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Portfolio management : Pourquoi il faut en finir avec excel !

Publié par
Jérôme Dard
Le
17/3/2023
Le Blog AirSaas
Fichier smartsheet où l'art de perdre son audience, et ses priorités au sein de plusieurs projets
Fichier smartsheet de pilotage projet où l'art de perdre son audience, et ses priorités au sein de plusieurs projets

DSI/PMO, avez-vous déjà présenté ce genre de fichier en réunion ?

Gérer un portfolio et la gestion de projet sur Excel, c'est un peu comme si votre Directeur financier vous présentait son tableur pour le suivi de la trésorerie ! C'est son outil...pas le vôtre, encore moins celui qui embarquera les parties prenantes d'une transfo. transverse par nature.

C'est limité, non communicatif, pas transparent, ni compréhensif...

Ça ne permet pas de partager l'état des lieux des projets et de se projeter collectivement sur une feuille de route.

Notre conviction : le portefeuille de projets moderne sert à mettre en valeur votre activité et à convaincre ! Car oui, la notion de marketing de la DSI ça compte.

Cependant, de nombreuses organisations s'appuient encore sur ce logiciel de gestion obsolète  pour gérer leurs feuilles de route, capacité à faire, objectifs, ressources, suivi, budget, tâches et activités de pilotage. 

Oui on a le droit de commencer sur des logiciels de gestion comme Excel, pour soi, puis exporter sur un project portfolio management "sexy" pour les autres !  

Quatre raisons pour lesquelles Excel a atteint ses limites pour votre project management office :

Excel ou la star du shadow it projet dans les entrepriss - Source : Foutu code
Excel ou la star du shadow it projet dans les entrepriss - Source : Foutu code
  • Fonctionnalités limitées : Excel est limité dans ses fonctionnalités et ne peut pas fournir une vue complète du portfolio de projets. Il n'est pas conçu pour gérer de grandes quantités d'infos et, à mesure que le nombre de projets dans un portefeuille augmente, Excel devient plus difficile à gérer.
  • Sujet aux erreurs : Excel est sujet aux coquilles et celles-ci peuvent être coûteuses. La moindre erreur peut entraîner des erreurs importantes, entraînant une analyse des données et des décisions de projet incorrectes. La saisie manuelle, le copier-coller et les erreurs de formule sont quelques-unes des erreurs courantes dans Excel.
  • Prends du temps : La gestion de portefeuilles dans Excel prend du temps. Excel nécessite une saisie manuelle et les infos doivent être saisies et mises à jour manuellement. Ce processus est répétitif et chronophage, ce qui entraîne des retards dans l'achèvement du projet.
  • Manque de collaboration : Excel n'est pas un outil coopératif par défaut. Il est difficile de partager des fichiers Excel et de travailler simultanément. Cela crée des contraintes et lacunes dans la communication, ce qui entraîne de la confusion et des informations contradictoires.

Quatre avantages du project portfolio management pour les entreprises :

logiciels de gestion de projet et aide à la gouvernance de programme
Logiciels de gestion de projet et aide à la gouvernance de programme

Un logiciel de gestion de portefeuille offre aux utilisateurs, clients internes, une suite d'outils et processus conçus pour aider les entreprises et les organisations à gérer efficacement leurs feuilles de route. Voici une sélection, forcément subjective, des quatre avantages clés de l'utilisation du logiciel PPM pour la gestion de votre portefeuille de projets :

Visualisation en un clin d'œil de toutes les informations clés dans une seule plateforme collaborative

  • Le logiciel PPM offre une gestion centralisée des infos, offrant une vue complète des portefeuilles de projets. Fini le téléchargement de la dernière version du fichier via le sharepoint ou l'attente du prochain comité ! Toutes les datas des projets sont stockées dans un emplacement unique, ce qui facilite leur accès et leur analyse.

Facilitation de la coopération et prise de décision :

  • Le logiciel PPM est conçu pour favoriser la coopération. Les membres de l'équipe peuvent partager des informations, collaborer sur des tâches et communiquer efficacement. Cela conduit à une meilleure capacité de prise de décision et à une réalisation plus rapide du projet.

Gain de temps sur les reportings projets :

  • Le logiciel PPM offre des rapports en temps réel, fournissant des informations de suivi du projet précises et à jour. Des rapports peuvent être générés instantanément, fournissant des informations sur les performances et l'état du projet entre les différents comités. #data accessible, co éditable.

Saisie automatisée des données projet :

  • Le logiciel PPM automatise la saisie des données présentes dans votre SI et vos Saas, réduisant ainsi le risque d'erreurs d'un utilisateur et permettant de gagner du temps. Les données projet sont automatiquement mises à jour, éliminant ainsi la nécessité d'une saisie manuelle.

💬« Je n'ai plus de copier-coller Excel à power point à me faire ! »

🥳 C'est le cri du cœur d'un DSI entendu lors d'une démo de notre produit.

Les usages modernes d'un portfolio management (sans Excel)

De notre point de vue l'un des aspects essentiels de la gestion de projet est la gestion de portefeuille trop souvent négligée car faisant appel à une ressource critique de votre entreprise...son top management ! On focalise trop sur les silos horizontaux à "craquer" en oubliant bien souvent l'angle mort, les silos verticaux ! Le fameux legacy des structures organisationnelles et fonctionnelles ! 

Un outil de portfolio project management n'est pas un ERP pour la DSI !

project portfolio management : le périmètre fonctionnel général
project portfolio management : Le périmètre fonctionnel général

Ce schéma présente les huit macros activités potentielles d'un outil PPM global qui intègre de très nombreuses fonctionnalités.

Ceci étant, si un outil PPM moderne s'adresse à chaque personne, à toute l'entreprise, il ne fait tout pour autant, attention aux surpromesses !

Au-delà du concours de fonctionnalités et du fantasme de l'outil "one size fits all" à tout faire, nous prônons chez AirSaas la simplicité, l'efficacité et l'adoption rapide par chaque utilisateur, pas que le chef de projet !

C'est pour cette raison que nous proposons des intégrations avec les meilleurs outils métiers dans leurs catégories (best of breed). Ceux utilisés par vos différentes directions concernées par la transformation. Sans tous les citer voici quelques-uns de ces logiciels phares auxquels vous pourrez vous connecter avec AirSaas :

  • Gestion de projet et tâches : Wrike, Jira, Asana, Monday, etc,
  • Gestion de tickets et support : Service Now, GLPI, Jira service management,
  • Synchro calendrier : Outlook et Google Calendar
  • Communication : teams et slack,
  • Gestion de fichiers : sharepoint et google drive,
  • Tracking de temps : Gryzzly, Luccca, Tempo,
  • etc.

N.B. : certains le sont déjà d'autres sont en cours d'intégration

utilisation de AirSaas avec l'écosystème d'intégration
Utilisation de AirSaas avec l'écosystème d'intégration

Les outils de PPM : un framework dédié à la gouvernance

Rappel théorique : La gouvernance de projet est un ensemble de processus, de structures et de décisions qui régissent la manière dont les projets sont gérés et contrôlés au sein d'une organisation. Elle permet une approche du pilotage cohérente et coordonnée pour la gestion de projets, de programme ou de portfolio de plusieurs projets, en veillant à ce que les objectifs de votre entreprise soient atteints efficacement.

Au-delà d'une définition "à la sauce" project management institute, il faut retenir les mots-clés cohérence, coordination et efficacité. Et qu'on pose un cadre pour adresser plusieurs projets en simultané sans y laisser sa santé !

Nous pensons qu’à l'image d'un chef de projet, nos CODIRS et COMEX ont besoin de se concentrer non sur la gestion de projet mais sur le cœur de leurs prérogatives, sur les rôles de gouvernance : stratégie, prévision des risques, budget, portée des projets, décision, vision, investissement, gestion des ressources, communication, etc. De quoi occuper une personne, une équipe, des ressources et des logiciels en effet !

L'exemple de répartition des usages entre AirSaas synchronisé avec Asana

Mise en œuvre de la gestion de Portefeuille de projets et gestion de projet - les fonctionnalités
Mise en œuvre de la gestion de Portefeuille de projets et gestion de projet - les fonctionnalités.

Là où les logiciels Excel et PowerPoint s'attachaient à donner à voir un fichier façon statique dans un logiciel de gestion isolé, une plateforme de PPM moderne permettra à la gouvernance de jouer son rôle de pilotage au sein d'un écosystème programme et projet au niveau d'une entreprise.

À l'image du GPS qui aide au pilotage, un outil pensé pour faciliter la gouvernance sera votre "garde-fou" pour prévenir les excès de mauvaises pratiques dans les entreprises.

Les outils de PPM : la réponse à la prolifération de projets transverses

Donner à voir simplement ce qui est en cours dans plusieurs projets facilitera une allocation efficace des ressources. En effet le portfolio management aide à allouer les ressources équipes de manière optimale pour obtenir les meilleurs résultats possibles. Il permet de mieux planifier les ressources et de les affecter aux projets ou programmes les plus critiques pour l'entreprise.

Priorisation des projets : Le portfolio management permet de prioriser les projets ou programmes en fonction de leur valeur pour l'entreprise. À l'image des fonctionnalités de tris croisés dynamiques dans Excel les différentes vues permises par un outil "ad hoc" permettront de choisir les projets les plus pertinents en fonction de leur statut, de leurs actus, des modifications de jalons, de la gestion des ressources dans les équipes de leur contribution à la stratégie de l'entreprise et de leur retour sur investissements potentiel. Bref, un pilotage non pas des tâches, mais permettant de réellement se baser sur des priorités pour une équipe.

lost in pilotage - Utilisateur chechant à gérer plusieurs tâches / projets d'inno/transfo avec un tableau ^^
Lost in pilotage - Utilisateur cherchant à gérer plusieurs tâches / projets d'inno/transfo avec un tableau ^^

L'abus d'Excel a parfois réussi le challenge de faire disparaître le sens même du travail des responsables DSI/PMO/PM.

Les outils de PPM : la solution pour digitaliser ses fiches projets

À l’opposé donc de ce "tue l'amour" qu'a pu être le tableur, adopter un outil désigné pour les besoins d'une gestion de portefeuille de projets facilitera la diffusion d'une culture de partage vs reporting au sein des entreprises. C'est tout l'enjeu de l'adoption qui est soulevé ici. Si les responsables y trouvent un bénéfice, les équipes projet feront plus facilement remonter les infos opérationnelles, les besoins et exigences du terrain pour permettre aux CODIR/COMEX d'avoir une vision cohérente, consolidée.

Les outils de PPM : le levier pour développer la transparence et l'engagement

Objectif transparence sur l'échange d' informations dans les entreprises - améliorer la gestion de projet

En gestion de projet, maintenir une situation de communication régulière avec les parties prenantes ce n'est pas leur envoyer ou présenter un tableau de tâches à faire !

À plus d'un titre la communication efficace est essentielle en entreprise pour la réussite de tout programme de transformation ou projet transverse. Il est important de maintenir une communication régulière avec toutes les parties prenantes impliquées dans le programme ou le projet pour s'assurer qu'elles sont informées du niveau d'avancement par rapport aux objectifs, des résultats et des progrès. La communication doit être transparente et efficace pour éviter autant que possible les malentendus et les conflits. Le support d'une plate-forme peut vraiment aider les équipes.

Suivi et évaluation : Le portfolio management permet à tout le monde de suivre les performances des projets ou programmes et de les évaluer en termes de résultats, de coûts et de bénéfices. Ce suivi permet d'identifier les écarts par rapport aux objectifs fixés et de prendre des mesures correctives si nécessaire.

Résumé - le portfolio project management moderne est le nouveau "must have"  

En conclusion de cet article portfolio project management pourquoi il faut en finir avec Excel, nous pouvons le dire clairement : Excel est un outil "siloté" et obsolète pour la gestion des activités et tâches autour du portefeuille projets.

Cet outil vient de fêter ses 45 ans !

Pour la prochaine décennie ...vous avez le choix ! À l'heure de chat GPT4, des multicloud, du saas... Le nouveau "must have" n'est plus excel depuis bien longtemps, mais certaines organisations continuent à piloter leur gestion de portefeuille et de projets avec !

Votre portfolio doit être "compris" !  Inutile de garder votre licence Excel !

En tant que CIO/DSI/PMO, vous mesurez l'importance d'une équipe de gestion de projet efficace. Vous savez également que la gestion du cycle de vie du projet n'est pas une seule tâche unique, statique mais une combinaison de plusieurs pratiques, chacune nécessitant une attention aux détails et à la dynamique humaine derrière les outils. Dans une organisation, sans l’humain, tout est vain !

Si les logiciels de gestion comme Excel permettent d’accéder à ces démarches, le logiciel PPM sera votre meilleure option pour le pilotage et la gestion de plusieurs projets au niveau de portefeuille, offrant à une équipe une gestion centralisée du programme de transfo, des ressources, des informations, objectifs, une saisie automatisée, des rapports en temps réel et une facilitation de la coopération vs un contrôle des tâches de gestion de projet classique.

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