AirSaas : un outil de gestion de portefeuille de projets nouvelle génération

Un outil de gestion de portefeuille de projets permet de donner de la visibilité aux managers et de prioriser les projets en fonction des retombées potentielles pour l'entreprise.

L’outil de portefeuille projets préféré des DSI

De nombreux outils de gestion de portefeuille projets sont proposés sur le marché : en quoi Airsaas se différencie-il des outils existants ?

Décidez de manière avisée en Copil grâce au tableau de bord

La stratégie de l’entreprise est claire, l’organe de gouvernance projet est en place, il faut maintenant mettre à disposition des indicateurs pertinents et à jour pour prioriser les projets en fonction des urgences, gains potentiels, ressources accessibles, etc.

La performance de votre Copil dépend de votre capacité à prendre les bonnes décisions dans les bons délais. AirSaas vous donne accès à un tableau de bord de vos projets. Vous pouvez utiliser les filtres pour trouver les projets sur lesquels vous devez concentrer vos efforts.

Pilotez les projets avec des informations temps réel

Améliorez l’efficacité du reporting sur les projets en cours

L’importance d’un bon reporting n’est plus à prouver. Plus les dirigeants et le management de l’entreprise est au courant de l’avancée des différents projets, plus les frustrations diverses disparaissent. Le problème est que le processus de collecte des informations nécessaire à ce reporting est une tâche chronophage pour vos collaborateurs. 

C’est pour cela que nous vous proposons le rapport flash automatique. Générez une présentation (.ppt, .pdf, url) en un clic, avec l’ensemble des données à jour mise en forme dans des slides aux couleurs de votre entreprise. 

Gagnez du temps en reporting

Optimisez les ressources humaines disponibles

Chaque vue du portefeuille de projets vous apporte des connaissances différentes. La timeline donne une vision d’ensemble des projets avec leurs jalons associés. Vous pouvez en un clin d’oeil appercevoir les dépassements, les dépendances, et les projets à mener en parallèle. 

Envisagez différents scénarios en déplaçant les projets dans le temps et choissez la stratégie apportant le plus grand bénéfice. L’outil vous affichera des recommandations en fonction de différents facteurs (disponibilité des ressources, importance du projet, retard sur des jalons importants, etc.) 

Améliorez votre gestion des ressources

Observez la consommation de vos ressources et de votre budget

Le suivi des budgets et l’optimisation des ressources est clé dans le métier de DSI. C’est la combinaison à suivre en continu pour piloter ses activités.

D’une part, AirSaas récupère les temps et budgets consommés grâce à ses connecteurs avec vos outils financiers et de gestion de projets. D’autre part, un module de déclaration est accessible pour avoir des informations à jours, consolidées et exportables.

Suivez la consommation des budgets et des ressources

Avancez plus serreinement avec votre équipe

Faites avancer les projets serreinement

Diminuez la frustration entre les métiers et l’IT

Vos équipes se pleignent du manque d’engagement des métiers sur les projets demandés. Et du côté des métiers, la frustration se ressent sur les retards et la non prise en compte de leurs demandes.

AirSaas propose un structure commune à suivre pour la mise en place d’un projet.  La vue dashboard permet une compréhension partagée des contraintes de développement et une prise de décision collégiale par l’organe de gouvernance. 

L’outil place le collaboratif au premier plan et permet de faire remontée les problèmes rencontrés, les succès du parcours, partager les comptes rendu de réunions, etc. pour impliquer les équipes autour d’un intérêt commun.

Vers un meilleur cadrage des projets

Une mauvaise définition du projet est souvent la première source de frustration des équipe IT, et toujours une des raisons principales de retard de livraison du projet. 

Sur AirSaas, les utilisateurs sont accompagnés à se poser les bonnes questions et remplir les informations clés à un bon cadrage (gains espérés, critères de réussite, effort à fournir, etc.). Ensuite, gardons en tête que le remplissage peut se faire de façon collaborative et asynchrone jusqu’au moment où le projet peut passer à l’état “prêt à valider” et être présenté au comité de pilotage. 

Améliorez la phase de cadrage
Partagez vos avancées

Des équipes plus engagées autour d’un objectif clair

Mesurer régulièrement le degré de confiance dans le succès du projet auprès des équipes est essentiel. Ainsi vous pourrez rectifier le tir avant que l’echec annoncé ne devienne trop couteux pour l’entreprise. Sur AirSaas vous pouvez envoyer un sondage à intervalle régulier et ainsi améliorer l’engagement des équipes en écoutant leur préocupations et fluidifiant la collaboration entre les métiers et l’IT.

Communiquez sur les avancées

Le contenu de votre plan de communication doit permettre aux responsables métier et à votre direction de comprendre l’état d’avancement général, les points bloquants et les risques de glissement. Il doit aussi valoriser les succès pour motiver les équipes et inciter les récalcitrants à rejoindre le mouvement des projets qui réussissent. Le reporting est souvant considéré comme une activité chronophage. AirSaas vous aide dans ce processus en vous permettant de générer automatiquement vos rapports flash à envoyer en un clic. 

Améliorez la phase de cadrage

Une distinction à faire : différencier les outils de gestion de projet et de gestion de portefeuilles de projets

De nombreuses personnes assimilent les outils de gestion de projets aux outils de gestion de portefeuille de projets.  Pourtant, ces deux types d’outils ne servent pas les mêmes objectifs. 

Mais alors quelle est la différence entre ces deux typologies de logiciels ? 

Le PM / outil de gestion de projet

La gestion de projet

L'outil de gestion de projet vise à assurer le pilotage optimal d’un projet en particulier. Souvent grâce à un tableau de bord, il va simplifier différentes tâches :

  • le suivi de la réalisation des objectifs du projet
  • le contrôle des délais des tâches assignées aux membres de l’équipe du projet
  • l’organisation et l’optimisation de la réalisation de chaque phase du projet
  • garder une visibilité sur le déroulement du projet sous tous ses aspects
  • impliquer et engager chaque collaborateur sur le projet

La gestion d’un portefeuille de projets

Contrairement à l’outil de gestion de projet, la mise en place d’outil de gestion de portefeuille de projets permet d’optimiser l’exécution de plusieurs projets simultanément. 
A mesure qu’elle se développe, une société est amenée à mener de plus en plus de projets en même temps. Si une bonne communication et une organisation structurée peuvent suffire pour diriger quelques projets conjointement, il arrive forcément un moment où la mise en place d’outil de gestion d’un portefeuille de projets devient un allié incontournable pour garder une efficience opérationnelle.  

Pour résumer, à quoi sert un outil de gestion d’un portefeuille de projets ?
Il permet notamment :

Le PPM / outil de gestion de portefeuille de projets

Rapide historique des outils de gestion de portefeuille de projets

A quand remonte l’apparition des outils de gestion de portefeuilles de projets ?

Si les premiers outils de pilotage de portefeuilles de projets ont été créés il y a une quarantaine d'années, on peut tout de même noter que de nouveaux logiciels continuent à faire leur apparition régulièrement. 

Aujourd’hui, tous ces outils couvrent les besoins de gestion de portefeuille de projets, mais cela n’a pas toujours été le cas ! En effet, certains d’entre eux ont initialement été créés pour permettre la gestion de projets.

Un bref retour historique sur les outils PPM

Problématique ciblée à la date de création

Quel besoin est apparu en premier : la gestion de projet ou de portefeuille de projets ?

Quelle était la première problématique ciblée : la gestion de projet ou la gestion de portefeuille de projets ?

En regardant ce graphique, on peut se rendre compte que plus de la moitié des outils de gestion de portefeuilles de projets ont en fait initialement été pensé pour répondre aux besoins de gestion de projet. Ce n’est qu’ensuite que ces derniers ont été complétés afin de couvrir les deux problématiques en même temps : la gestion de projet et la gestion de portefeuilles de projets. 

Il faut tout de même remarquer que certain de ces outils avait été développés pour répondre à ces deux besoins (Sciforma, Ganttic) et que Planview était même axé dès son origine sur la gestion d’un portefeuille de projets. 

Aujourd’hui, il est très rare de rencontrer un outil qui ne couvre pas les deux aspects simultanément. Cependant, si ces logiciels présentent des différences dans les fonctionnalités qu’ils proposent, c’est en partie dû à la problématique qu’il visait lors de leur élaboration initiale, mais c’est aussi en rapport avec la vision du pilotage de projets qu’ils soutiennent. 

Des visions différentes du pilotage de projet : l’exemple des DSI

Une des raisons pour laquelle les logiciels de gestion de portefeuilles de projets ne proposent pas tous les mêmes fonctionnalités : cela dépend comme on l’a vu de  la manière dont ils ont été pensés historiquement, mais c’est aussi une conséquence de la vision de la gestion de projets qu’ils défendent.

Mais pourquoi existe-il différentes visions de la gestion de projet dans les DSI ? 

La gestion de portefeuille : d’une mission centrée technique à une mission centrée business

Le rôle de la DSI a fortement évolué dans les dernières décennies. D’une direction axée principalement sur la technique, elle est aujourd’hui bien plus impliquée dans a résolution des besoins business métiers. En plus de de l’obligation d’assurer le fonctionnement opérationnel des systèmes d’information et du site de l’entreprise, on attend maintenant de la DSI qu’elle soit créatrice de valeur pour son organisation.  

La nature de leurs projets ayant évoluée, les attentes des DSI en matière de gestion de portefeuilles de projets ont donc progressivement évolués : elles ont toujours besoin d’un outil permettant d’assurer la gestion des missions techniques, mais aussi d’un logiciel qui simplifie leur collaboration avec les métiers, et l’exécution des projets qu’ils ont en communs.

La gestion de projet : d’un prisme technique à un prisme business
L’impact de l’essor du poids du digital sur les besoins des DSI en gestion de projets

L’essor du digital : un vecteur de changement des besoins des DSI en gestion de portefeuille projets

L’avènement du digital offre la possibilité aux DSI d’accompagner leur entreprise différemment, et notamment en pesant davantage dans l’exécution des objectifs business. Une DSI qui digitalise les workflow des métiers leur apporte aujourd’hui énormément en simplifiant leur quotidien et en optimisant ainsi leur efficacité. La DSI peut même aider une entreprise à changer de business modèle en l’accompagnant dans la mise en place de nouveaux services en ligne. On peut aussi citer l’exemple que relate Pierre Raschi (DG de Référence DSI) : une boucherie a pu renouveler sa clientèle vieillissante grâce à l’intervention d’un DSI en temps partagé. 

L’essor du digital a donc structurellement amené la DSI à se voir confier davantage de missions, de nature parfois très éloignée du simple maintien des systèmes d’information. Se voyant chargée de nouvelles responsabilités, les attentes de la DSI en matière d’outils de pilotage de portefeuille projets ont donc forcément changées. 

D’une DSI axée sur le contrôle des process à une DSI collaborant étroitement avec les métiers 

Les transformations décrites précédemment amènent forcément un changement dans la façon dont la DSI va interragir avec les collaborateurs de son entreprises. En effet, ’une DSI axée principalement sur des missions techniques aura plus tendance à essayer de garder sous contrôle le comportement des différents utilisateurs des systèmes d’informations. Alors qu’une DSI qui souhaite apporter de la valeur dans le coeur de métier de ses collaborateurs aura besoin de développer une relation plus étroite avec ces derniers : si elle veut être capable de les accompagner dans la l’implémentation de nouvelles manières de travailler, il faut qu’elle puisse comprendre finement leurs besoins. 

Ainsi, en fonction de la mission que se donne la DSI, cette dernière n’aura pas besoin du même type d’outil de gestion de portefeuilles de projets.

Pour opposer ces deux styles de DSI, on pourrait les représenter par des pyramides de Maslow :

Un changement de paradigme : du contrôle des process, à un besoin d’impliquer les collaborateurs
Un changement de paradigme : du contrôle des process, à un besoin d’impliquer les collaborateurs

Des visions opposées de la gestion de portefeuille de projets qui amènent à la mise en place d’outils différent 

Une fois que l’on a compris que les outils de gestion de portefeuille de projets n’offrent pas tous les mêmes fonctionnalités, il faut s’interroger : quel est le type d’outil permettra d’atteindre les objectifs de sa DSI ? 

Des outils de gestion de portefeuille de projets variés selon les besoins de sa DSI

Bien sûr il existe des outils de pilotage de portefeuille de projet plus ou moins complet, proposant des fonctionnalités variées comme :

  • la gestion des ressources
  • le contrôle budgétaire
  • la gestion des risques
  • animation des instances des différents projet
  • la centralisation de toutes les informations essentielles
  • le pilotage de la rentabilité des projets
  • la construction d’une communication efficiente entre équipes

Mais plus qu’une liste des fonctionnalités, on peut regrouper les outils de gestion de portefeuille de projet en différentes catégories. 

Les PPM tout-en-un VS les PPM qui s’intègrent aux applications existantes

Les outils de gestion de portefeuilles de projets all-in-one VS ceux qui s’intègrent aux outils existants

Certains outils de gestion de portefeuille de projets comme les ERP essayent de répondre à l’ensemble des besoins que peuvent avoir les DSI. S’ils sont souvent efficaces, il faut reconnaître qu’ils manquent toutefois de flexibilité une fois mis en place.

A l’inverse, d’autres outils (notamment ceux en mode SaaS) proposent moins de fonctionnalités mais ont la capacité de s’intégrer aux outils déjà installés. Opter pour ce genre de solutions permet d’éviter les doublons et surtout de réduire le coût de change de son outil : en effet, la montée en version d’un ERP complet est un projet complexe, chronophage et coûteux.  

Chacun de ces types d’outils corresponds au point de vue que l’on porte sur le rôle que doit occuper la DSI dans son entreprise. Si elle opte pour la mise en place d’outils plus légers et moins complet, c’est qu’elle considère que sa mission n’est plus forcément de devoir répondre à tous les besoins qu’a et qu’aura son entreprise simultanément, mais plutôt d’être en capacité de s’adapter aux évolutions de cette dernière. Ainsi, ces outils étaient facile à mettre en place et à changer, la DSI peut reste en capacité de répondre efficacement à une problématique spécifiquen en fonction des attentes de son entreprise. 

Les outils de gestion d’un portefeuille de projets avec un espace collaboratif structuré 

Dans le cas où le DSI souhaiterait instaurer une collaboration plus poussée avec les métiers de son entreprise, il peut être très intéressant pour lui d’opter pour la mise en place d’un outil comprenant un espace collaboratif. En effet, cet espace va permettre de structurer les échanges et de centraliser les informations importantes bien plus efficacement que sur des logiciels comme Slack ou Teams. Ainsi, ce genre d’outil peut être un vrai levier pour impliquer les métiers, et optimiser leur accompagnement par les équipes IT.

Les PPM qui proposent un espace d’échange collaboratif

Les outils de gestion de portefeuille de projets qui misent sur l’UX

Les logiciels de gestion d’un portefeuille de projets qui ont été développés pour fournir une expérience utilisateur de haute qualité présentent deux avantages majeurs pour une DSI. 

Tout d’abord, il est bien plus facile de réussir à impliquer les métiers lorsqu’on leur propose un outil avec une interface intuitive : il est compliqué d’attendre des métiers un engagement fort, lorsque les équipes IT se contentent de les inviter à travailler sur des outils qui n’ont pas été pensés pour des profils business. Les outils de gestion de portefeuille de projets avec une bonne UX sont donc généralement une des options à privilégier pour un DSI souhaitant amener à ce que les équpies IT et business puisse collaborer ensemble de manière efficace. 

Quel besoin est apparu en premier : la gestion de projet ou de portefeuille de projets ?

L’autre avantage majeur se situe au niveau du taux d’adoption du logiciel de portefeuille de projets :  les outils misant sur l’UX offre une prise en main rapide et sans trop de friction aux métiers. C’est un point fort qui devrait être pris en compte par tout DSI qui souhaite impliquer davantage les métiers de son entreprise dans les projets IT. 

Choisir son outil en fonction des méthodes de travail déjà installées 

Tous les outils portent une méthodologie en eux. Ainsi, une des astuces pour optimiser le taux d’adoption d’un nouveau logiciel dans son entreprise est de porter son choix vers la muse en place d’un outil avec une méthodologie intrinsèque proche de celle de son entreprise : que ce soit au niveau des objectifs que l’on vise, des méthodes de tavail déjà installées, ou encore de la vision que l’on a de la gestion d’un portefeuille de projets par la DSI. 

Il est donc indispensable de se questionner sur les pratiques existantes, pour choisir son outil de gestion d’un portefeuille de projets en fonction.

L’interface utilisateur comme vecteur de changement de la culture d’une entreprise

Il est bien sûr conseillé de porter son choix sur la mise en place d’outil qui porte une méthodologie assez proche des process déjà existants dans votre entreprise, mais il faut aussi noter qu’un outil d’un portefeuille de projets peut aussi faciliter l’implémentation de nouvelles méthodes de travail, ainsi que la changement progressif de la culture de l’entreprise.

En effet, la culture d'une entreprise est le fruit du comportement qu'elle adopte face à un environnement particulier. Donc si l'on change l'environnement, notamment en changeant les logiciels utilisés, on change la culture ! 
S’il le choix d’un nouvel outil peut être un levier pour accompagner un changement de pratiques, il faut tout de même prendre garde à ce que cette transformaiton des équipes de travail soit aussi accapagnée par des décisions et des directives : proposer un nouvel outil de peut pas suffir à bousculer les habitudes ancrées dans le quotidien d’une entreprise.

 Pour résumer : choisissez un outil dont la méthodologie intrinsèque n’est pas trop éloignée de la réalité de votre entreprise, ou à défaut de celle de celle que vous souhaitez installer.

Où se situe Airsaas dans le spectre de tous ces outils de gestion de portefeuille de projets ?

Comme décrit en haut de page,  Airsaas est un outil de gestion de portefeuilles projets plutôt léger qui ne vise pas à être un logiciel tout-en-un, mais qui comporte la plupart des fonctionnalités clés dont une DSI a besoin pour assurer l’exécution de ses projets.  

Un outil PPM intuitif et intégré à vos outils existant

Jira

En s’intégrant à Jira vous aurez automatiquement les données d’avancement des projets dans Airsaas. Cela vous permettra d’avoir une vue globale de l’ensemble des projets et de leurs états d’avancement sans efforts.

Un outil PPM intuitif et intégré à vos outils existant

Microsoft Teams

Airsaas est intégré à Microsoft Teams. Automatiquement les informations les plus importantes sur les projets en cours seront envoyées sur vos canaux de communication Teams dédiés. Avec cette intégration vous pourrez partager simplement l’avancée des projets avec l’ensemble de l’entreprise. 
Si vous utilisez d’autres solutions n’hésitez pas à nous le dire !

Un outil PPM intuitif et intégré à vos outils existant

Un outil PPM avec une UX forte

Notre pari : pour parvenir à impliquer les métiers, la DSI a besoin de le outil PPM qu’ils sauront prendre en main rapidement, sans friction. Nous pensons que ce n’est pas en forçant les métiers à travailler sur des logiciels complexes que les entreprises parviendront à briser les logiques de silos et à structurer une collaboration étroite métiers/DSI.

Un outil PPM avec une UX forteUn outil PPM avec une UX forte

Un outil PPM portant une méthodologie collaborative pour impliquer les métiers

Nous avons poussé la logique collaborative jusqu’au bout : Airsaas propose un moteur de recherche de solutions (externes/internes) accessibles aux responsables métiers.
Lorsqu’un métier à un besoin, il cherche déjà des solutions de son côté sans forcément prévenir la DSI qui peut même finir par se retrouver face à du Shadow IT. 

Notre idée ici est de donner une solution à la DSI pour encadrer ces pratiques et structurer leurs efforts de recherche de solutions, tout en leur faisant comprendre les contraintes techniques du SI.

Airsaas est donc solution PPM légère, qui s’intègre à l’existant, et qui porte une méthodologie collaborative forte afin d’impliquer les métiers.

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