Améliorer le cadrage des projets et faciliter la passation avec mon successeur, en tant que manager de transition

Thibault Baheux
Manager de transition / RSI / Fondateur des sites reinventersontravail.com et reussirsesprojets.com
Mésolia
Gestion des projets
Date Testimonial
22.12.23
260
Nombre d’employés
260
Bailleur Social Habitat
Secteur
Bailleur Social Habitat
260
Utilisateurs AirSaas
15
Compte rendu
Fonctionnalité préférée
Compte rendu

"La prise de conscience commence à se faire dans les CODIR. Ce qui leur manque par contre, c'est d'avoir une vision concrète du portefeuille de projets de l'organisation, et c'est là qu'entre en jeu Airsaas."

Thibault Baheux

RSI Mesolia - consultant indépendant -
Utilisateur AirSaas

Avant / Après AirSaas

Avant AirSaas
1

Absence de vision globale des projets, listés dans des dizaines de fichiers word, excel et powerpoint

2

Projets pas assez cadrés
.

3

Informations clés sur la vie des projets non disponibles

4

Rituel de revue de projet hebdomadaire avec un fichier prowerpoint chronophage

Après AirSaas
1

Une vision concrète du portefeuille de projets de la DSI

2

Un cadrage projet collaboratif et uniformisé , guidé par des best practice

3

Un support pour transmettre les clés du pilotage à son successeur

4

Remettre un cadre simple de reporting en temps réel.

Contexte

Thibault est un “slasheur” passionné, qui aime partager ses idées et démocratiser la gestion de projet ! Il est en effet à la fois PMO/Directeur de projets indépendant / Manager de transition RSI à 2 jours chez Mesolia et  fondateur des sites web www.reussirsesprojets.com & www.reinventersontravail.com.

Le métier de manager de transition consiste à faire appel à un cadre expérimenté pour résoudre une problématique : Interim CODIR, Management de Projet, Gestion de crise (croissance, restructuration, retournement). Hautement opérationnels, les Managers de Transition apportent dans un temps restreint des solutions opérationnelles et pragmatiques. Aujourd'hui, 15 licences AirSaas sont utilisées par la DSI de Mesolia Habitat avec à terme un second service innovation sociale.  Les métiers et la direction générale n’ont pas encore accès à l’outil.

Challenge : avoir une vision claire et préparer la transmission du portefeuille projet de mon client 

Arrivé en tant que manager de transition / RSI en temps partagé, Thibault est notamment chargé du pilotage des projets techniques de la DSI. Et il intervient sur certains projets métiers à partir du moment où il y a des éléments techniques à traiter. 

En demandant plus d’infos sur certains projets, il s’est aperçu que, “parfois la vision n’est pas si claire”. Soit, parce que les parties prenantes ne s’étaient pas comprises sur la portée, soit parce que tel projet qui aurait dû être porté par le métier, avait atterri à la DSI.

Outre le pilotage lui-même, le cadrage des projets était parfois à améliorer.

Un  second challenge a été identifié :  la capitalisation des infos en vue de préparer l’arrivée de son successeur.

Enfin, un troisième défi a été de renforcer un rituel  de revue de projet hebdomadaire. Un rendez- vous  “qui fonctionnait” où les principaux porteurs de projets de la DSI se réunissent. Un rituel qui demandait néanmoins de mettre à jour un power point, d’avoir les bonnes infos,...Cela générait des longues discussions sur les décisions à prendre, sur la vision des choses… 

Solution 

Aujourd’hui, Thibault utilise AirSaas sur ces trois cas d’usages.

En premier lieu pour cadrer les projets du client, pour avoir une vision globale du portefeuille. 

En effet, grâce aux fiches de cadrage de projet AirSaas utilisées de manière collaborative, il a pu à la fois faire émerger une clarté et une culture projet homogénéisée !

“J’ai utilisé AirSaas pour aider la DSI à concrétiser la vision et recadrer les projets transverses existants.” 

En retraçant qui est impliqué dans chaque projet technique et sur quel rôle Thibault à ensuite pu cadrer sur les jalons, sur les risques de ces différents projets et sur les décisions à prendre, ou en tout cas sur qui doit les prendre !

Passé cette première étape il envisage de pouvoir  venir greffer le métier par-dessus.

“AirSaas m‘aide clairement à cadrer, ça me donne une vision d’ensemble, souvent j’interviens dans des contextes qui sont compliqués,où les projets sont tous prioritaires, pas forcément livrés en temps et en heure, il peut y avoir des dépassement de budget,   des  échéances en retard, un cadrage pas executé… et ça m'aide vraiment déjà à avoir une vision d'ensemble  de qu'est-ce qu'on a aujourd'hui en terme de portefeuille projet,  qui est-ce qui qui est prioritaire ou pas ou est-ce que les équipes en sont aujourd'hui, quels sont les pain points…”.

Il témoigne également de son usage d’AirSaas pour faciliter la transition avec un successeur deux semaines avant son arrivée.

“Je l'utilise pour bien cadrer son tour de tous les objectifs en jeu et périmètre des projets afin de faciliter la transition avec mon successeur. Le portefeuille projet  est rangé, mis à jour, les risques, points d’attentions,  décisions, , tout ça est renseigné  dans AirSaas avec les actions menées et à faire.”

Enfin, sur le challenge de l’amélioration du rituel de réunion hebdomadaire, il le confirme “L’outil a permis de remettre un cadre simple et de proposer un reporting en temps réel.” 

La singularité d’AirSaas ?

“Je dirais que l’outil est simple et intuitif !" il poursuit "Même si tu n’as pas l'habitude du mode projet, même si tu n'as pas l'habitude de gérer les projets, de les cadrer, etc. tu es vraiment guidée pas à pas avec l’outil. Sans non plus être obligé de remplir chaque étape et ça c'est un truc qui a beaucoup plu aux deux directeurs avec qui nous avons travaillé.

Une fonctionnalité préférée ?

Compte rendu sur AirSaas
Saisie de comptes rendu sur AirSaas

C'est le compte rendu intégré. J’aime ce compte rendu intégré parce que j'ai plusieurs personnes dans l'équipe qui travaillent sur différents projets…Et avant AirSaas on avait pas d’outil..c’était excel…. ( des dizaines de fichiers word, excel et powerpoint, pour être plus précis ) !  Et je passais mon temps avec l’équipe à chercher à savoir qui faisait quoi ?  Et comme ça bouge rapidement, on a beaucoup de projets (70 exactement), beaucoup de POC,etc.

Le souci en tant que manager, c’est d’être “up to date,  qui plus est en tant que manager de transition étant donné que je ne suis pas à plein temps.

L’outil me permet de dire ok bah les gars on remonte les  infos dans l’outil.  et si c'est pas le cas on fait un point compte-rendu en live. On peut insérer en un clic les décisions à prendre  les risques et points d'attentions non résolus.”

Thibault Baheux

Thibault Baheux,  consultant indépendant en gestion de projet /  RSI Freelance et fondateur  des sites reinventersontravail.com et reussirsesprojets.com

Tour à tour manager et chef de projet  Cloud & Infogérance IT, il a managé des équipes jusqu'à 40 collaborateurs et piloté des projets stratégiques à plusieurs millions d'euros. Aujourd'hui, directeur de projet indépendant, il intervient pour former des équipes, rédiger des appels d'offres, et gérer des projets.

Ses thématiques : gestion de projets, agilité et le management d'équipe

Son mantra : Apprendre et s'améliorer chaque jour !

Ses spécialités : Management de transition & Pilotage de portefeuilles de projets, Sécurité SI , Migration Cloud, Refonte & Optimisation du SI.

“Il y a bien entendu un grand nombre de risques au sein d’une entreprise, dont le fameux risque financier. Néanmoins, le risque IT et le risque cyber sont devenus, en quelques mois, les risques numéro 1 de la liste.”

Alain Gaudefroy

CIO

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