PI SAFe : 8 bonnes pratiques pour réussir votre planning

Vous gérez un portefeuille de projets, et vous rencontrez toujours les mêmes problèmes : vous planifiez en amont chaque étape, mais vos projets bloquent faute de ressources disponibles ou à cause de dépendances qu'il était difficile d'anticiper.

Ce n'est pas une fatalité ! Et si vous vous inspiriez de la démarche agile appelée "PI SAFe" pour régler ces soucis ?

Découvrez ici ce qu'est un PI, et les clés de succès pour mettre en place votre prochain PI Planning sans peine. Pour situer votre train, consultez aussi l'état des lieux de SAFe en France (667 trains).

Qu'appelle-t-on PI SAFe ?

Pour commencer, quelques rappels sur ce qu'est un PI SAFe sont de bon ton.

PI SAFe & PI Planning : de quoi parle-t-on ?

On appelle PI ou Program Increment (et Planning Interval depuis la version 6 de SAFe) un espace de temps donné, lors duquel des équipes (aussi appelées "Agile Release Train", ou ART, dans la méthode agile) planifient, développent, testent et obtiennent du feedback sur une solution qu'elles développent. On parle de "PI SAFe" car le concept de Program Increment fait partie du framework agile dit SAFe (Scaled Agile Framework).

Pendant l'espace de temps qu'est le PI SAFe, le train planifie, met en œuvre, évalue et ajuste la solution développée, sous forme d'itérations.

Si l'on s'en tient à la méthodologie SAFe, un PI dure entre 8 et 12 semaines. Cependant, si vous n'appliquez pas directement ce framework, vous pouvez tout à fait adapter cette temporalité à celle de votre entreprise - par exemple, en déterminant qu'un PI dure un trimestre. Cela n'empêche pas le principe des sprints par itérations plus courtes, et de livraisons plus fréquentes, de continuer pour l'équipe de développement.

L'un des moments-clés d'un Program Increment est le PI Planning. Il s'agit d'une cérémonie collective, qui vise à planifier à l'avance tout le PI et ce, collaborativement, avec toutes les parties prenantes impliquées dans le développement de la solution.

Un PI Planning rassemble ainsi tous les acteurs majeurs du Agile Release Train, à savoir :

• Le Product Management (dont les Product Owners)
• Les Scrum Masters
• Les représentants des métiers
• Le sponsor du projet

Le PI Planning peut être appliqué au développement informatique, mais aussi à tout type de portefeuille projet.

Les avantages d'un bon PI Planning

Que vous suiviez la méthodologie agile SAFe "from the book", ou que vous cherchiez simplement une pratique de gestion de projets plus efficace, le PI Planning peut vous apporter de grands bénéfices.

Un PI SAFe bien organisé vous permet notamment de :

• Bien définir vos priorités stratégiques, en alignant toutes les parties prenantes de vos projets
• Favoriser la collaboration, notamment sur des projets transversaux
• Obtenir une vision claire et réaliste des projets, en mettant en place des objectifs mesurables : de quoi éviter l'effet tunnel
• Booster l'engagement de toutes les parties prenantes, ce qui favorise l'avancement de votre transformation d'entreprise
• Anticiper les risques et les blocages, en identifiant les interdépendances des projets : idéal pour répondre au manque d'agilité que la plupart des entreprises rencontre
• Rentrer dans un processus d'amélioration continue, grâce à de précieux feedbacks des différentes équipes
• Accélérer la livraison de valeur - conséquence de tous les bénéfices précédents !

8 essentiels pour réussir votre PI Planning

Pas besoin de lire le manifeste agile pour lancer votre propre démarche de PI SAFe ! Grâce aux conseils suivants, vous pouvez adapter la méthodologie SAFe à votre organisation.

Avoir une vision claire des priorités stratégiques

Avant même que votre PI Planning ne commence, vous devez avoir une vision précise des priorités stratégiques de votre projet - et, à plus large échelle, de l'environnement dans lequel il est déployé.

La direction ou les Business Owners doivent définir et communiquer les objectifs du PI SAFe. C'est le rôle du responsable de l'organisation du PI Planning d'aller demander à tous les directeurs des métiers impliqués quelles sont leurs priorités stratégiques, et quels sont leurs points de tension qu'ils voudront aborder pendant la réunion.

Prenez aussi le temps de vous pencher sur votre roadmap produit. Les priorités à moyen terme doivent être établies pour guider les équipes dans leur planification. Vous devez avoir en tête les features, et les avoir priorisées. Attention cependant à ce qu'elles soient matures, faisables, compréhensibles et chargées.

Anticiper les blocages potentiels

Si possible, avant votre PI Planning, commencez à identifier les blocages qui pourraient avoir lieu lors des discussions.

• Analysez les risques, en préparant une matrice des risques du projet.
• Anticipez les goulots d'étranglement, en identifiant les dépendances potentielles entre les équipes. Ces interdépendances seront discutées pendant le PI Planning.
• Préparez les réponses aux questions techniques, et anticipez les contraintes externes du projet.

Organiser une logistique sans faille

La logistique est essentielle au bon déroulement d'un PI Planning. L'idée : mettre tout le monde dans les meilleures conditions pour pouvoir se projeter sur la période du PI SAFe à venir.

Pour cela :

• Choisissez une date où toutes les parties prenantes sont bien disponibles.
• Planifier l'agenda détaillé de la réunion, en dédiant assez de temps à chaque session, et partagez cet agenda en amont.
• Choisissez un espace approprié, permettant de travailler en grand groupe et en plus petites équipes. Si votre PI Planning a lieu à distance, organisez les outils de visioconférence appropriés. S'il est en présentiel, préparez un plan de table propice aux échanges constructifs.

Clarifier les rôles et les responsabilités de chacun

Qui dit séance de planification collective, dit nécessité de mettre chacun au diapason de son rôle en amont.

Pensez à expliciter à toutes les parties prenantes leurs responsabilités en amont du PI Planning :

• Le Release Train Engineer (RTE) coordonne et facilite le PI Planning, en accompagnant les échanges des participants.
• Le Product Management définit les priorités et les features à développer.
• Le Scrum Master aide les équipes agiles à préparer leurs plans et à lever les blocages.
• Les Business Owners fournissent des orientations stratégiques et valident les objectifs des équipes.

Communiquer sur le PI Planning en amont

En amont, veillez à expliciter les règles du PI Planning - mais surtout, à faire comprendre à tous quel est son intérêt et ses bénéfices !

Appuyez-vous sur les bénéfices vus en première partie de cet article pour développer votre argumentaire. Et n'hésitez pas non plus à faire un focus sur les bénéfices budgétaires de ce type de gestion de projet.

Accompagner le changement de la culture projet

Si les équipes de développement sont souvent déjà habituées à travailler avec l'approche agile du PI SAFe, ou encore à réfléchir en termes de fonctionnalités, les métiers, eux, sont moins souvent aguerris à une planification aussi fine.

Le processus de PI Planning demande donc de mener une véritable conduite du changement, avec tout ce qu'elle implique : communication sur les bénéfices du processus, levage des freins de chacun, et surtout, mise en place de techniques pour mieux planifier…

Favoriser un climat d'échange en toute transparence

Être plus agile, c'est avant tout opérer dans un climat où les équipes se sentent libres de partager leurs contraintes et préoccupations, pour mieux avancer ensemble. Et cela s'applique également pendant le PI Planning !

L'une des clés du succès : utiliser des outils collaboratifs, qui permettent à chacun de planifier en équipe. Tableaux d'équipes, tableau des dépendances, et tableau des risques, doivent être mis en place pour aligner tout le monde au cours des échanges.

Et attention à bien expliciter les règles du PI Planning dès le début de la réunion. N'hésitez pas à aller jusqu'à expliquer les couleurs des post-its à utiliser sur chacun des tableaux, selon qu'on parle de features, de user stories, de risques…

Utiliser les outils appropriés

Le succès d'un PI Planning ne dépend pas uniquement de la méthode employée. Les outils choisis jouent également un rôle déterminant. Sans une préparation minutieuse et un suivi structuré, cette étape cruciale peut rapidement perdre en efficacité : les dépendances sont mal gérées, les engagements manquent de clarté, et les équipes s'égarent.

C'est là qu'intervient Airsaas. En amont de la session, la solution facilite l'évaluation des capacités des équipes, la priorisation des fonctionnalités essentielles et l'identification des dépendances critiques. Cette anticipation offre une vision d'ensemble précise, permettant de cadrer les objectifs et de mobiliser efficacement toutes les parties prenantes sur ce qui est réalisable au cours du trimestre.

Lors du PI Planning, Airsaas simplifie la planification. Les décisions stratégiques sont rendues visibles instantanément, les engagements sont formalisés, et les arbitrages sont facilités. Plus besoin de jongler entre plusieurs outils ou feuilles de calcul : tout est centralisé sur une plateforme intuitive, rendant l'information accessible et exploitable en temps réel.

Et une fois le PI Planning terminé, Airsaas assure un suivi continu. Les engagements pris sont monitorés, l'avancement des projets est suivi avec précision, et les ajustements nécessaires peuvent être effectués rapidement, en fonction des évolutions du contexte ou des imprévus.

Avec Airsaas, vous offrez à vos équipes métiers et IT un cadre clair et structurant, favorisant une meilleure coordination et garantissant un alignement permanent avec la stratégie de l'entreprise.

Grâce à ces conseils pour bien organiser votre PI Planning, vous êtes prêt à mettre en place un processus itératif de gestion de projets !

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