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Une urbanisation du SI pour embarquer les métiers

Finalement l'IT, on est un support à la stratégie métier et on est aussi une aide. Donc, le parcours que l'on propose, on doit le définir ensemble ! Pendant les travaux le spectacle continu !
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Le podcast en résumé

En arrivant dans une nouvelle entreprise en tant que DSI, il est très souvent nécessaire de restructurer les équipes IT afin d'innover et de digitaliser ses processus. C'est le défi prioritaire de Benito Diz qui nous propose ses conseils et ses méthodes pour réussir à refonder une DSI tout intégrer ses projets dans une urbanisation du système d'information de l'entreprise.

Depuis plus de trente ans, Benito Diz travaille dans le monde de l'informatique : responsable du développement d'applications, chef de projet, responsable télécommunication, bureautique & réseau, et même CTO. Sa carrière en tant que DSI débute au sein du conseil départemental des Hauts-de-Seine. Il travaille par la suite pour Veolia et est actuellement DSI du groupe Action Logement Service.

Au sommaire de ce podcast consacré à l' urbanisation des systèmes d'information :

I) La refonte d'une équipe IT : déconstruire pour mieux reconstruire. Lors de son arrivée au sein d'Action Logement Service, Benito Diz a dû se confronter lors de son arrivée au sein d'Action Logement Service à un véritable défi. Il a reconstruit son équipe IT afin de travailler dans les meilleures conditions possibles.

II) Intégrer les projets IT dans une urbanisation du SI de l'entreprise. Après avoir refondé sa DSI, Benito Diz a essayé de convaincre les directeurs généraux et les directions métiers de l'utilité d'intégrer les projets dans une urbanisation si globale de l'entreprise. Un processus qui apporte de nombreux bienfaits.

III) Efficace sur le court terme, se projeter sur le long terme : la collaboration avec les métiers. Si intégrer les projets dans une urbanisation est une méthode tout à fait louable, elle demande de mettre en place une stratégie sur le long terme tout en restant focus sur les objectifs à court terme, en lien avec la dynamique de l'entreprise. Cela passe par une relation saine entre la DSI et les directions métiers.

I) La refonte d’une équipe IT : déconstruire pour mieux reconstruire

Lorsque Benito Diz est arrivé chez Action Logement, il a dû travailler sur trois axes principaux : 

Refonder la filière informatique afin qu'elle devienne une véritable équipe IT. Un véritable travail organisationnel, qui demande de prendre en compte la gestion des compétences, la montée en compétences, les appétences pour le monde de l'IT, et ce pour chaque membre de la DSI.

Benito Diz a réussi a tout concilier : il a présenté l'organisation qu'il allait mettre en place (au niveau ressources humaines, et au niveau budgétaire), il a fallu redéfinir les attendus d'une DSI, des métiers, la corrélation entre ces deux entités, l'acculturation du personnel de l'IT aux nouvelles technologies, aux méthodes de pilotage et d'accélération de projet. Dans le même temps, il a dû maintenir, consolider et unifier les infrastructures.

Ce changement organisationnel est également porté par les directeurs généraux, qui doivent être convaincus que leur DSI doit muter pour réussir à suivre les enjeux de la transformation numérique. Ainsi, ils sont passés d'une structuration MOA/MOE/AMOA avec un modèle en V, à une équipe organisée autour de product owner. Il a également pris en compte l' architecture d'entreprise pour orchestrer ce changement.

Pour proposer de nouveaux outils, il faut que les utilisateurs puissent y accéder, tout comme les back-offices de l’entreprise. Il est important d’avoir de bonnes infrastructures afin qu’elles supportent ces solutions et qu’elles soient accessibles.

Innover et digitaliser tous les processus. Une fois que le conseil d’administration a décidé du lancement officiel d’un projet, le calendrier (du CA et politique) doit être respecté.

Automatiser une solution, ça ne veut pas dire que tout se fait tout seul. Cela veut dire qu’on doit faire attention aux fonctionnalités qu’on automatise, quels documents vont être analysés automatiquement, il faut aussi faire des contrôles de cohérence. En soi, c’est tout un parcours utilisateur qui est revu de A à Z.

Proposer une DSI transversale qui travaille avec les métiers. L’objectif était de faire en sorte que la DSI assiste les métiers sur la continuité. Ainsi, elle a rénové des solutions fonctionnant mal mais qui répondait aux besoins des métiers. Il est très important, lorsqu’un processus est redéfini, de le redéfinir sans penser à l’existant, et de le repenser avec les utilisateurs, donc avec les métiers.

Finalement, l'équipe IT constitue un support à la stratégie métier et on est aussi une aide. Donc, le parcours que l'on propose, on doit le définir ensemble ! Pendant les travaux, le spectacle continu !

Dans le cadre de la préparation au cycle annuel suivant, tout a été défini avec les métiers : les prévisions budgétaires, l’efficience des développements, les product owners.

S'il veut pouvoir fournir son expertise de manière optimale, le DSI doit comprendre précisément les difficultés que ressentent les métiers au quotidien, ainsi que les solutions qu'ils attendent qu'on leur propose. Selon Benito, c'est là que le rôle de product owner prend toute son importance : il permet de définir en détail avec les métiers les besoins des clients afin de préciser la mission de la DSI.

Si Benito met en avant le rôle de product owner, il insiste sur l'importance de la charge de travail qui y est associée : il ne faut pas s'y tromper, s'il veut bien remplir son rôle de représentant des métiers, le Product Owner doit être capable d'y consacrer un volume horaire important.


À retenir :

  • En devant le DSI d’Action Logement Service, Benito Diz s’est confronté à trois défis : restructurer son équipe, proposer des solutions cohérentes et renforcer la relation entre la DSI et les directions métiers. Il a décidé de passer d’une équipe composée de MOA, de MOE et d’AMOA structurée en V, à une équipe principalement encadrée par des product owner. Il permet de définir en détail avec les métiers, les besoins des clients afin de précision la mission de la DSI.

II) Intégrer les projets IT dans une urbanisation du SI de l’entreprise.

Les directeurs de projets de la DSI ne doivent pas hésiter à aller voir les métiers afin de comprendre leurs besoins tout en faisant une estimation des gains métier. De ces besoins et en prenant en compte cette estimation, le projet prend forme. L’objectif est ensuite de faire en sorte d’intégrer ce projet dans une urbanisation générale de l’entreprise : il sera intégré dans la feuille de route, ce qui permet d’exploiter plusieurs fonctionnalités d’une solution dans le cadre d’un projet futur.

  • Intégrer les projets dans l’urbanisation globale de l’entreprise permet, entre autres, de ne pas développer à nouveau des services qui sont déjà exploités dans d’autres solutions. Ainsi, le SI est plus cohérent et nous avons une base sur laquelle nous pouvons nous appuyer.


En se structurant de cette manière, Benito Diz met en place des workflows, de véritables flux de savoir-faire de l'entreprise comprenant tous les services de base utilisés et utilisables à l'avenir. Cette intégration des projets IT permet aussi de gagner de l'argent : les services n'étant utilisés que pour les solutions qui le nécessitent. La DSI va construire sa stratégie en accord avec les objectifs long terme de l'entreprise.

Les métiers n'étant pas habitués à faire ça au début : si l'année avait débuté avec un peu moins d'une cinquantaine de projets prévus, ce sont près de 160 projets qui ont finalement vu le jour. Il a fallu convaincre les métiers que ce process fonctionnait, et qu'il allait être bénéfique sur le court, moyen et long terme.

  • Lorsque l’on lance quelque chose de nouveau au niveau organisationnel, il faut que ça soit compris par tout le monde sur le court terme et que cela apporte une vraie valeur ajoutée.


Afin de faire en sorte de convaincre les métiers, Benito Diz tente de raconter une histoire autour d'une urbanisation. La meilleure solution pour prouver l'importance de ce changement ? Leur montrer que la redéfinition des processus métiers comblera parfaitement les besoins clients. À l'aide d'un schéma clair et détaillé, il montre l'ensemble des facteurs qui rentrent en jeu dans le processus d'urbanisation (back-office, stratégies, relation client, reporting réglementaire, paie, finances, etc.).


À retenir :

  • Pour intégrer les projets IT dans l'urbanisation générale, la DSI doit construire sa stratégie en accord avec les objectifs long terme de l'entreprise. Ne pas hésiter à bien détailler l’intégration des projets IT aux métiers avec un schéma reprenant tous les tenants et les aboutissants du processus.


III) Efficace sur le court terme, se projeter sur le long terme : la collaboration avec les métiers


En proposant une démarche d'urbanisation globale, il ne faut pas attendre que le processus se mette définitivement en place pour proposer une vision globale de la stratégie de l'entreprise. C'est du travail pour la DSI, pour les métiers, mais c'est quelque chose de nécessaire. Même si la vision globale n'est pas parfaite ou la plus poussée qui soit, le fait de collaborer avec les métiers, les informer des dernières nouvelles, permet de proposer une nouvelle façon de travailler, au service du client.

Est-ce qu’on a réellement besoin d’un CRM ou avons-nous besoin d’une vision 360°, d’un reporting sur les clients ?


Benito Diz prend un exemple. Il a un parcours de subvention client ou un parcours de prêt 1 % aux particuliers. Il va y avoir des objets clients, des objets “entreprises”, des objets prêts, une multitude de données, et des points de relation avec les clients pour chacun des produits. C'est plus ou moins ce que propose un CRM : est-ce qu'on a réellement besoin de cet outil absolument ou seulement besoin du service “vision 360°”. Seuls le reporting client et la vision sont nécessaires, les autres services du CRM ne sont pas utiles. On revient une nouvelle fois sur les choix stratégiques des solutions pour les métiers dans le cadre de l'urbanisation du système d' information. 

Souvent, il n'y a pas besoin de créer un nouvel outil informatique : grâce à l'intégration des projets IT dans une urbanisation globale, il suffit de reprendre ce qui est utile pour la DSI. Comme l'organisation est lisible et comprise de tous, ces questions se posent directement avec les métiers dans les entreprises et pas uniquement au sein de la DSI.

L’objectif, c’est d’acculturer les métiers. Ça passe par inculquer de nouvelles méthodologies ou former les ressources aux nouvelles technologies. Il est nécessaire d’avoir une vision globale de ce qui tourne autour des plateformes qu’une DSI peut mettre en place.


Il termine à nouveau sur un exemple : dans le cadre d'une réunion “pizza team”, un métier est arrivé en explicitant son besoin. Le responsable infrastructure a notifié que ce besoin pouvait s'exprimer à l'aide d'un module disponible sur étagère. Grâce à l'acculturation des métiers vis-à-vis du cloud, la direction en question a pu s'informer sur ce modèle car elle savait comment récupérer l'outil, qu'elle a pu exploiter par la suite pour répondre à son besoin. 


À retenir :

La relation entre métier et DSI est primordiale. Il faut faire en sorte d’acculturer les métiers, de leur donner toutes les informations nécessaires pour qu’ils comprennent tous les enjeux de la DSI et d’une DSI, ainsi que les outils avec lesquels ils pourraient travailler. L’intégration des projets IT dans l’urbanisation globale de l’entreprise permet de traduire un besoin d’un client ou d’un métier en un service déjà exploité au sein de l’entreprise. Cela évite de développer de nouveaux outils qui pourraient s’accumuler au fil du temps et complexifier le quotidien de tous.

Conclusion

Malheureusement, tout ce qu’on peut mettre en place n’est pas éternel. Même si l’organisation est efficiente et que ça fonctionne bien à l’heure actuelle, on n’en est plus le garant à partir du moment où on quitte l’entreprise.


AAfin d'innover et de digitaliser l'ensemble des processus de son entreprise sans avoir à dépenser trop de temps et d'énergie tout en étant efficace, Benito Diz s'est appuyé sur trois principes fondamentaux :

Il a tout d'abord refondé sa DSI. Il a mis fin à l'organisation précédente pour tenter d'accélérer les cycles de projet. Au centre de cette restructuration, le product owner : S'il veut pouvoir fournir son expertise de manière optimale, le DSI doit comprendre précisément les difficultés que ressentent les métiers au quotidien, ainsi que les solutions qu'ils attendent qu'on leur propose. Ainsi, le product owner permet de définir en détail avec les métiers, les besoins des clients afin de préciser les missions de la DSI.

Ensuite, il a consolidé la relation entre les métiers et la DSI en les acculturant : en les formant, en leur proposant une nouvelle méthodologie, il met les directions dans les meilleures conditions pour qu'ils puissent évoquer leurs besoins sans perdre de temps à comprendre certains concepts ou certains enjeux. La restructuration de la collaboration avec les métiers prend du temps puisqu'elle relève certes d'un changement de paradigme, mais aussi d'un changement de mindset.

Pour finir, il intègre les projets IT dans une urbanisation globale de l'entreprise. Même si la construction de la feuille de route doit se faire en collaboration avec les métiers, il faut aussi qu'elle soit appuyée par la direction si elle veut avoir une chance de se réaliser. Après avoir identifié les besoins, Benito Diaz s'assure de la cohérence des projets qu'il souhaite mener de front avec les métiers pour qu'ils soient en lien avec la stratégie et la dynamique de l'entreprise : cela permet également d'avoir un workflow de qualité et de ne pas perdre de temps dans le développement de nouvelles solutions qui feraient doublon.

C'est ainsi qu'il a réussi à mettre en place l'urbanisation du système d'information de son ancienne entreprise.


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Bertran Ruiz
CEO AirSaas

CIO Révolution : Le podcast des DSI modernes

Le podcast pour comprendre comme le métier de DSI est en train de changer. D'un métier technique à un métier orienté business, le DSI est la clef de la transformation de nos entreprises.

Chaque semaine, Bertran ruiz discute avec les CIO et DSI qui se livrent, et vous partagent leurs expériences. Un condensé de savoir et d'apprentissage.

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