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La mutation numérique dans l'éducation

Le point important c'est l'humain : créer cette dynamique de transformation et parvenir à ce qu'elle se diffuse partout

Pour avoir un langage commun entre les équipes IT et digitales : on a pris le temps de créer un socle commun
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Le podcast en résumé

Dans cet épisode, Anthony Hié nous raconte comment il travaille à améliorer l'expérience digitale de plus de 12 000 étudiants, 500 collaborateurs, et pas loin de 700 professeurs ! Ce spécialiste de l’IT dans le monde de l’éducation évoque la mutation numérique du secteur et ses méthodes pour réussir la transformation numérique d’une structure éducative.

Anthony Hié a un parcours scolaire classique : diplômé de Telecom Paris Tech et de l’ESSEC en management des systèmes d’information, il devient en 2015, le DSI de l’institut catholique de Paris. Cette expérience va l’aider à devenir par la suite le CDO d’ESCP Business School. Depuis peu, il est le directeur de la Transformation Digitale d’Excelia, un groupe d’enseignement supérieur composé de 5 écoles.


Au sommaire de cet épisode : 

I) Le pari de miser sur l'amélioration de l'expérience étudiante. Pour Anthony Hié, la réussite de la mutation numérique dans l’éducation passe par une amélioration de l’expérience étudiante, mais aussi celles des professeurs. Il nous raconte quel plan il a mis en place pour réaliser une transformation phygitale au sein de l’ESCP.

II) Intégrer le numérique grâce à une restructuration des équipes et à un rapprochement avec les métiers. Même si dans “transformation numérique”, on retrouve le terme “numérique” qui est l’un des piliers qui permet aux entreprises d’évoluer, Anthony Hié considère que le terme “transformation” est bien plus important. Entre changements organisationnels et création de lien avec les métiers, une transformation numérique passe aussi par une transformation de la structure de ses équipes.

III) La Phygital Factory comme atout face à la concurrence. Comment réussir à se différencier de la concurrence quand tous ont grandement accéléré leur transformation numérique. C’est ce que nous explique Anthony Hié dans cette troisième partie : Phygital Factory, amélioration des compétences et priorisation des projets sont au programme. 

I) Le pari de miser sur l'amélioration de l'expérience étudiante.

ESCP Business School, c’est six campus en Europe, 7 000 étudiants en formation initiale, 5 000 étudiants en executive education, 500 collaborateurs et 680 professeurs en tout. Anthony Hié était le CDO de l’ESCP, tandis que son adjoint s’occupait principalement des systèmes d’information.

Avec la pandémie de covid-19, il y a eu une accélération de la mise en place d’une vraie transformation numérique dans le monde de l’éducation. Il a fallu assurer une continuité pédagogique de manière digitale tout en étant synchronisé.


Le monde de l’éducation et le monde de l’enseignement supérieur a mis du temps à se transformer selon Anthony Hié. L’objectif pour lui, au sein de l’ESCP, c’est de faire du digital et du physique afin qu’ils se renforcent mutuellement, c’est ce qu’on appelle le phygital. La direction générale a mis en place une approche 20/40 : 20 % de cours minimum en digital et 40 % minimum de cours en présentiel. Il souhaite mettre en place des cours hybrides pour assurer une continuité pédagogique tout en misant sur une amélioration de l’expérience étudiant. 

L’arrivée du Covid-19 a permis une telle accélération que cinq à dix ans ont été gagnés sur le papier, d’après Anthony Hié. Même si le plan de transformation phygital avait déjà été lancé fin 2018, avec notamment une plateforme de type "Learning management system" (LMS) et la mise en place de salles hybrides, c’est le Covid-19 qui a permis aux équipes de travailler plus rapide pour assurer une bonne expérience étudiante malgré les confinements successifs. 

Désormais, leur plan avance progressivement avec l’arrivée de plateformes de type “Leaning experience plateform” (LXP) pour remplacer les LMS où il souhaite aller plus loin en termes d’approche pédagogique et de qualité de service. Pour ce qui est des salles hybrides, 4 étaient en expérimentation, et 4 mois après le début pandémie, sur l’ensemble du groupe, 150 salles étaient hybrides.

Il a fallu clairement être agile au niveau de la direction de la transformation digitale. À la fois, on a dû renforcer les compétences en interne, mais aussi renforcer notre collaboration avec les métiers et nos partenaires pour mettre en place tous nos projets.


En plus des étudiants, il y a également un véritable accompagnement des professeurs. Au-delà de la technologie expérimentée au départ, l’objectif était d’avoir également des retours d’expériences permettant par la suite d’améliorer les dispositifs et augmenter la qualité de service et de retransmission du savoir. Cela a permis à Anthony Hié de s’inclure dans une logique d’amélioration continue après la première phase de déploiement. Une seconde phase d’amélioration et de déploiement est en cours.

Un certain nombre de sessions, de formations et d’accompagnement ont été mises en place pour les professeurs. Le but était de les aider à diffuser leurs cours en ligne, de manière synchrone, avec des étudiants dans la salle de cours, et d’autres chez eux.

À retenir :

  • Anthony Hié s’est focalisé sur quatre grands axes pour mettre en place son plan de transformation phygital : expérience utilisateur (prendre en compte les retours des utilisateurs pour être ancrée dans une culture de l’amélioration continue), acculturation digitale (gagner en maîtrise des outils, développer de nouvelles compétences pour tous les collaborateurs, accompagnement des professeurs, etc.), apporter de nouvelles approches d’enseignement grâce au digital (pouvoir proposer ses cours grâce au digital en mode synchrone ou asynchrone tout en garantissant la qualité de l’enseignement), une technologie fiable et maîtrisée par les équipes (continuité de service ayant pour objectif d’offrir une liberté pédagogique).

II) Intégrer le numérique grâce à une restructuration des équipes et à un rapprochement avec les métiers

Il est important qu’on se transforme en interne pour accompagner la transformation globale de l’entreprise. J’ai coutume de dire que ce qui est important dans la transformation digitale ou phygitale, c’est le mot transformation. La partie numérique reste un des moyens qui nous permet d’enclencher cette transformation, mais ça ne fait pas tout.

La direction de la transformation d’Anthony Hié se compose de six équipes pour un total de plus de 50 collaborateurs :

  • La partie service desk classique que l’on retrouve dans de nombreuses DSI.
  • La partie AMOA métier qui regroupe l’ensemble des chefs de projets qui sont en charge des applicatifs cœur de métiers, et des applicatifs de type outils collaboratifs.
  • La partie infrastructure, architecture SI, data et informatique qui s’occupe de l’ensemble de ces composantes.
  • La partie digital et leaning innovation, où ses membres vont se pencher sur l’innovation digitale : comment faire en sorte d’intégrer des nouveaux dispositifs innovants.
  • La partie PMO qui propose un support sur tous les projets. Au-delà du portefeuille de projets géré par le PMO, il y a également la gestion des risques, risques à anticiper. 
  • La partie ITSM qui s’occupe des processus et technologies permettant de planifier, fournir et prendre en charge les services informatiques.

Il raconte comment la mise en place d'un SI dans une école encore peu mature en matière d'IT a poussé les différents métiers à s'organiser et à promouvoir des référents métiers. Anthony Hié convient du fait que le mode agile est bien plus complexe à gérer en 100% distanciels que le cycle en V plus adapté pour des projets long. Il raconte comment la DSI de l'ESCP parvient à assurer la continuité de livraison dans ses projets, tout en gardant un bon niveau de qualité.

Les impacts de l’avancée de la direction IT/transformation se ressentent chez les métiers, de manière bidirectionnelle. Parfois, la mise en place de nouveaux SI vont pousser les métiers à se réorganiser pour avoir des référents métiers ou pour avoir une organisation plus transverse. Parfois, c’est le SI qui va s’adapter aux métiers. Cela marche dans les deux sens.

Le préalable à la transformation numérique, c’est l’analyse des processus d’organisation. Il est crucial de connaître la cible à atteindre en termes d’optimisation de l’organisation, avant même de mettre en place les dispositifs SI ou digitaux.


Pour avoir le décisionnel nécessaire, anticiper tout risque et prendre les bonnes décisions, un comité de direction élargi a été mis en place. En plus de la direction générale, on retrouve les différents chefs de projets qui pourront gérer le capacity planning et l’inattendu, réaliser les arbitrages nécessaires pour éviter tout surcharge, maintenir un équilibre entre le run et le build.

L’une des problématiques majeurs à la mise en place d’une transformation numérique concerne le recrutement des talents sur des sujets d’avenir comme la data, l’IA, le DevOps, etc. Cette difficulté est induite par un marché concurrentiel fort. Réussir à les intégrer dans les équipes est également une autre difficulté. 


À retenir :

  • Pour réussir à développer de nouvelles solutions et à intégrer le numérique dans une entreprise, cela passe par une restructuration des équipes en interne afin qu’elles soient plus transversales. Les 50 collaborateurs d’Anthony Hié ont tous été dispatchés dans des pôles bien précis selon leurs compétences, au service de sa direction de l’innovation et des métiers. Renforcer la collaboration avec les métiers est primordial. Il est nécessaire de prendre en compte leurs attentes et de leur proposer des solutions adéquates pour améliorer leur quotidien. Enfin, la question du recrutement et de la guerre des talents se pose. Afin d’intégrer au mieux le numérique, il est nécéssaire de réussir à intégrer au mieux de nouveaux talents permettant de faire franchir un cap à l’entreprise.


III) La Phygital Factory comme atout face à la concurrence

Anthony Hié évoque la concurrence avec d’autres structures à l’international. L’ESCP a la chance d’avoir une identité forte en Europe tout en étant tournée à l’international. L’accélération de la transformation numérique se voit à peu près partout dans le monde au sein de ces groupes d’enseignement supérieurs. Aujourd’hui, cette transformation a un fort impact sur la manière d'enseigner mais surtout sur la manière dont sont perçus les enseignements par les élèves.

On a eu envie de créer une expérience hybride sans couture entre ce qui se passe physiquement dans les campus (cours en présentiel, vie étudiante) et numériquement à distance (cours en ligne). Ça a été le point d’orgue de la phygital factory.


L'ESCP a fait le pari de miser sur l'expérience phygitale, notamment à travers le projet de la "phygital factory". Anthony Hié précise que la phygital factory n’a rien à voir avec les digital factory. Si les digital factory produisent une expérience purement digitale, la phygital factory propose une expérience au-delà du 100% numérique : les étudiants peuvent toucher, éprouver des expériences de réalité augmentée, en présentiel comme en distanciel.

Il existe également un jumeau numérique de la phygital factory, qui n’est pas un campus numérique. L’objectif étant de créer les conditions pour pouvoir améliorer et transformer l’enseignement supérieur avec de nouvelles approches technologiques. De cette manière l'ESCP se différencie de ses concurrents qui proposent essentiellement des expériences 100% en ligne à leurs étudiants, ce qui participe au développement de nouvelles approches en termes d'enseignement dans le supérieur.

On a mis en place un process d’intégration de nouveaux projets qui passe par une série d’étapes qui vont permettre de s’assurer que tout est bien pris en compte, comme la gestion des risques, bien trop souvent oublié des directions de l’innovation ou des DSI.


Sur les projets vraiment très impactant, Anthony Hié va mettre en place des SWOT, et d’autres process d’intégrations pour mesurer leur création de valeur auprès des utilisateurs. Aujourd’hui, il considère qu’il ne peut pas appliquer stricto sensu toutes les méthodologies qu’il considère comme intéressantes à mettre en place. Néanmoins, elles constituent un véritable référentiel.

Le but également, pour se différencier, c’est d’augmenter le professionnalisme des équipes, de l’améliorer de façon continue. Très tôt, dans la mise en place de l’organisation, l’ensemble des collaborateurs ont été formés sur les bonnes pratiques ITIL, jusqu’à la certification ITIL v4 pour avoir un socle commun.


À retenir :

  • Avec l’arrivée de la pandémie du Covid-19, toutes les entreprises ont accéléré leur transformation digitale afin de pouvoir travailler en remote, proposer de nouvelles solutions pour assurer les cours. Il a été nécessaire pour Anthony Hié de tenter de se différencier d’autres groupes d’enseignement. Cela passe par une amélioration des compétences en interne afin que tous les collaborateurs aient les mêmes bases pour partir du bon pied mais aussi par la mise en place de process d’intégrations pour s’assurer que les projets soient réellement impactant. Il a également mis en place une phygital factory : il propose aux étudiants de vivre des expériences hybrides et complètes, en conciliant vie numérique/en remote et vie sur le campus. Ce point le différencie réellement de ses concurrents qui se contentent de mettre en place des campus numériques ou des digital factory.

Conclusion

Je pense qu’il n’y a pas beaucoup de métiers qui n’intégreront pas le digital dans leurs missions. Je pense donc qu’il doit exister une alliance forte en interne (RH et métiers) et en externe (partenaires) avec la DSI, pour une meilleure réactivité.

Dans ce podcast, Anthony Hié nous raconte comment l'ESCP se différencie des autres Business School en proposant une expérience phygitale inédite à ses étudiants. 

Anthony commence par revenir sur les ambitions de l'ESCP en termes de transformation digitale. En effet, si le Covid a obligé la DSI à accélérer l'exécution de certains de ses projets, l'ESCP avait fait le pari de miser sur le phygital en amont et avait notamment créé des salles de cours hybrides permettant une synchronisation des cours avec les étudiants présents sur le campus et ceux en remote.

Il revient ensuite sur les changements qui ont été provoqués par l'élaboration et la structuration d'un SI dans l'ESCP : que ce soit au niveau des réactions des directions métiers, du changement des processus d'organisation des projets ou des objectifs à atteindre en termes d'optimisation. 

Enfin, il nous en dit plus sur le projet inédit de phygital factory mené par l'ESCP : si la plupart des business School concurrentes proposent une expérience 100% en ligne, la phygital factory se différencie notamment en offrant la possibilité aux étudiants de vivre des expériences hybrides et complètes.

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Bertran Ruiz
CEO AirSaas

CIO Révolution : Le podcast des DSI modernes

Le podcast pour comprendre comme le métier de DSI est en train de changer. D'un métier technique à un métier orienté business, le DSI est la clef de la transformation de nos entreprises.

Chaque semaine, Bertran ruiz discute avec les CIO et DSI qui se livrent, et vous partagent leurs expériences. Un condensé de savoir et d'apprentissage.

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