres comme prérogatives de passer par l’outil pour mettre à jour les données clés un peu avant les comités. L’objectif est d’avoir sur tous les projets une équipe DSI/Métier/sponsor.
Dans cette instance, c’est un usage différent, on est à la demande, grâce au suivi depuis AirSaas je peux fournir une vision à jour en temps réel.
Dans cette instance deux aspects sont ciblés en priorité : L’évolution du budget et des priorisations avec le président en fonction des business case.
Le rituel de quarter business review (QBR) est désormais géré avec l’appui de la plateforme. Tout ce qui n’est pas à jour dans AirSaas ne peut pas passer en QBR.
Sa facilité d’utilisation ! Avec AirSaas on évite le côté ERP de la DSI, la simplicité c’est le point fort.
Aujourd’hui, l’outil permet à Comexposium de faire de la gouvernance projet, du programme et bientôt du transverse. Interfacé avec teams pour la com. et avec un outil de gestion de planning projet comme wrike, jira ou asana, ils disposent avec ce HUB d’une vision globale de la stratégie à l'exécution, cet outil est devenu un “must have” des équipes DSI/Sponsor/DG.
En fonction des jours, j'apprécie deux fonctions. La première, c’est la vue du portfolio complet. Ce que j’aime bien quand j’arrive dessus c’est d’avoir l’ensemble de mes fiches projets en une seule vue kanban. Avoir sous la main, tous les projets avec les différents comités métiers, c’est super plaisant ! Il y a vraiment un côté organisé et visualisation directe qui aide à s’y retrouver.
L’autre fonctionnalité à laquelle je pense c’est le flux d’alertes en haut à droite d’AirSaas, sur la petite cloche🔔. J’y retrouve la remontée de toutes les alertes, c’est vraiment ma fonction préférée. Voir les petites pastilles vertes, ça répond à la question Qu’est ce qui s'est passé aujourd’hui ?
Cela a été assez simple à évaluer. Nous avons regardé le temps passé par le PMO externe qui nous prenait 2 à 3 jours par mois pour consolider le fichier du portfolio excel et rendre compte de l’état des lieux de l’exécution des projets dans un PowerPoint, au risque d’oublier les décisions importantes à prendre.
Rapportés au prix des licences AirSaas, nous avons un retour sur investissement clair.
D’autant plus que désormais le temps de mission du PMO est utilisé pour animer le processus de travail des comités et impulser une dynamique autour de la solution !
Oui, je pense que pour l’instant il y a une petite pierre manquante. C’est la capacité de faire des comptes rendus transverses sur plusieurs projets. Soit au niveau d’un programme, soit au niveau transversal métier. En effet, lorsque nous produisons notre relevé d’information décision et actions (RIDA) à l’issue d’un comité métier versus un projet c’est ce qui me manque aujourd’hui. Ceci étant nous avons la possibilité de contourner ce point en créant un projet transverse. J’ai noté que cette feature était prévue dans la feuille de route communiquée par l’éditeur sur son club des utilisateurs en ligne.
Diplômé de l’école d’ingénieur ISIMA, Stephan commence sa carrière au sein du groupe Loxam au sein duquel il évolue en prenant la direction du département l’IT, participant ainsi à l’accélération de la performance du système d’information. Après trois ans à la DSI au sein de Mazars, il intègre SCC France où il coordonne la transformation des systèmes d’information. En 2019, Stephan Boisson rejoint le groupe Comexposium en tant que DSI Groupe. Dès lors, il participe à sa stratégie de croissance, d’internationalisation et à la mise en œuvre des outils permettant l’hybridation du travail.
« On cherchait un outil simple et pas usine à gaz »
DSI adjoint Chambre des Notaires de Paris
“Il y a bien entendu un grand nombre de risques au sein d’une entreprise, dont le fameux risque financier. Néanmoins, le risque IT et le risque cyber sont devenus, en quelques mois, les risques numéro 1 de la liste.”
CIO
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