Démocratiser la gestion de projet et gagner de la visibilité avec AirSaas- GT Solutions

Avant / Après AirSaas

Le contexte

Présent depuis plus de soixante-dix ans sur le marché de la location de véhicules avec conducteur, l'entreprise a également une activité de distribution spécialisée à valeur ajoutée sur l’ensemble de la France ainsi que de l’affrètement régional, national et international.

GT solutions est dirigé par Matthieu Sarrat, arrière-petit-fils du fondateur, compte 1900 salariés pour un CA de 220 millions d'euros. 

Challenge : en finir avec un suivi des projets compliqué

Une solution simple de gouvernance projet pour des équipes hétérogènes

«Je suis ravi de l’utiliser, ça répond à mon besoin !». C'est le retour de Philippe Horillo DSI de GT Solutions sur son premier bilan d'usage. GT Solutions a commencé à utiliser AirSaas.io il y a environ six mois. À l'époque, le suivi de l'avancement de projet était hétérogène. Aujourd’hui GT Solutions a «Une vue suffisamment macro pour pouvoir rendre compte de l’avancement avec  un reporting haut niveau sans se perdre dans tous les détails.»

Soulignant le côté pragmatique, il remarque que «Sa simplicité d’usage fait gagner du temps à l’équipe et réduit d’autant les freins à son adoption.». 

Évoquant les possibilités offertes à travers les vues portfolio, il note que «L'utilisation d'AirSaas amène une grande visibilité». D'après son expérience “La solution rationalise des échanges, réduit la complexité technique et facilite ainsi l’embarquement des personnes ayant une moindre appétence pour ces sujets» . 

«On voit bien les éléments clés du pilotage : points d’attentions, décisions, suivi des jalons, des  dépenses, etc.  Le capex et l’opex sont bien visibles. Quand il y a un risque, ça se voit rapidement et cela met les équipes en alerte.».

Il note que «Cela incite à un peu plus de rigueur, de méthode.» Revenant par exemple sur la consolidation des points d’attentions et des points de décisions, il souligne leur importance «L'outil à justement la vertu de la mémoire. Rien ne s’oublie, c’est là ! Quand on fait le check on entend “à oui il y  avait ça”.»

Comment les métiers se sont fait embarquer dans AirSaas ?

Selon lui, la plateforme est « un bon moyen d'embarquer les métiers et chefs de projets sans une contrainte type “il te faut un Gantt" ».  Pour le suivi des tâches de la gestion de projet,  GT Solutions a en effet créé des liens vers des Planner Teams existants. À noter qu’une synchronisation est prévue pour remonter uniquement les jalons dans AirSaas. 

Philippe constate en outre que la simplicité à obtenir une vision globale incite les équipes à alimenter la solution au bon niveau de détail. Il résume : «Je trouve l’outil hyper pertinent.» 

La direction utilise-t-elle Airsaas ?  

«Oui, je suis l’avancement du portefeuille projet avec le DG.»  Philippe nous confie que celui-ci est  «sensible à cette approche plus pragmatique et transparente. »

Notre DSI en a l’intuition «par la suite ça aura du sens et de valeur de le faire au niveau de l'entreprise toute entière.» Pour l’instant, il avance et nous confirme « Un retour d’expérience est prévu quand je rendrai compte de l’activité.»

«Ça va totalement de pair avec notre démarche d’amélioration continue » précise Philippe Horrillo. AirSaas arrive comme un facilitateur de pilotage et de gouvernance.»

Section Bonus :

Le point fort d'AirSaas ?

«Au lieu de prendre la gouvernance projet via un outil contraignant, on emmène les équipes d’une manière pragmatique.» remarque Philippe Horrillo. Il souligne un point fort :  «Cela ne prend pas trop de temps à l’équipe. Et l’aspect collaboratif de l’outil est apprécié.» Un second point fort est mis en avant par Philippe : «Le support client est nickel ! Il faut le souligner car c'est important dans cette phase d’appropriation».

Votre fonctionnalité préférée ?

«J’ai bien aimé la fonction de clôture, l'assistance au bilan projet embarquée dans la solution.» nous confie Philippe. « C’est très intéressant et pédagogique car cela constitue souvent une étape négligée. Le fait de l’avoir dans le cycle de vie du projet nous pousse à le faire, c'est pédagogique.» En effet, si la démarche d’amélioration et de rétrospective n’est pas inscrite dès le départ et animée/guidée pour une conclusion finale, la rétrospective, considérée comme une charge supplémentaire (voire inutile) ne sera pas possible.

Comment calculer vous le ROI d'AirSaas ?

Philippe évoque son approche de la gouvernance projets et la transparence nécessaire : «En tant que DSI je m’évertue à ouvrir la boîte noire et rendre accessible l’ensemble des sujets. AirSaas y contribue car cela donne une visibilité très claire des finances, de la charge et de l’avancement». Cela contribue à l’efficience de nos engagements.

Vos prochaines étapes avec AirSaas ?

«Pour le moment nous focalisons sur les aspects purement projet». À terme, il prévoit de synchroniser également les aspects budgétaires depuis le SI Finance.« Nous envisageons de synchroniser les codes projets via l'API proposée par AirSaas. Ainsi nous pourrions suivre le consommé en temps réel via la reprise des factures de chaque projet».

Un grand MERCI encore à Philippe pour ce précieux témoignage sur le bilan d'usage de la solution. Comme souvent, ce sont nos clients qui en parlent le mieux ! 💙

Encadré Bio Express - Philippe Horillo

DSI de GT Solutions depuis 2018. Il a été auparavant DSI du Groupe Labrenne, du Groupe Mauffrey et au sein de PwC. 

Diplomé de l’ESSEC, Philippe est spécialiste du pilotage des systèmes d’information, de leur alignement stratégique et de leur urbanisation.

Il a également une expertise en management des organisations :

Forte expérience des opérations de certification et de la conduite du changement, formation d’auditeur “Quality Management System Auditor / Advanced EMS Auditor Course” (formations IRCA / IEMA), formateur, cartographie des processus, gestion de la qualité...

‍