Le podcast en résumé

Relation avec les directions métiers, digitalisation, accompagnent en interne, priorisation et pilotage des projets : dans ce podcast, Alexia Schmitt nous livre ses meilleurs conseils et ses retours d’expérience. Cela fait plus de quinze ans qu’elle fait en sorte de mettre la technologie au centre de l’entreprise, qu’elle devienne un véritable levier de croissance pour le business. 

En conseillant avec succès des sociétés de secteurs et tailles variés (Diagma, Orangina Schweppes, L’Occitane en Provence) pour optimiser leur Supply Chain, Alexia Schmitt est une véritable experte de la technologie et des systèmes d’information qu’elle utilise comme un vrai levier de croissance pour le business. Elle officie aujourd'hui en tant que DSI chez Centrimex, une société de transit.


Au sommaire de ce podcast :


I) La digitalisation : une simplification du quotidien mettant la DSI au cœur de l’entreprise. Alexia Schmitt considère que la SI est au cœur de l’entreprise. Elle a donc entrepris un processus de digitalisation qui s’est accéléré avec l’arrivée du Covid-19. Documents, facture, gestion de litige, logistique, etc. tous les aspects de l’entreprise sont concernés par cette transformation à grande échelle.

II) Avoir plusieurs cordes à son arc : dialoguer, s'adapter, s'imposer. En arrivant en tant que DSI de Centrimex, Alexia Schmitt a déployé toutes ses compétences et tous ses apports issus de ses expériences professionnelles afin d’organiser au mieux la transformation numérique de l’entreprise.

III) Communiquer pour accompagner en continu. Alexia Schmitt nous explique en quoi la communication et le dialogue en général sont des aspects importants pour accompagner les internes afin qu’ils puissent faire franchir un cap supplémentaire à la société.


I) La digitalisation : une simplification du quotidien qui met la DSI au cœur de l’entreprise

La SI est au cœur de la société, et encore plus aujourd’hui, je dirai, car on a une accélération de digitalisation, de dématérialisation documentaire, qu’on a en particulier débuté avec la pandémie de Covid-19. Historiquement nos métiers utilisent encore du papier pour leurs documents.


Alexia Schmitt nous raconte comment elle travaille à la digitalisation documentaire pour simplifier le quotidien des métiers, et la manière dont tout s'est accéléré depuis la pandémie. Historiquement, la plupart des processus se faisaient sur papier, ce qui provoquait de nombreux ralentissements. La digitalisation a donc permis, dans son cas, une accélération impressionnante de tous les processus liés à la documentation.

De plus, la digitalisation a amené une amélioration de la sécurisation des documents. En effet, les documents même officiels en papier restent falsifiables, tandis que lorsqu'ils sont dématérialisés, il existe des solutions pour assurer leur sécurisation de bout en bout. Ainsi, les instances locales, les organismes gouvernementaux comme les organisations bancaires sont rassurées.

Il y a des processus qui ne sont pas simples à dématérialiser à cause du nombre d’acteurs mais par contre, on va pouvoir accélérer, apporter de l’efficacité, de la sécurité, et donc pouvoir se concentrer sur le business et passer moins de temps sur les aspects qui n’ont pas vraiment de valeur.


En plus de la documentation, la DSI s’attelle à numériser des processus afin une nouvelle fois de gagner du temps. Par exemple, en cas de litige impliquant plusieurs acteurs, chacun d’entre eux aurait un outil (similaire ou non) leur permettant de gérer ce problème sans qu’il y ait besoin d’organiser un réel rendez-vous. Grâce à la digitalisation des processus, la DSI apporte de la valeur à la société mais également auprès du client.

Dématérialisation de la facture client, dématérialisation de la facture fournisseur, meilleure gestion et meilleure utilisation des données : la digitalisation est vraiment au centre de la stratégie d’Alexia Schmitt. Il y a un gros chantier au niveau des données internes et externes à l’avenir.

À l’heure actuelle, la DSI de Centrimex dirige 5 ou 6 projets qui demandent beaucoup de ressources. Les sujets plus modestes sont ceux qui sont les plus complexes à mettre en œuvre : plus difficiles à quantifier, à libérer niveau ressources. Enfin, il y a des sujets de fond, où une architecture digitale est nécessaire pour accueillir des différentes solutions qui viendront à l’avenir.

Clairement, pour moi, tout ce qui est en lien avec l’architechture est un prè-requis. C’est un point clé de la réussite d’une transformation. Si on a pas pensé l’architechture pour qu’elle soit interopérable, pour qu’on puisse intégrer facilement des solutions, on va galérer à l’avenir, c’est écrit.


À retenir :

  • Digitaliser permet de mieux gérer ses données, d’accélerer certains processus (au niveau de la documentation, des litiges, etc.) et de sécuriser l’ensemble des documents d’une entreprise. Alexia Schmitt voit la DSI, la SI et la technologie au centre de l’entreprise. Ses chantiers prioritaires concernent les données internes et externes mais aussi la mise en place d’une architecture digitale cohérente pour implémenter de nouvelles solutions plus facilement.

II) Avoir plusieurs cordes à son arc : dialoguer, s'adapter, s'imposer.

Lors des trois premiers mois de vie dans l’entreprise, j’ai identifié à mon sens les chantiers prioritaires. Cela a été vu avec le comité de direction. Une fois qu’on a ces priorités, je m’y suis engagée. La vraie problématique, c’est de gérer des changements très profonds (technologies, organisationnels, de façon de travailler, etc.).


Alexia Schmitt détaille comment elle s'est débrouillée pour identifier les chantiers prioritaires et maximiser l'impact de la DSI. Assurer une transformation digitale représente plusieurs années de travail, et d'organiser à la fois des changements très profonds dans l'entreprise, mais aussi des manières de travailler ancrées dans le quotidien des salariés. Sans priorisation, il n'y a pas de transformation effective.

Pour elle, les priorités de la DSI sont les priorités de l’entreprise. Grâce à son expérience en supply chain, elle peut comprendre les enjeux et les priorités des métiers. Ces priorités placent le client au centre de la transformation. Une question qu’elle peut se poser concerne les solutions : faut-il choisir une solution du marché, ou est-ce qu’il est préférable de développer sa propre solution ? Le choix qui sera fait va permettre ou non de se différencier par rapport à d’autres entreprises du secteur et donc se mettre en avant auprès du client.

Ce que j’essaie de faire, c’est de faire en sorte qu’une personne ne porte pas trop de sujets en même temps. Par exemple, un commercial participe à un porjet, je vais essayer de ne pas le solliciter sur un autre projet mais je vais essayer de trouver quelqu’un avec un profil similaire.


La ressource peut être un problème : Alexia Schmitt a sa méthode. Elle a toujours fait en sorte de répartir les charges de travail, de ne pas impliquer les mêmes personnes sur l’ensemble des projets quitte à ce que certains chantiers soient décalés d’un ou deux mois. Elle est d’ailleurs très adepte de la technique des petits pas afin de mettre en avant le moindre avancement,

Certains projets nécessitent une approche qu'elle qualifie de "rupturiste". C’est l’une des grandes leçons qu’elle a réussi à tirer de ses expériences : il existe des sujets sur lesquels il estime qu’il faut imposer une rupture franche aux collaborateurs. Ça se fait de concert avec les directions métiers, à qui on explique, de manière pédagogue, en quoi l’option de l’entre-deux n’est pas une bonne solution.

Alors après, je ne dis pas que sur certains sujets, il ne faut pas être rupturiste. Je pense que parfois, la rupture peut être la meilleure façon de faire adhérer. Parce que sinon, on va avoir une espèce d’entre deux, de concessions, et cette mixture n’est pas très bonne.

Enfin, Alexia Schmitt a dû se confronter à une vraie difficulté : l’urgence pandémique a eu un impact fort sur la disponibilité des collaborateurs. Il a fallu composer avec des directions métiers qui travaillaient dans le rush et qui étaient moins capables de prendre en compte certains changements tout en continuant d’assurer leurs tâches quotidiennes. 

À retenir :

  • En arrivant à Centrimex, Alexia Schmitt a identifié les chantiers prioritaires et n’a pas hésité à discuter avec le comité de direction pour bien vérifier si ses plans collaient avec la stratégie et la dynamique de l’entreprise. Elle n’hésite pas à repartir convenablement le travail auprès de l’ensemble de ses collaborateurs qu’ils ne soient pas surchargés. Si des desaccords existent sur les projets qu’une DSI souhaite mettre en oeuvre, on peut être rupturiste. Cela évite de se mettre dans des situations où on accepte les concessions des deux parties et où on se retrouve avec un projet qui n’a plus rien à avoir avec le schéma directeur original.


III) Communiquer en interne pour accompagner en continu

Alexia Schmitt est très proche du terrain : la réponse de la DSI doit être un apport qui va devoir permettre d’améliorer le quotidien des opérationnels. Elle considère qu’être au plus près des directions permet de comprendre ce qu’elle vit au jour le jour. Ca a pu aboutir à de nouveaux plans d’actions, certaines remises à niveau. Avec le comité de direction, elle a lancé un sujet sur les process : ce chantier vise à formaliser les façons de fonctionner, les harmoniser et les digitaliser (avoir accès rapidement et facilement à la connaissance).

Si Alexia est consciente de l'importance de l'accès à la connaissance rapide en entreprise, elle ne croit pas du tout à la bible de 150 pages que l'on donne aux nouveaux collaborateurs. Elle préfère donc les accompagner autrement : par des vidéos, des check-list pour vérifier que chacun d'entre eux a bien compris les points clés, ainsi que des petits quiz pour compléter le parcours d'intégration, remettre à niveau les anciens salariés, mais aussi harmoniser les pratiques.

C’est quelque chose qui prend du temps car il y a beaucoup de spécificités métiers. Une personne de mon équipe s’y attèle mais elle n’a pas encore terminé. On va matéraliser cette relation, cette accompagnement par une vraie intégration, par des remises à niveau, par l’acquisition d’un package de connaissance, le tout de manière harmonisé. Et ça, ça va apporter beaucoup à l’entreprise, j’en suis certaine.


L’équipe d’Alexia Schmitt essaie de débroussailler le terrain lorsqu’elle attaque un nouveau projet. Une foule de solutions peut répondre à une grande partie des besoins des collaborateurs. Des besoins exprimés par les collaborateurs, la DSI peut en faire une vraie liste et faire un tour du marché pour le partager avec la direction métier. 

Un dialogue s’initie, mené par la DSI mais où l’avis des opérationnels est toujours pris en compte. Quelques personnes du métier vont alors assister à des démos, participer à la sélection finale, au plus près de l’équipe DSI. Ainsi, la DSI va vers les métiers mais les métiers sont au plus près des réunions DSI.

Dans mon équipe, j’ai principalement des profils techniques, mais c’est indispensable d’avoir des personnes qui ont un œil métier. La technique est au service du métier. Proposer une solution technologique, si on a pas compris les enjeux du métiers et ses besoins, ça ne fonctionnera pas, tout simplement.

À retenir :

  • Alexia Schmitt est convaincue d'une chose : ce n'est qu'en communiquant en continu sur des sujets et en instaurant un dialogue sain que l'entreprise a une chance de réaliser des changements structurants et de pérenniser son activité sur le long terme. Cela passe par une relation sans faille entre la DSI et les directions métiers. Les deux entités doivent faire un pas en avant afin de mieux collaborer ensemble. Le travail de la DSI auprès des métiers passe par trois étapes principales : formalisation, harmonisation, et digitalisation.


Conclusion

Alexia Schmitt met la technologie et la SI au centre de l’entreprise. Elle nous a montré dans le cadre de ce podcast les méthodes, les techniques et les process qui ont permis la simplification des directions métiers de Centrimex. Grâce à la digitalisation, de l’accélération de tous les processus à la sécurisation de la documentation, elle essaie de donner aux métiers tous les moyens pour travailler dans de bonnes conditions au quotidien.

Certaines habitudes quotidiennes ont été bousculées, certes, mais Alexia Schmitt a compensé ces changements grâce au dialogue. Elle a présenté ses projets prioritaires et a défini les différentes ressources pour chaque projet, qu’elles soient humaines ou techniques. En répartissant le travail et en communiquant constamment avec les directions métiers et au sein même de son équipe SI, elle tente de mener à bien sa mission : réussir à transformer numériquement l’entreprise.

Instaurer un dialogue, remettre tous ses collaborateurs à niveau, les mettre dans de bonnes conditions : l’accompagnement en interne est un aspect primordial afin que l’entreprise puisse réaliser des changements structurants lui permettant de pérenniser son activité sur le long terme.


La video du podcast DSI

Le podcast en transcription

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Bertran Ruiz
CEO AirSaas

CIO Révolution : Le podcast des DSI modernes

Le podcast pour comprendre comme le métier de DSI est en train de changer. D'un métier technique à un métier orienté business, le DSI est la clef de la transformation de nos entreprises.

Chaque semaine, Bertran ruiz discute avec les CIO et DSI qui se livrent, et vous partagent leurs expériences. Un condensé de savoir et d'apprentissage.

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