Trois demandes métiers. Une seule équipe disponible. Que décide la DSI ?

Une DSI reçoit souvent des demandes qui paraissent toutes urgentes. La vraie question est : quelles demandes instruire, lesquelles engager ce trimestre et que faut-il décaler ? Voici un cas chiffré, fictif et reproductible. Il aide à préparer une décision avec les métiers, avant de choisir un outil.

Le cas : 21 jours demandés, 18 jours disponibles

Hypothèses fictives : l'équipe QA dispose de 18 jours utiles au prochain trimestre, après le run et les engagements déjà pris. Une mise en conformité requiert 8 jours QA, une évolution CRM 7 jours et une automatisation métier 6 jours. Si les trois sont engagées sans changement de périmètre, la charge atteint 21 jours : il manque 3 jours. Le même calcul doit être refait pour toutes les autres équipes concernées ; QA n'est ici qu'un goulot illustratif.

• Conformité : sponsor direction conformité ; obligation et date butoir à vérifier ; 8 jours QA estimés. Une obligation avérée devient un prérequis, pas simplement des points de score.
• CRM : sponsor direction commerciale ; gain attendu à chiffrer et date utile à confirmer ; 7 jours QA estimés.
• Automatisation : sponsor direction opérations ; temps économisé à valider ; 6 jours QA estimés.

1. Qualifier avant de classer

Une fiche courte suffit au départ : problème à résoudre, bénéficiaires, sponsor responsable du résultat, valeur et preuve attendues, échéance justifiée, équipes sollicitées, estimation grossière, dépendances et risques. Le duo IT–métier peut demander les informations manquantes sans promettre le lancement. Une demande sans sponsor ou résultat vérifiable retourne à l'instruction ; elle n'est pas effacée du pipeline.

Pour le cadre complet de gouvernance, voyez notre guide du plan capacitaire. Cette page se concentre sur une décision particulière et sa trace. Si vous cherchez surtout une solution de centralisation et de qualification, la page produit gestion de la demande décrit le périmètre d'AirSaas.

2. Écarter les contraintes éliminatoires, puis comparer

Confirmez d'abord les contraintes qui ne se compensent pas : obligation réglementaire et vraie échéance, sécurité, dépendance bloquante, disponibilité d'une compétence rare. Ensuite, comparez les demandes recevables sur la valeur attendue, l'urgence démontrée, l'alignement et l'effort. Une note facultative peut objectiver l'échange, mais des poids inventés ne doivent pas faire croire à une décision mathématique. Faites valider les critères avant de noter.

Télécharger la grille de tri des demandes au format Excel : trois demandes préremplies, champs de qualification, capacité QA et deux scénarios. Elle est libre d'accès, sans formulaire. Remplacez toutes les hypothèses par vos données et gardez la source de chaque estimation.

3. Montrer deux décisions possibles, avec leur coût

1. Option A : si la conformité est obligatoire à cette date, engager conformité (8 jours) et CRM (7 jours), décaler l'automatisation (6 jours). La charge QA est de 15/18 jours ; trois jours restent pour absorber l'incertitude. Le métier opérations doit voir la nouvelle date et la condition de réexamen.
2. Option B : engager conformité (8 jours) et automatisation (6 jours), décaler le CRM (7 jours). La charge QA est de 14/18 jours ; quatre jours restent. La direction commerciale doit valider le coût du report ou proposer un périmètre CRM plus petit, à estimer à nouveau.

La DSI ne choisit pas seule entre A et B sur la base de ces chiffres : elle présente les conséquences, fait valider les hypothèses par les responsables et obtient un arbitrage du bon niveau. Le compte rendu indique décision, décideur, date, capacité réservée, demande reportée et date de réexamen. Si une estimation change, on rouvre la comparaison ; on ne dissimule pas le dépassement dans un projet déjà engagé.

Quand faut-il un outil de gestion de la demande ?

Pour comparer plusieurs projets déjà qualifiés, utilise la matrice de priorisation des projets : critères, exemple rempli et classeur libre. Le score reste distinct des obligations et de la capacité réellement disponible.

La grille Excel peut suffire pour tester le rituel. Quand les demandes arrivent de plusieurs directions et que la capacité change souvent, il faut conserver le fil entre demande, instruction, arbitrage et portefeuille. AirSaas permet une porte d'entrée commune avec des modèles de demande adaptés, un scoring facultatif, une lecture de capacité par équipe et la trace des décisions dans le Quarter Plan. Demandez en démo ce qui se passe pour une demande refusée, comment la charge est réestimée et qui garde la décision à jour. Pour l'affectation quotidienne individuelle ou les feuilles de temps détaillées, vérifiez vos outils d'exécution dédiés.

Le PMO prépare ces questions ; le sponsor apporte les preuves ; les équipes confirment les charges. Tant qu’une réponse manque, garde le statut « à instruire ». Même un brief complet doit être confronté à la capacité : dans ce cas, les trois demandes dépassent encore le disponible de 2 jours Data et 3 jours QA.

Reprends les réponses dans la grille de qualification éditable. Pour voir comment la demande devient une fiche structurée, consulte le cas de cadrage avec AI Brief puis le parcours de gestion de la demande AirSaas.

Avec AI Brief, fais apparaître les questions qui bloquent l’engagement

Le PMO reçoit trois demandes « urgentes ». Les reformuler proprement ne suffit pas : il lui faut savoir quelle réponse attendue peut changer la décision. AI Brief aide à structurer la demande dans AirSaas ; utilise ce cadrage pour préparer un échange précis avec chaque sponsor.

Suite fictive du cas ci-dessus. L’IA travaille ici sur des informations volontairement incomplètes. Le tableau décrit le dossier attendu après relecture, sans présenter une réponse générée réelle.