Le suivi de projet peut parfois se faire avec des outils qui offrent une visibilité globale (comme le diagramme de Gantt par exemple), mais il arrive aussi que vous souhaitiez rentrer davantage dans le détail. Le kanban est l’un des meilleurs pour cela, et en plus, c’est un excellent support de communication pour vos réunions d’équipe !
Le Kanban est un outil qui provient de la méthode du “lean facturing”. L’objectif premier des systèmes Kanban était donc de permettre d’assurer une production en flux tendu et de parvenir à respecter un équilibre entre la production et la demande.
Le nom Kanban vient du japonais : il signifie étiquette.
Plus précisément, il s’agissait de l’étiquette qui servait à indiquer à un poste de production s’il devait continuer à produire où plutôt s’arrêter. L’objectif était de limiter le surplus de pièce par rapport aux demandes clients et donc de limiter le gaspillage, notamment lorsqu’un défaut sur une série de pièces a été détecté !
La méthode kanban se base sur un système de cartes synthétiques qui permettent à chaque membre de l’équipe de savoir :
Le Kanban est donc l’outil parfait pour rappeler chacune des tâches dont doit se charger une équipe et permettre à chacun des membres de coordonner leurs efforts en vue de maximiser leur productivité.
C’est aussi un outil visuellement intéressant : en un coup d’œil, chacun peut disposer de l’organisation des tâches de l’équipe à un moment T.
Le kanban optimise donc la communication et la bonne circulation des informations relatives aux tâches à exécuter dans vos équipes !
Pour simplifier encore davantage la visibilité, les Kanbans sont généralement divisés en trois parties différentes :
Souvent, chacun de ces statuts est représenté par un code couleur afin que chacun puisse savoir ce qu’il doit faire et ce qui est fait en quelques secondes seulement.
Le tableau Kanban comporte parfois un espace où chaque membre de l’équipe, et même parfois les clients, peut proposer des idées sur le projet.
Ces idées peuvent ainsi être reprises par l’équipe et intégrée au projet si elles sont jugées pertinentes !
Pour résumer, le Kanban est communément considéré comme un outil bien plus efficace que les tableaux traditionnels et des “to do list”, et l’adopter et l’utiliser au quotidien amène de nombreux bénéfices.
L’utilisation d’un kanban a de nombreux avantages qui devraient vous convaincre d’adopter cet outil. En voici quelques-uns.
Les tableaux kanbans peuvent être utilisés sous leur forme numérique ou physique, et chacune d’elles possède des avantages. En voici quelques-uns pour vous aider à faire votre choix.
Une visibilité continue : un tableau physique est “toujours allumé” et permet donc à chacun d’avoir sous le nez ce qu’il reste à faire.
Engager vos équipes : un tableau physique est coloré, apporte une touche sympathique à vos bureaux et a un impact sur l’implication de vos équipes.
Encourage à la communication : le tableau physique offre un lieu de conversation et de réflexion tout trouvé. Vos collaborateurs pourront échanger avec le tableau comme support.
Plus simple à maintenir ordonné : oubliez les écritures illisibles et les post-it qui se décollent.
Traçabilité dans le temps : aucun post-it n’est jeté sans avoir été archivé et vous avez une visibilité sur l’ensemble des tâches tout au long de l’exécution de votre projet.
Accessibilité : tout le monde peut avoir accès au tableau, en même temps, et peu importe où il se trouve. C’est particulièrement pratique lorsque vous collaborez avec des freelances à distance.
Changement en temps réel : chaque membre de votre équipe voit les informations actualisées sur son tableau, sans délai, ni avoir besoin de les briefer pour les prévenir.
Information centralisée : toutes les informations utiles à une tâche peuvent être incorporées dans le tableau facilement (fichiers joints, description longue, etc…)
Sécurisation accrue : vous ne perdez pas de post-it, et les applications permettent souvent des processus d’authentifications garantissant la protection d’informations confidentielles.
Le Kanban est donc une méthode efficace pour impliquer vos collaborateurs et assurer un suivi détaillé de l’exécution de votre projet. Il est cependant important de comprendre que le Kanban est, selon les situations, parfois trop détaillé, et parfois pas assez.
Pa exemple, si vous faites une revue de projet pour valider le passage à la phase suivante de votre projet, alors le Kanban vous servira de tremplin à vos discussions vous devrez forcément rentrer davantage dans le détail au cours de vos échanges, mais c’est un bon support pour débattre.
À l’inverse, si vous souhaitez qu’une personne qui ne connait pas votre projet puisse en comprendre les grandes lignes très rapidement, il se peut que le Kanban soit un support de communication un peu trop précis pour lui. Orientez-le plutôt vers la fiche projet, qui est un contenu plus synthétique et donc idéal pour les personnes extérieures au projet.
Si vous avez maintenant compris les limites du kanban, alors vous pourrez en tirer son plein potentiel en l’utilisant dans les situations les plus appropriées !