Renforcer les liens de confiance avec les directions métiers grâce à AirSaas - Indexia Group

Sylvain Bourdette
DSI/CTO/Pro de la transfo
Indexia Groupe
Gestion des projets
3000
Nombre d’employés
3000
Assurance et Distribution
Secteur
Assurance et Distribution
3000
Utilisateurs AirSaas
20
Les décisions
Fonctionnalité préférée
Les décisions

J’aime beaucoup la fonctionnalité d’aide à la prise de décisions d’AirSaas. Jusqu'à présent quand on avait ce type de besoin, on envoyait un mail ou on faisait une réunion !

Sylvain Bourdette

DSI d'Indexia Groupe -
Utilisateur AirSaas

Quatre mois après le début du déploiement d’AirSaas, l’heure du premier bilan d'usage est arrivée pour Sylvain Bourdette. Le DSI toujours en mouvement d’indexia groupe revient avec nous sur les challenges auxquels il a été confronté et les différentes solutions apportées.

Passionné d’escalade ce DSI d’un groupe de 3 000 personnes basé à Roman sur Isère  a été le premier de cordée sur cette mise en place d’un outil de portefeuille projets moderne.

Avant / Après AirSaas ?

Avant la mise en place d'AirSaas, un tableau excel listait les 80 projets  existants au sein de la DSI. 
Problème : De par l’existence de nombreux petits projets, l’ajout de données, le fichier est vite devenu impraticable. L’ajout de données, à progressivement rendu l’outil obsolète. De plus, les réunions de priorisation de projets avec les métiers étaient de plus en plus difficiles à organiser car en partie basées sur ce fichier excel de suivi.

Avant AirSaas
1

Un fichier excel de suivi des projets devenu illisible et inutilisable

2

Un reporting d’avancement chronophage .

3

Des réunions de priorisation de projets avec les métiers difficiles

4

Absence de vision du planning en cours pour les directions métiers

Après AirSaas
1

Un statut clair et à jour des différents projets

2

Fin des copier coller inutiles et réduction du nombre d’e-mails et de réunions

3

Un outil d’animation des revues de portefeuille projets plus factuel et visuel

4

Plus de transparence grâce à l’accès en direct au planning de tous les projets pour tous

Un contexte d’hypercroissance et de transformation

Hubside.Store

Indexia est historiquement un assureur affinitaire devenu un opérateur de services et un "retailer''. Ses chiffres clés racontent la transformation : 3 000 collaborateurs, huit millions de clients, 2500 partenaires et une estimation de 1,26 Md € de chiffres d’affaires en 2022.
Depuis son lancement en septembre 2020, leur marque Hubside.Store , spécialiste du multimédia neuf et reconditionné a déjà ouvert 120 points de vente. Une croissance exponentielle qui lui a permis d’intégrer la prestigieuse promotion French Tech 120.

Le challenge : disposer, en tant que DSI d’un statut clair et à jour des différents projets

“Quand on a 80  projets en parallèle, on a besoin d’avoir des vues synthétiques. D’avoir la bonne info immédiatement,  de savoir ce qui va aller en production dans le mois en cours”.

Avec énormément de petits projets qui peuvent être amenés à traîner sur la longueur, le tableau de suivi utilisé précédemment  était devenu inadapté.

“On voulait avoir de plus en plus d’infos donc on ajoutait de plus en plus de colonnes, statuts,  dates météos, et commentaires… et à la fin…ça devenait illisible, inutilisable” confie Sylvain Bourdette.

Lorsque le DSI cherchait à établir un reporting d’avancement, il fallait en effet faire des filtres dans un sens, dans l’autre, faire des copier-coller pour mettre les infos dans un powerpoint 

On y passait des heures carrées” ! se rappelle Sylvain, le tout, “Pour un résultat ou le fichier n'était jamais complètement à jour ni avec le bon statut.   #CQFD

La solution : Plus qu’un outil de reporting, un outil centré sur la valeur et adopté par les chefs de projets !

Le défi de disposer d’un statut clair et à jour des projets est complètement rempli avec AirSaas !” souligne d’emblée Sylvain Bourdette. 

Là ou avant, les chefs de projets pouvaient voir la mise à jour du fichier excel comme une lourdeur ne leur apportant rien. Désormais, le fait d’avoir mis AirSaas leur a donné un outil adapté et utilisé au quotidien.” 


Plus qu’un usage de reporting, AirSaas est devenu au sein de la DSI d’indexia un outil de gestion de projet centré sur la valeur. Les chefs de projets peuvent en effet y centraliser leurs notes et documents, consigner les décisions à prendre et jalons de chaque projet. “Ils savent où ils en sont.” Pour Sylvain, cela a permis d'embarquer les chefs de projets dans la démarche, ce qui était l’un des objectifs.

Animer autrement les revues de portefeuille 

Jusqu’à présent l’animation des réunions de priorisation de projets avec les directions métiers était assez difficile à organiser parce qu'il fallait se baser sur ce fameux fichier excel devenu inadapté.

Le fait d’avoir désormais AirSaas et d’avoir des vues par direction, permet de filtrer et de voir tous les projets d’un coup.  Un autre point non négligeable a été remarqué par Sylvain  “cela a permis aussi de mettre sous les yeux des directions métiers d’une manière claire, l'ensemble des autres projets en cours en parallèle”.  De mieux percevoir le planning global de la DSI. Dans le fichier excel les utilisateurs ne voyaient pas cette simultanéité de tous les projets en même temps, de leurs jalons. 

Cela nous permet de mieux partager la réalité de notre métier. On a une certaine capacité pour réaliser des projets, on est déjà en train d’en mener trois et on ne peut pas en faire plus. Ce point-là, ça apporte en réunion de priorisation. Parce que c’est visuel, c’est factuel.” 

Cela permet même de rappeler certains projets en backlog, que les métiers eux-mêmes avaient oubliés…L’outil lui, n’oublie pas :-). 

Tout cela va dans le sens d’une meilleure transparence avec les métiers. Une des valeurs clé pratiquée par ce DSI “business partner”.

Pour Sylvain la réussite des projets se fait avant tout parce qu’on a une relation de confiance avec les métiers. “On ne peut pas avoir une relation client fournisseur, en cas de problème on cherchera des solutions ensemble plutôt que des coupables”.

Gagner du temps et renforcer le lien de confiance avec les métiers

Aujourd’hui, après seulement quelques mois de mise en place, AirSaas est en phase de prise en main au niveau de la DSI. La prochaine phase est d’ouvrir à certains utilisateurs métier qui sont les plus gros demandeurs de projets. 

L’objectif est bien qu’elles l’utilisent. L’idée est d’avoir des échanges plus factuels. D’après lui, à terme “le fait que chacun puisse contribuer  et mettre des points d’attentions et de décisions dans AirSaas est un facteur clé pour limiter l’excès d’e-mails et de réunions.” Il en est convaincu “cela va nous faire gagner du temps.” 

Il souligne que c'est à la fois l'intérêt de l’IT et des métiers. Pour la DSI de pouvoir consigner des événements à n'importe quelle heure. Et pour les métiers d’avoir une vision planning en temps réel. Et non pas un reporting “trafiqué”.

Pour Sylvain, il est essentiel que les directions métiers puissent savoir où trouver l’information sur le suivi des demandes. De savoir qu'elles sont à leur disposition peut contribuer au renforcement du lien de confiance avec la DSI. Et ce, peu importe qu’elles aillent le voir ou pas. Ils savent qu’en cas de besoin…l’info est là !

Section Bonus :

Le point fort d'AirSaas ?

S’il devait le présenter à un ami DSI, Sylvain évoquerait : “le fait de pouvoir générer en un clic, le powerpoint de gestion du comité de pilotage, c’est magique !” 

Expert projet de longue date, notre DSI le souligne : “En termes de gestion de projet, on a tous essayé MS Project un jour ! Et MS project est trop compliqué à notre époque !”. 

Quand on l’interroge sur la singularité de la solution, notre interlocuteur précise : “AirSaas est différent des autres produits. C’est un outil pour faire du reporting et du pilotage sain. Avec une gestion de projet un petit peu plus « lâche » et de se focaliser sur les points importants, que sont les décisions et points d’attentions, plutôt que de chercher à savoir si j’ai un développeur qui a passé une journée ici ou bien là, ce n’est pas le sujet en fait !”.

Lorsque Indexia a commencé à rechercher ce qui existait comme outil, ils en ont présélectionné deux ou trois. “C’est avec AirSaas  que nous avons continué parce qu’on a eu la possibilité de faire un POC très facilement.”. Au-delà du feedback sur l’avant vente, notre témoin nous confie : Nous nous sommes sentis très bien accompagnés et on a perçu qu’ils avaient envie que cela fonctionne, qu’ils étaient passionnés par leur sujet !

Votre fonctionnalité préférée ?

J’aime beaucoup les prises de décisions et les points d’attentions. Parce que jusqu'à présent quand on avait ce type de besoin on envoyait un mail ou on faisait une réunion”.

Fonction décision
Outil décision intégré à AirSaas

Très souvent le fonctionnement par e-mail ne générait pas un retour précis, donc pas de prise de décision. De même, la réunion n’avait pas nécessairement le quorum minimum de personnes présentes.

Sylvain nous confie que désormais, il commence toutes ses réunions métiers en se connectant à AirSaas et en filtrant toutes les décisions et points d’attentions affectées et en attentes…Avant le sujet du jour !

“Le fait  de pouvoir tracer que dans un projet il y a besoin d’une prise de décision avant telle date, que c’est telle personne qui doit prendre la décision et qu’elle est de type organisationnelle, financière ou autre simplifie la gouvernance. Pouvoir “logguer” les décisions dans un projet, c’est magique ! ”

Comment calculer vous le ROI d'Airsaas ?

En DSI pragmatique Sylvain nous le confirme “Ce n’est pas une question que nous nous sommes posée en ces termes. Le bon sens permet de se dire que l’outil apporte des bonnes choses au regard d‘une facture qui n’est pas démesurée…je n’essaie même pas de calculer un ROI”,  les résultats sont là !".

Une nouvelle fonctionnalité AirSaas que vous aimeriez à l’avenir ?

“Ce qui serait top… C’est d’avoir une fonctionnalité qui permette de faire voter les directions métiers ou des utilisateurs sur des projets.”

L’idée étant de permettre aux contributeurs d’argumenter en disant : “ce projet-là, il contribue au chiffres d’affaires. Celui-là, il contribue à tel objectif de l’entreprise, celui-ci contribue pour 2 étoiles… Il serait intéressant de permettre de voter. De faire établir un scoring en quelque sorte, à réaliser en amont des réunions de pilotage.” 

A partir de cette consultation Sylvain se projette en réunion de direction métiers au cours de laquelle il pourrait partager le résultat des votes. Cela donnerait une première idée de priorisation globale. 

Une fonctionnalité qui rappelle les jeux agiles type poker planning et buy me a feature. 

Mini bio

Sylvain Bourdette
Sylvain Bourdette - DSI Group d’Indexia

DSI toujours en mouvement. Sylvain Bourdette a une vingtaine d’années d’expérience dans le monde de l’IT. Un parcours de développeur à DSI. Poste qu’il a occupé pendant une dizaine d’années dans le domaine des télécommunications, notamment chez SFR et Numéricâble.
Actuellement, il est le DSI Group d’Indexia, une entreprise spécialisée dans la distribution d’assurances affinitaires.
Amateur d’escalade, il s’applique au quotidien une maxime : “prévoir l’imprévisible et gérer l’imprévu”.

“Il y a bien entendu un grand nombre de risques au sein d’une entreprise, dont le fameux risque financier. Néanmoins, le risque IT et le risque cyber sont devenus, en quelques mois, les risques numéro 1 de la liste.”

Alain Gaudefroy

CIO

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