Découvrir le PMO ou Project Management Office : notre guide complet

Malgré la performance des teams leaders de nos jours, il est à noter que les objectifs atteints en termes de qualité et de délais ne dépassent que rarement les 10%. Faute d’outils de gestion ? De manque de stratégie opérationnelle ? Plusieurs raisons peuvent en effet expliquer cette déroute. L’inefficacité découle le plus souvent d’une faille au niveau de la gestion de projet. On sous-entend notamment un manque de communication ainsi que de la négligence au niveau de la prévention des risques (crise ou blocage, par exemple). La digitalisation est également un aspect que toute entreprise souhaitant progresser doit maîtriser, que ce soit au niveau de la transition ou de son déploiement. C’est là qu’intervient la mise en place d’un PMO. Comment comprendre le Project Management Office ? Quelles sont réellement ses missions ? Cap sur les détails d’un bureau de gestion de projet. 

Project Management Office (PMO) : définition et fonctionnement 

On définit le Project Management Office comme étant un groupe ou un bureau mis en place afin de définir tout le processus relatif à la gestion de projet. Il peut être soit interne, soit externe. Pour revenir un peu plus loin dans la genèse du PMO, il découle essentiellement d’un concept anglo-saxon que l’on connaît particulièrement en France par l’acronyme PMO ou encore par un bureau de gestion de projets. N’ayant pas toujours eu les mêmes visées que ceux d’aujourd’hui, le PMO a pourtant toujours évolué autour du pilotage et du management de projets et/ou des programmes. 

L’objectif central d’un PMO 

Le but principal d’un PMO est de faire évoluer les performances de réussite des projets d’entreprise. Comment ? Notamment par le déploiement d’une stratégie de pilotage plus fiable, des ressources nécessaires, etc. On pourrait déduire que son dessein n’est autre que celui d’un Manager. À la différence près qu’il intervient aussi d’une certaine manière comme un contrôle qualité et peut faire pression sur celui-ci s’il n’arrive pas à effectuer ses missions dans les délais impartis. 

D’après les précisions de certains experts, le PMO va intervenir comme un « catalyseur » afin de faire passer les consignes et faire progresser les choses, surtout en temps de crise. Il va notamment assurer la finalisation de projets dans des conditions complexes et des délais très limités. 

Les différents types de Project Management Office

Quel que soit le secteur de l’entreprise, il est possible de mettre en place une gestion de projets et de programmes. Parmi les types de PMO, on différencie essentiellement : 

  • Le PMO Opérationnel 

Cet expert intervient dans le pilotage opérationnel des projets. Son travail est d’accompagner le chef de projet aussi bien dans la réalisation de ses tâches que dans la recherche d’une technique plus performante pour faire évoluer les choses. Dans ce cas, il est dans l’obligation de déployer divers outils de gestion. 

  • Le PMO Central 

Le PMO Central, lui, va gérer notamment un portefeuille de projets. Il s’occupera également du suivi budgétaire. Son rôle va donc se concentrer sur un domaine plus précis afin qu’il puisse assurer un suivi régulier et performant des processus de gestion de projet. 

  • Le PMO Stratégique 

Le PMO Stratégique quant à lui sera rattaché à la DSI ou la Direction des systèmes d’information. Son travail sera donc plus technique. Il doit mettre en œuvre des objectifs stratégiques. Il sera amené à animer les équipes qui s’occupent de l’amélioration des processus de gestion de projet. Il doit accompagner les changements de structure et les transitions digitales. Le pilotage des risques IT de la société qui l’a engagé est par exemple l’une de ses principales missions. 

Les principaux rôles d’un PMO 

Avant d’entrer dans les détails, il est essentiel de rappeler qu’un PMO n’est pas seulement un professionnel. Il peut aussi être un bureau ou un département. De même, il est difficile de lui établir une liste de missions. Son travail est plus ou moins élargi suivant les cas et les problèmes qu’il devra délier. Cependant, on peut tout de même distinguer des lignes directrices de son intervention. Parmi ses principales missions, on pense notamment à : 

  • La planification stratégie et la bonne gestion, dont la conception et la mise en application d’outils de gestion de projets, 
  • La gestion des ressources : quelle ressource pour quel projet, priorité, etc., 
  • L’amélioration de performance dans la réalisation des projets, 
  • La mise en place de normes permettant d’aboutir à des résultats positifs et rentables (stratégies, disciplines, etc.), 
  • La gestion de portefeuille de projets, 
  • Coaching et encadrement des Managers et du personnel de l’entreprise. 

Le PMO et le chef de projet : deux postes clés dans la gestion d’une crise ou d’une transition 

Il semble important d’apporter des éclaircissements sur le rôle du PMO et du chef de projet. Bien que leurs missions soient à peu près similaires, elles sont distinctes à bien y penser.

Les tâches d’un Manager ont évolué au fil des années. Elles ne se limitent plus à des missions basiques de gestion de projets et leur livraison dans le délai imposé. Désormais, il doit aussi tenir compte des bénéfices exigés pour que chaque projet soit rentable. Mais également, il doit comprendre l’importance de la communication dans le pilotage d’un projet. 

La gestion d’un projet est devenue de plus en plus collaborative. Le PMO, lui, intervient pour assurer une coordination plus étendue. Particulièrement entre les chefs de projet. Cependant, son travail ne s’arrête pas là. Il doit aussi concevoir et mettre en application des objectifs stratégiques en vue de rendre les équipes plus performantes, de respecter les délais de livraison tout en fournissant un travail de qualité, etc. En somme, assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et l’optimisation des performances. 

Le rôle du PMO en résumé 

Pour résumer le rôle du PMO et vous aider à déterminer si vous en avez besoin, nous pouvons catégoriser ces derniers sous quatre aspects prépondérants : 

  • Le rôle de facilitateur : apportant les meilleures techniques, méthodologies et stratégies, il fournit les données du programme.
  • Les missions de coach : lead et manage toute l’équipe. Son but est de faire monter tous les membres en productivité et performance. Il va en tant que coach travailler pour appliquer des pratiques normatives et partager son savoir-faire. 
  • L’intervention en tant que contrôle qualité : il va servir d’alerte face à certaines situations et remettre les équipes sur les rails. 
  • Votre partenaire : le PMO prendra ici les bonnes décisions afin d'accélérer le travail permettant d’aboutir à la réussite de votre projet. 

Comment peut-on déterminer ce qu'est un bon PMO ? 

Capable de s’adapter à toutes les conditions possibles, un bon PMO doit disposer d’un fort potentiel en matière d’organisation. Réactivité, travail en réseau et d’autres compétences encore seront nécessaires. 

Les qualifications et les compétences d’un bon PMO 

Parmi les compétences qu’on demande à un PMO, il doit avant tout savoir discerner les besoins de son client. Puisque ce dernier peut ne pas être en mesure de déterminer son blocage. Il doit donc savoir écouter, poser les bonnes questions et identifier les difficultés de l’entreprise concernée. 

Méthodologie et bonne organisation doivent être ses mots d’ordre pour élaborer des solutions performantes et applicables. L’équipe d’un bureau PMO doit aussi être en mesure de s’affirmer. Toutefois, ses idées ne doivent pas remettre en question celles des autres. L’animation des réunions doit donc être parmi ses atouts. 

En plus de savoir organiser, il doit aussi être en mesure de prévenir les risques ou les gérer dans le cas où ils sont déjà efficients. Cela concerne plus particulièrement les deadlines et la gestion du budget. 

Les détails qui indiquent la performance d’un PMO 

Affirmer que l'on a un bon PMO se fait lorsque l’entreprise jouit d’un pilotage de projet qui se déroule dans les meilleures conditions et qui produit des résultats pertinents. Dès que vous constatez que votre PMO dispose d’une très bonne aisance relationnelle, il répond déjà à la première qualification. Flexible, rigoureux, d’une grande curiosité intellectuelle et dotée d’un savoir-faire avéré dans la manipulation des outils et des logiciels de gestion, il doit également être excellent en anglais, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit. 

Les démarches pour devenir PMO 

En réalité, il n’existe pas de formation particulière permettant de devenir PMO confirmé. Une personne disposant d’un bac + 5 dans une école d’ingénieur en École de commerce, cursus universitaire, peut s’orienter vers cette carrière. Aussi, une formation en gestion de projet sera tout à fait adaptée. 

Pour ce qui est des compétences essentielles à maîtriser, on parlera de : 

  • La gestion d’entreprise, 
  • La gestion des risques, 
  • La gestion budgétaire, 
  • La résolution des problèmes complexes, 
  • La gestion documentaire, 
  • La maîtrise de logiciels, 
  • La gestion de compétences,
  • La maîtrise de l’anglais oral et écrit.

Pour ce qui est des soft skills, on parlera de  : 

  • Créativité, 
  • Sens de l’innovation, 
  • Leadership, 
  • Sens relationnel, 
  • Animation d’équipe, 
  • Charisme, 
  • Organisation, 
  • Rigueur,
  • Sens de l’analyse,
  • Sens de la synthèse, 
  • Capacité d’adaptation. 


Même si les débutants à très fort potentiel peuvent prétendre à une carrière de PMO, les années d’expérience se présenteront comme de réels atouts. Ce qu’il est important de noter,  c’est que les interventions du PMO peuvent considérablement différer d’un cas à un autre. 

Comment savoir si on a besoin d’un PMO ou non ? 

Il est souvent difficile de déterminer si on a besoin d’un PMO ou non, et à quel moment de la vie de l’entreprise un expert doit être engagé. Pour ce faire, vous devez avant tout vous poser des questions sur le fonctionnement de votre entreprise. Les groupes peuvent-ils collaborer en toute harmonie ? Les consignes sont-elles bien reçues par les équipes ? Avez-vous des difficultés de communication ? Les chefs de projet arrivent-ils au terme de leur projet ? La qualité finale est-elle au rendez-vous ? Autant de problématiques que vous devez cerner. 

Si vous jugez que tout va de travers, il est peut-être temps de faire appel à un PMO. Mais ce n’est pas uniquement en temps de crise que vous pourrez être amené à faire appel à ce type de professionnels. Si vous constatez que vos équipes manquent de performance, vous pouvez envisager d’embaucher un PMO. 

Lorsque votre entreprise arrive également à une étape où elle doit changer de structure ou de stratégie, voire muter vers des processus plus évolués, appeler un PMO doit s'imposer à vous. De même, si votre besoin d'optimiser votre chiffre d’affaires se fait sentir, vous pouvez recourir aux services d’un tel spécialiste pour vous accompagner. 

Conseils pour recruter un bon PMO 

Comment dénicher le bon profil de PMO à même d'aider votre entreprise, et en matière de productivité ou de performances ? Ici quelques conseils qui pourront vous servir :

  • N’hésitez pas à présenter un descriptif complet et clair de vos besoins dans votre offre d’emploi. Comme vous le comprenez, notamment après toutes les explications exposées plus haut, les domaines d’intervention d’un PMO sont très étendus.
  • Restez clair sur le profil recherché. Mieux vaut paraître exigent que flou. 
  • N’oubliez pas de mentionner les outils qui pourront être nécessaires d'utiliser tout au long des missions de votre futur PMO. 
  • Proposez autant que possible une rémunération attractive, sans oublier d’étudier si elle est en rapport à celle proposée sur le marché ou non (un salaire moyen avoisinant les 4 500 euros par mois). 

Plusieurs éléments sont à prendre en considération quant au recrutement d'un PMO à succès. Vous devez prendre le temps de déterminer si vos équipes sont en mesure de se soumettre à l’autorité d'un PMO. Cette dernière peut toutefois être adaptée, et s’implanter dans n’importe quelle organisation afin de déployer des techniques sur mesure, en vue de fournir des approches personnalisées.


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