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Le pilotage de projet en 2022

Publié par
Jérôme Dard
Le
4/8/2022
Le Blog AirSaas

Pandémie, guerre des talents IT et explosion des projets transverses...ont créé un contexte de sables mouvants pour les organisations souhaitant piloter plus efficacement leurs projets avec des méthodes agiles, traditionnelles ou hybrides !

Ce fameux monde VICA (Volatile incertain complexe et Ambigu) est bien là ! ...Ajoutez-y une pincée d'intelligence artificielle, une vague de grande démission et une culture projet super hétérogène vous obtiendrez un contexte de travail complexe...ou, pour rester positif, passionnant !

Dans ces conditions avant même de penser à s'adapter au mieux...l'art de bien piloter nécessitera une compétence clé : le discernement. Cet article porte cette intention : vous aider à vous orienter. Contribuer à une meilleure lecture de ce qui se joue, pour ne verser ni dans le "positivisme" ni dans la défiance facile.

Oui le pilotage de projet aussi est une activité en transition qui nécessite des mises à jour de nos approches et compétences ainsi que des partages d'expériences.

Quelles croyances doit-on revisiter pour moins subir et échouer à délivrer des projets ? Qu'est-ce qu'il faut ajouter pour garder du plaisir et de l'efficience dans la démarche ? Quelles sont les tendances intéressantes à surveiller pour suivre et anticiper les évolutions du pilotage de projet ? Et enfin quelles sont les 7 étapes clés pour faire progresser la culture projet de l'entreprise ?

L'article à lire pour enlever le frein à main de votre conduite de projet et le limiteur de vitesse de transformation de l’entreprise !

Partage des tâches et mythe du chef de projet héros solitaire : deux croyances à revisiter !

Sortir du partage des tâches en silos MOA-AMOA-MOE

L'héritage d'années de MOA/MOE et de pratique avec des référentiels d'outils de gestion de projets type "à la tâche" a conditionné notre vision de la réalisation en liste des tâches, planning et ressources.

On a longtemps cru qu'en se répartissant des tâches dans un planning "ça passerait". On a aussi misé sur THE super Project Manager. Le Top Gun rassurant...mais fonctionnant en mode silo entre MOA/MOE...

Et à la fin, le projet ne correspondait même pas au besoin réel. L'adoption des outils et le ROI étant le plus souvent négligeables...! Un comble quand on connaît l'énergie et le talent déployés.

Dans la vraie vie, on réussit une gestion de projet grâce à l'engagement individuel et collectif versus une approche centrée sur le contrôle des tâches.

80 % des projets n'ont pas besoin d'un planning de Gantt aujourd'hui.

Une équipe engagée suffira !

Citation Ludovic Lajoie - Gantt Project
Merci Ludovic. ...cette citation cadeau est à mettre en page de garde de vos supports coproj/copils.

Oui, préparer un énième planning de Gantt ne vous protégera pas contre une livraison, en retard, hors budget, d'un projet sans adoption des utilisateurs.

Quand on vit depuis plusieurs dizaines années avec MOA-AMOA-MOE, il a fallu faire sauter aussi les barrières historiques des silos qui existaient".  Nous avons mis en place des formations sur l'efficience des développements pour les membres de la DSI et pour les métiers. Pour expliquer les rôles, les attendus et les engagements de chacun.".

Benito Diz

CIO - DSI
Invité épisode 9 Podcast CIO Révolution by AirSaas

La fin du mythe du chef de projet héros solitaire !

Cette responsabilité est trop lourde pour qu'une seule personne puisse tout faire et mener des travaux de plus en plus complexes et de résoudre des problèmes difficiles presque quotidiennement.

Je crois beaucoup à la dualité du pilotage car avoir une direction qui n’est ni métier, ni DSI, permet de rester neutre et d'avoir un regard critique. Tout doit être dans l’explicite, les rôles doivent concrètement être définis à l’avance et la confiance doit régner.

 Frédéric Riou

CIO Biogaran
Invité épisode 29 Podcast CIO Révolution by AirSaas

En 2022, le rôle du chef de projet s'est éloigné de quelqu'un qui peut "cocher les tâches" comme terminées sur un diagramme de Gantt et vers une position de leadership stratégique pour effectuer des changements dans une organisation.

Pour se résumer, nous partageons ici trois convictions :

  • un projet = une équipe. On réussit un projet grâce à l'engagement individuel et collectif versus un sur contrôle des tâches
  • La chefferie de projet = Un co-pilotage métier/Tech/sponsor.
  • Idéalement, un projet clé se réalise dans un espace-temps qui reste humain > 9 mois par exemple, comme une gestation !

Pilotage hybride et outils PPM : des ingrédients clés pour réussir le management de projet transverse en 2022 !

Les méthodes hybrides pour faciliter le pilotage

Le manifeste agile à déjà 20 ans ! L'une des tendances de gestion de projet que nous constatons de plus en plus est l'acceptation que les approches de gestion hybrides sont la voie à suivre. 

Le "full agile" véritable peine à sortir du cadre des équipes IT/Digitales. Dans ce contexte, le semi agile est une hybridation intéressante pour les entreprises recherchant une mise à jour méthodologique de leurs méthodes de livraison.

Je ne parle pas d'agile mais d'efficience. Parce que je veux pas me reporter à des carcans, y compris le manifeste de 2001, c’est pas le but de dire on fait de l’agile pour de l’agile, on fait du modèle en V pour du modèle en V, de l’api management pour de l’api management  du cloud pour du cloud… On fait quelque chose qui est compris par tt le monde et qui apporte une valeur ajoutée. !.

Benito Diz

CIO - DSI
Invité épisode 9 Podcast CIO Révolution by AirSaas

Oui. On visera toujours des itérations continues pour le développement avec une implication significative des clients dans les livrables à toutes les étapes, mais gérées dans le cadre d'une structure de gouvernance et d'un cycle de vie en cascade.

L'essor de la gestion de projet hybride est une bonne nouvelle parce que  :

  • La plupart des grandes organisations ne sont pas équipées pour gérer l'ensemble de leurs opérations dans un framework agile cohérent.
  • Les projets sont plus complexes que jamais. Ils impliquent beaucoup plus d'individus : plus que ce qui pourrait composer une équipe scrum au sens strict !

Logiciel de gestion de portefeuille projet (PPM) : la nouvelle génération est là !

Fini le pilotage avec un logiciel dédié, isolé de l'écosystème de l'entreprise ! Au fur et à mesure que notre environnement devient plus complexe, incertain - et disons-le, politique – nous avons besoin de plus en plus d'outils de nouvelle génération pour aider à réaliser des projets transverses dans ce type d'environnement.

L'usage d'une plateforme moderne permettra d'uniformiser les cadrages, le suivi des projets, le reporting et la gouvernance.

(Note du rédacteur : Je vous propose de relire la phrase ci-dessus une seconde fois ! :-)

Oui, plus l'entreprise grandit et son volume de projet avec, plus la capacité de garder un niveau de communication clair, cohérent, simple d'accès pour tout le monde est clé.

L'augmentation du nombre d'initiatives et de projets venant des métiers, rend la gestion de portefeuille utile voire indispensable pour de plus en plus d'organisation de toutes tailles.

Les développeurs utilisent JIRA, le marketing est fan de trello, la direction de l'innovation est sur Wrike...la qualité est fan de ZenDesk...les RH utilisent monday, la DSI est sur Teams.... Au secours les silos sont de retours ! L'enjeu est bien de proposer un outil macro, partagé ET qui se synchronise avec les autres plateformes utilisées au quotidien.

AirSaas outil macro, partagé ET qui se synchronise avec les autres plateformes

On cherchera à inclure et collaborer avec les différents métiers et parties prenantes dans un même espace-temps. L'objectif poursuivi étant d'y voir clair pour faciliter la prise de décision, prioriser par la valeur, collaborativement et en continu ! Tout un programme sans une plateforme adaptée !

Bonne nouvelle. L'automatisation et l'uniformisation du reporting sont accessibles et constituent désormais une vraie assistance au pilotage de projet. Une aide simple pour automatiser et simplifier les tâches répétitives à faible valeur ajoutée (par exemple la collecte des données, l'envoi d'un reporting flash, l’identification des risques et les ressaisies de données...).

Rapport flash - flash report - reporting projet
Le pouvoir d'un reporting projet homogène...et automatisé !

Uniformiser la forme, c'est dire ok : on va se faciliter la vie pour se comprendre quel que soit l'enjeu que nous affrontons. En passant ça réduit aussi la fatigue cognitive de tout le monde.

La matrice de Knoster : la recette d'un changement global efficace

Gardons bien en tête le côté complexe, humain et donc multi factoriel du pilotage d'un projet de transformation. C'est ce qui en fait la saveur ! La matrice de Knoster propose une grille de lecture très pertinente pour faire un check des ingrédients indispensables d'un pilotage moderne.

Matrice de Knoster conduite de changement
Matrice de Knoster pour limiter faux départ, pagaille ou confusion dans le pilotage des projets
  • Sans vision, on crée de la confusion au sein des parties prenantes
  • Sans savoir-faire, on engendre la peur.
  • Sans bénéfice au changement, on renforce la résistance.
  • Sans ressources, on génère de la frustration.
  • Sans plan d’actions projet structuré et suivi, on génère de la pagaille

7 étapes pour faire progresser la culture projet dans son entreprise (sans y laisser 3 ans de vie !)

Carte Mind map 7 étapes pour faire progresser la culture projet dans son entreprise
Mind Map aide mémoire / synthèse visuelle

1 - Partager le diagnostic

Il faut arriver à partager un même constat avec les équipes (projet, métier, direction) : il y a trop de sujets, tout le monde est sous l'eau, les gens demandent tout le temps "ou vous en êtes". On est dans un RUN permanent. Ça rame...

🙍🏻‍♂️Si le constat n'est pas partagé, ça sera compliqué de dire "ok on va changer nos méthodes de travail". Ici l'enjeu clé est de créer les conditions et choisir un moment clé notamment pour libérer la parole sur le diagnostic.

2 - Une vision commune des priorités !

Définir avec le codir / copil : Ce qui est vital et ce qui ne l'est pas.

🙍🏻‍♂️ Sinon vous allez encore vous retrouver avec une liste de 70 projets tous super important et une équipe de 3 personnes pour les porter.

3 - Avoir un bon storytelling des programmes de transformation / axes stratégique.

Par exemple : le programme d'excellence commerciale 2022 (projet crm, projet analyse comportementale, projet analyse prédictive ..) doit nous amener à rentrer dans le top 3 Européen.

🙍🏻‍♂️Sinon au bout de quelques mois les projets n'auront plus de sens et le manque de motivation des équipes peut vite se faire ressentir.

4 - Adoptez une plateforme pour uniformiser le management de projet

Commencez par mettre en place une plateforme comme AirSaas pour uniformiser les cadrages projets, le suivi des projets, le reporting et la gouvernance.

🙍🏻‍♂️ Si les équipes ne sont pas toutes matures en gestion de projet, alors les mettre sur jira = échec assuré, essayer de leur faire faire un gantt : échec assuré, essayer d'avoir des fiches de cadrage compréhensibles et bien pensées sur powerpoint = Echec assuré.

5 - Définir les rôles, la comitologie commune, les règles du jeu.

🙍🏻‍♂️ C'est quoi un sponsor ? Un chef de projet ? Un référent métier ? Droits et devoirs de chacun ? Sans ça personne ne sera responsable de rien.

6 - Mettre en place les rituels.

🙍🏻‍♂️Tous les mardis réunion chef de projet + référent métier de, 5 minutes par projet : Décision à prendre, point d'attention.

Tous les vendredis envoi du rapport flash à l'ensemble des parties prenantes

Tous les mois copil sur les enjeux du mois prochains et alignement sur le temps métiers disponible.

7 - Parlez du positif

🙍🏻‍♂️ OK il faut résoudre les problèmes, mais il faut surtout embarquer en continu les équipes. Alors parlez des succès, communiquez-les. Donnez envie. Connaître et travailler sur les points forts des talents de l'équipe, c'est le secret !

Vous avez maintenant une vision mise à jour de ce qui se joue en 2022 dans le pilotage...Prochaine étape proposée : zoomer sur un ingrédient clé...Le jalon projet : une technique pour séquencer vos projets intelligemment.

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