Le podcast en résumé
Gérer un grand programme, dont les projets sont répartis entre plusieurs équipes et sur plusieurs années, peut rapidement devenir un casse-tête pour un DSI. Dans cette saison de CIO Révolution, nous nous intéressons à une stratégie qui peut permettre de résoudre ce type de souci : la planification et priorisation collective sur un rythme trimestriel.
Et pour en parler, on reçoit Christophe Lepage pour la seconde fois dans le podcast. La dernière fois, il abordait la question de l’agilité à l’échelle. Aujourd’hui, il nous dévoile comment il a utilisé la méthodologie du PI Planning pour réussir ce type de challenge.
Plus intéressant encore : Christophe nous explique comment il a adapté cette méthodologie issue de SAFe (le framework qui peut donner des crises d’urticaire à certains !) à son organisation.
À quoi ressemble concrètement une journée de planification trimestrielle entre IT, métiers et directions ? Comment on embarque tout ce beau monde dans une nouvelle manière de travailler ensemble ? À quels challenges faut-il s’attendre ? Et quels beaux bénéfices en espérer ?
Christophe détaille les victoires et les défis auxquels il a fait face, avec pragmatisme et pédagogie, pour vous faire entrer dans le fabuleux monde de la priorisation au trimestre.
Bonne écoute de cet épisode 95 de CIO Révolution !
Avec Christophe, on a parlé :
👉 De son expérience en matière de PI Planning - ou plutôt de la manière dont il a adapté le PI Planning SAFe à son organisation au fil des années, pour en faire une “revue trimestrielle” qui fait sens pour toutes les parties prenantes des programmes.
👉 De l’anatomie d’une journée de planification trimestrielle type : à quoi ça ressemble, de rassembler autant de décisionnaires dans une même pièce pour prioriser et planifier l’activité sur trois mois ?
👉 De la réalité de cette organisation trimestrielle - ou comment le PI Planning, le Quarter Plan ou toute autre méthode demande une bonne dose d’énergie… mais combien le jeu en vaut la chandelle aussi !
👉 De ses astuces pour créer l’adhésion de tous (équipes IT, métiers, Direction…) au quarter plan.
👉 De l’impact de la planification trimestrielle sur les budgets de la DSI.
Timeline épisode
00:24 : Présentation de Christophe
03:45 : Stop au vocabulaire méthodologique complètement nébuleux !
07:40 : Faut-il formaliser ou non ce vocabulaire commun aux métiers et à l’IT ?
09:54 : La première expérience de Christophe en matière de revue trimestrielle
14:42 : Ça ressemble à quoi, concrètement, une journée de planification trimestrielle ?
17:49 : L’importance pour le DSI de structurer des points hebdomadaires avec les N-1
22:49 : Comment aligner priorisation au trimestre et rythme annuel des autres directions
27:36 : Le rôle d’un bon management dans l’accompagnement des équipes au découpage trimestriel
30:04 : Les différentes “victoires” à engranger pour réussir cette logique trimestrielle
33:12 : De la relation DSI / métiers dans cette logique trimestrielle
38:30 : Comment ça fonctionne, en termes budgétaires ?
42:00 : La transparence - grand bénéfice du planning au quarter
Citations de l’épisode
🎙️”Il y a une certaine allergie au vocabulaire. On a l’impression que l’agilité est devenue “un dogme” : on passe plus de temps à déployer du vocabulaire qu’à déployer des méthodes. Ça engendre une certaine forme de rejet. J’ai dit aux coachs Agile que j’ai pris dans mon équipe : “vous oubliez tout le vocabulaire. Je ne veux plus que vous me parliez de Scrum, de Kanban, de SAFe ou autre. Maintenant, on utilise des mots que les gens comprennent.” Plutôt que de parler de squad, de tribe ou autre, quand on fait des réunions avec tout le monde pour parler d’un projet, on les met autour d’une table, et on parle de “table” et d’”objectifs”, avec un vocabulaire où les gens se représentent bien ce qu’est une table et ce qu’est un objectif.”
🎙️”La base de mon objectif, c’est de faire en sorte que la gestion de projet ne soit pas qu’un sujet IT. Les méthodes de travail ne sont pas qu’un sujet IT - c’est un sujet d’entreprise. Il faut effacer le vocabulaire, éventuellement choisir le vocabulaire du sponsor, et surtout le vocabulaire avec lequel le plus grand nombre se sent à l’aise et se représente.”
🎙️”Mon premier PI Planning était épuisant, dans la préparation et dans la réalisation. Mais le soir même, le responsable du programme (qui était très loin d’être convaincu) a rappelé notre boss commun en disant “on a gagné un mois”. Et un mois, c’était 2 millions d’euros sur ce programme !”
🎙️”La notion d’engagement est importante. Quand on s’engage à un an, on peut toujours trouver des raisons pour lesquelles on y est pas arrivé. Quand on s’engage à trois mois, c’est plus compliqué de dire “j’y suis pas arrivé parce que, tu comprends… voilà”. Du coup, ce plan à trois mois, pour être sûr d’y arriver, je demande à ce que les équipes le découpent en itérations de deux semaines, avec une notion d’engagement. Et je demande à ce que ce soit les gens qui travaillent qui s’engagent sur ce qu’ils vont délivrer - c’est pas du top-down. Je pense qu’on peut challenger, mais pas imposer. Si ce qu’on impose est trop loin de ce que les gens ont proposé, ils n’adhéreront pas, et c’est mort.”
🎙️”L’une des victoires de cette méthode de travail trimestrielle c’est ce que j’appelle l’effet café : quand on fait travailler ensemble autour de ces tables, ça crée une autre dynamique. Je prends un exemple pour décrire cet effet : l’autre jour, je sors de chez moi, y’a un gars en voiture qui me fait une queue de poisson. J’allais le rattraper et l’engueuler, mais je me rends compte que c’est mon voisin ! Alors je lui dis “ah salut !”. Dans le boulot, c’est ça aussi : au lieu de s’engueuler, ou de pas faire ce que l’autre m’a demandé parce que ça m’ennuie, on se parle - et les gens retrouvent la banane.”
🎙️“Le plus gros budget d’une DSI, ça reste le run - c’est à nous de savoir mieux maîtriser le run.”
🎙️ “Dans l’IT, on est obligés de gérer de l’obsolescence, qui est du run - on doit l’inclure dans le plan à trois mois. Le fait d’intégrer le run dans la gestion est hyper important : ça ajoute de la transparence pour tout le monde. Tout est ouvert, tout le monde voit ce qu’il se passe. Ça assainit les relations, et ça permet de prendre des bonnes décisions, bien argumentées.”
A propos de notre invité :
Issu d’un parcours universitaire, et tombé dans les mathématiques très tôt, Christophe Lepage est aujourd’hui Head of Information Technology chez BNP Paribas Securities Services.
