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Comment faire passer mon entreprise en mode projet ?

Publié par
Bertran Ruiz
Le
8/10/2021
Le Blog AirSaas

Passer en mode projet suppose d’aller encore plus loin en repensant toute votre organisation : de la définition du projet commun, à sa communication, à la structuration des équipes et de leur chef !

Communication projet
Centralisez la communication projet

Qu’est-ce que c’est le mode projet ?

Le fonctionnement en mode projet peut être décrit par trois caractéristiques principales : 

  • une organisation autour d’un livrable commun
  • une équipe pluridisciplinaire
  • chapeauté par un chef d'orchestrre : le chef de projet 

Une organisation autour d’un projet commun 

Toute l’équipe et la méthodologie mise en place doivent être pensées autour du projet, que ce soit au niveau du budget, des délais affectés à chaque tâche ou encore des méthodes de travail choisies. Toute l’organisation doit être centrée sur un objectif précis : la réalisation optimale du projet.

Un des principaux défis du mode projet consiste à mettre en place une collaboration efficace entre toutes les personnes impliquées dans le projet, en prenant notamment en compte les missions que chacun à réaliser en parallèle.

L’équipe idéale pour réaliser un projet est composée de personnes avec des profils différents : leurs compétences, qualifications et expertises doivent être complémentaires et couvrir l’ensemble du spectre du projet.

Le choix de l’équipe est donc une des étapes les plus importantes pour parvenir à réellement travailler en mode projet.

Equipe projet
L'équipe projet


Une transversalité des équipes

Afin de parvenir à recruter tous les profils nécessaires à l’accomplissement du projet, les équipes qui travaillent en mode projet proviennent généralement de services différents. 

Elles peuvent habituellement travailler dans des services différents au sein d’une même entreprise.

Si cette transversalité des équipes est pratique pour composer l'équipe idéale, elle entraîne aussi des conséquences sur plusieurs aspects de votre organisation : 

  • Tout le monde n'a pas la même maturité méthodologique. Votre méthodologie de travail doit donc être pensée en prenant en compte les différences entre chacun des membres de votre équipe (habitude propre à son service, à la culture de son entreprise, outil différent…).  
  • Le management l'équipe : il doit lui aussi être adapté à la diversité des profils ainsi qu’aux spécificités du projet mené. Le chef de projet n'est pas le "chef" des personnes mais le leader du projet.
  • Les personnes venant de services différents, il faut être très clair sur le temps disponible de chacun et ça tout le long du projet.
Equipes impliquées
Les équipes impliquées dans le projet


Enfin, pour souder les membres de votre équipe malgré leurs différences, il sera primordial de structurer votre équipe autour de l’intérêt commun que chacun d’entre eux partage : Il faudra penser à communiquer en continu sur l'impact que ce projet peut avoir sur l'entreprise et les clients.

Une équipe chapeautée par un chef de projet

Pour solidariser votre équipe autour du projet, il est indispensable de nommer un chef de projet.

Le chef de projet
Le responsable projet

Son rôle sera d’assurer la réalisation du projet à travers différentes fonctions :

  • il répartit les tâches entre les membres de l’équipe en fonction des compétences de chacun
  • il fixe les délais assignés à chaque tâche et s’assure qu’ils sont tenus 
  • il anime les réunions d’équipes et accompagne chacun des collaborateurs
  • il assure un suivi global de l’ensemble du projet
  • Il mobilise les sponsors du projet lorsque c'est nécessaire
  • Il veille à ce que les décisions soient prises par les bonnes personnes dans les bons délais

Le chef de projet doit donc être doté d’une personnalité forte, afin de parvenir à s’imposer auprès de son équipe lorsque c’est nécessaire, de la remobiliser en cas de baisse de régime et plus largement de leur partager sa vision du chemin vers l’objectif commun : la réalisation optimale du projet ! 

Pourquoi travailler en mode projet ?


Si l’on parvient à créer une symbiose entre les différents membres de l’équipe et les compétences qu’ils apportent, alors travailler en mode projet présente de nombreux avantages. 

  • On brise l’organisation pyramidale classique et les frictions qu’elle génère 
  • On brise les silos entre services, ce qui améliore la coordination des collaborateurs
  • On obtient une vision précise des tâches qui composent le projet ainsi que des délais assignés  ;
  • La communication entre les membres de l’équipe est optimisée et le partage d’informations simplifié 
  • On responsabilise les collaborateurs, ce qui stimule leur motivation, leur intelligence collective ainsi que leurs facultés à innover  
  • La charge de travail est mieux répartie entre les membres de l’équipe, mais aussi dans le temps 
  • La cohésion de votre équipe est renforcée, ce qui développe la coopération et la confiance que se portent les collaborateurs.   

Tous ces avantages que présente le mode projet amènent deux conséquences sur la réalisation de vos projets : 

Tout d’abord, vous pouvez entreprendre des projets complexes : tous ces avantages permettent à vos équipes de réaliser des projets impossibles à exécuter sans ce mode particulier d’organisation.

Ensuite, vos projets sont menés plus rapidement, coûtent généralement moins chers et sont de meilleures qualités.

Cependant, il y a un prix à payer : mettre en place le mode projet est complexe et requiert d’y passer du temps. En effet, si les collaborateurs recrutés ne sont pas suffisamment disponibles, que le budget alloué n’est pas en accord avec les objectifs, ou que vous ne parvenez pas à rassembler autour d’un objectif commun les profils hétérogènes que vous avez choisis, alors il y a toutes les chances pour que votre projet échoue. 

Heureusement, il existe un des bonnes pratiques pour parvenir à travailler en mode projet.

Comment travailler en mode projet ?

Constituer son équipe-projet

La première étape est de réunir les bonnes personnes autour de votre projet. Vous devez vous poser plusieurs questions : 

  • quelles sont les qualités et compétences nécessaires à la réalisation de mon projet ? 
  • les profils que je recrute sont-ils complémentaires et aptes à travailler ensemble ?
  • les collaborateurs ont ils suffisamment de disponibilités pour accomplir leurs tâches ? 
  • sont-ils suffisamment concernés par le projet sur lesquels ils devront travailler ? 

Une fois l’équipe projet constituée, il faut alors assigner les rôles et les responsabilités à chacun des membres du groupe. 

Cette étape permet de responsabiliser chaque collaborateur sur les tâches qui lui sont attribuées, et d’optimiser la coopération dans la mesure où chacun a son champ de compétence bien délimité. 

Après l’équipe, il faut trouver le chef de projet idéal !

Trouver “LE” chef de projet adapté

Il vous faut parvenir à trouver le profil qui parviendra à manager votre équipe.

Il sera garant de la bonne exécution du projet tout au long de sa réalisation : répartition des tâches, coordination des intervenants ainsi que du management du groupe. 

En terme de soft skill : il doit être capable de fédérer, de rassembler, mais aussi de faire respecter ses décisions (d’autant plus qu’il arrive qu’il n’ait pas de supériorité hiérarchique forte par rapport aux autres collaborateurs).

Le chef de projet doit donc posséder des compétences managériales, relationnelles et communicationnelles fortes pour parvenir à orchestrer le mode projet. 

L'adéquation entre le chef de projet et le projet
Le bon chef de projet pour le bon projet

Définir le projet : l’intérêt d’un cahier des charges du projet 

Il est indispensable de définir clairement les limites de votre projet. Sans cela, le chef de projet et son équipe n’auront pas suffisamment d’informations pour assurer la réalisation de leurs objectifs.

Il y a donc une liste d’éléments (non exhaustifs) à définir en amont du projet : 

  • le contexte et les enjeux du projet 
  • les objectifs à atteindre
  • le budget alloué 
  • les ressources humaines disponibles 
  • les risques potentiels 
  • les délais à respecter
note de cadrage
note de cadrage

Ces informations serviront tout autant pour le choix de la composition de votre équipe que pour assurer la gestion du projet tout au long de sa réalisation. 

Ces informations doivent être inscrites dans un cahier des charges : ce sera le document commun qui centralisera tous ces éléments pour l’ensemble des parties prenantes du projet. 

Coucher ces éléments sur le papier faillite la coopération : cela évite tout malentendu ou chevauchement sur les tâches attribuées et ainsi réduit les frictions potentielles dans votre équipe. 

Le cahier des charges peut être basé sur la note de cadrage rédigée en amont du projet et a tout intérêt à être complété durant l’exécution du projet. 

Sensibiliser au mode projet

Si le mode projet présente de nombreux avantages, il faut tout de même rappeler qu’il est très éloigné de l’organisation traditionnelle à laquelle vos collaborateurs sont habitués. 

Et comme tout changement de pratique, le passage au mode projet ne manquera pas de provoquer des réactions de la part de l’équipe que vous souhaitez constituer. Les réactions potentielles vont de l’indifférence, à l’appréhension, en passant par l’enthousiasme. L’important est d’éviter de provoquer un rejet total. 

Il est donc primordial que vous preniez le temps de sensibiliser vos collaborateurs au nouveau fonctionnement qui les attend.

Pas de panique pour autant, si vous leur présentez les avantages du mode projet et que vous les rassurez sur leurs interrogations, il y a toutes les chances pour que vous parveniez à les convaincre de se lancer ! 

En conclusion : pour profiter de tous les avantages du mode projet, vous allez devoir prendre le temps de penser votre projet, de trouver le chef de projet adéquat, de constituer une équipe complémentaire, et de convaincre cette dernière de vous suivre dans cette aventure ! 

Bonne chance ! 

Mode projet et note de cadrage


De nombreuses équipes utilisent la note de cadrage comme outil en soutien au mode projet : la note de cadrage est un document synthétique qui récapitule l’ensemble des points clés de votre projet.

Il peut donc être très intéressant d’adapter l’utilisation de la note de cadrage au mode projet. Rappelez tous les points essentiels à vos équipes, pour simplifier leur adaptation et simplifier la collaboration autour de votre but commun : la réalisation du projet !

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