Cahier des charges pour votre logiciel PPM

Le guide complet pour créer le vôtre + modèle

Soyez prêt pour votre prochain appel d’offres

Vous voulez passer à la vitesse supérieure sur votre gestion de portefeuille de projet, et vous le sentez bien : votre entreprise a besoin d’un outil PPM fiable, adapté à votre plan de transformation et à votre culture projet. Résultat : vous comptez vous lancer dans un appel d’offres.
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Pour réussir ce process, vous devez connaître la réalité vécue par les fournisseurs de solutions logicielles : ils sont généralement sur-sollicités, et croulent sous des cahiers des charges aux formats différents. Si bien qu’il est complexe pour eux de répondre de manière 100 % pertinente à chacune des demandes qui leur sont adressées.
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Vous voulez recevoir les bonnes réponses à vos questions ? Vous devez alors être le plus clair possible dans votre cahier des charges.
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Grâce au modèle de cahier des charges personnalisable que nous vous proposons ici, vous pourrez à la fois bien cadrer votre projet de logiciel PPM, et prouver votre sérieux aux fournisseurs que vous allez contacter.
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À la clé : un appel d’offres plus simple et rapide pour tout le monde, et pour vous, une solution de gestion de portefeuille projet totalement adaptée à vos besoins.
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À vous de jouer !

Bertran Ruiz

CEO d'AirSaas

1. Contexte de votre demande

Dans cette partie, expliquez de manière synthétique le contexte général de votre projet de logiciel PPM. Mettez également en avant les contributeurs de votre projet.

Commanditaires du projet

À remplir

Personnes participant au choix de la solution finale

À remplir

Personnes participant à l’intégration de la solution

À remplir

Contributeur technique IT

Personnes participant à la maintenance des services ou à l’admin du logiciel, par exemple

2. Description de l’existant

Ici, il s’agit de décrire votre portefeuille projet actuel, ainsi que les process et logiciels existants que vous utilisez pour votre gestion de portefeuille projet.

Nombre et types de projets dans le portefeuille

À remplir

Nombre de personnes qui vont utiliser le logiciel PPM dans l’organisation

À remplir

Logiciel utilisé (s’il y en a un) ou process mis en place pour le PPM

À remplir

Fonctionnalités du logiciel existant

Décrivez quelles fonctionnalités vous voulez garder dans votre nouveau logiciel, et lesquelles ne sont pas forcément nécessaires.

Process actuellement utilisés pour le PPM qui fonctionnent bien dans votre organisation

Décrivez les process PPM qui fonctionnent bien dans votre organisation, et que vous voudriez conserver grâce à votre nouvel outil.

Le conseil AirSaas en +

Note : Dans cette partie, n’hésitez pas à créer un schéma de l’organisation de votre process de gestion de portefeuille actuel. Celui-ci vous permettra non seulement d’être au clair sur vos attentes, mais aussi à votre prestataire de comprendre précisément comment son outil peut vous aider à gagner en performance.

3. Description des besoins opérationnels et fonctionnels

Bon nombre de cahiers des charges pour les logiciels PPM décrivent leurs besoins en partant du point de vue des fonctionnalités attendues de la solution. Résultat : les équipes se retrouvent avec des logiciels qui ne sont pas forcément adaptés à leurs besoins réels !

Ici, nous vous proposons un modèle de cahier des charges basé sur la méthodologie PPT : People, Process, Tool. Cette méthodologie permet de partir des besoins opérationnels des équipes qui vont utiliser le logiciel, pour choisir une solution au plus proche de la réalité de l’entreprise.

Description des besoins opérationnels et fonctionnels

People

Process d’aujourd’hui

Process de demain

Attendu de l’outil

Bonus

PMO

Pas de priorisation des projets

Priorisation des projets en fonction des objectifs business de l’entreprise

Visualisation macro des différents projets en cours dans une roadmap visuelle

Fiches de cadrage à remplir de manière collaborative

Comment remplir cette partie ?

People : listez les personnes dans votre organisation qui vont utiliser la solution PPM
Process d’aujourd’hui : pour chacune des personnes listées dans la première colonne, décrire vos process existants en matière de gestion de portefeuille projets
Process de demain : pour chacune des personnes listées auparavant, décrire la manière dont vous voudriez voir vos process évoluer grâce à votre nouvel outil PPM
Attendu de l’outil : au vu des process de demain que vous avez listés, décrivez les résultats concrets que vous attendez de votre outil (par exemple, en termes de gain de temps, de budget, de ressources, de simplification de process…). N’hésitez pas à indiquer des résultats basés sur des métriques de performance, si possible.
Bonus : si besoin, rajoutez cette colonne pour décrire des résultats ou des fonctionnalités qui peuvent faire la différence entre les différents outils PPM que vous envisagez

4. Exigences IT du projet

Ici, listez toutes les exigences que vous avez concernant la qualité, la sécurité et la performance IT de votre futur logiciel PPM.

Normes IT à respecter

Normes de sécurité ou de qualité IT que vous suivez

Sécurité

Protection et confidentialité des données, traçabilité des données, hébergement des serveurs protégé, sauvegardes des données…

Performance et niveau de service

Dimensionnement du nombre d’utilisateurs et du nombre de projets par an, disponibilité de la plateforme, engagement sur la continuité de service…

Fonctions d’export

Sous quels formats vous souhaitez exporter les données de votre logiciel PPM

Intégrations

Intégrations à vos autres outils (outil de gestion de projet, de communication interne, de gestion de tickets, de gestions de tâches…)

Ergonomie et utilisabilité

UX, accessibilité, documentation à disposition…

Réversibilité

Capacité de migration de la solution

Historisation

Archivage des différentes données nécessaire

Références

Combien d’utilisateurs de la solution ? Combien de références dans votre pays / secteur d’activité ?

Fourniture de la solution

Mode SaaS, capacités de stockage…

5. Exigences Achats du projet

Ici, listez toutes les exigences en matière de qualité et de normes attendues par le service Achats de votre entreprise.

Budget

À remplir

Autres normes à respecter

Normes de qualité ou de management que vous suivez. Par exemple, indiquez ici si la société du fournisseur doit être hébergée en France.

Références de l’entreprise du fournisseur

Combien d’utilisateurs de la solution ? Combien de références dans votre pays / secteur d’activité ?

Chiffres business du fournisseur

Indiquez ici si vous avez des exigences en matière de performance business du fournisseur. Par exemple, si votre projet ne doit pas représenter plus de X% du chiffre d’affaires du fournisseur.

Test de la solution préalable

Si oui, combien de temps de test doit être prévu ?

Délais

Date de test de la solution prévue, date de démarrage de la prestation prévue…

6. Accompagnement

Ici, décrivez la typologie et le niveau d’accompagnement que vous attendez de votre fournisseur.

Accompagnement initial

Migration des données, paramétrage, intégration, réalisation d’un pilote, formation des utilisateurs à la solution…

Support

Support aux utilisateurs, gestion des incidents, acquisition de licences supplémentaires…

7. Système d’évaluation

Ici, il s’agit de créer un tableau de conformité aux attentes, contraintes et exigences détaillées plus haut dans votre cahier des charges. La méthodologie que nous vous proposons ici pour votre système d’évaluation est différente de ce qui se fait généralement lors d’appels d’offres pour des logiciels.

En règle générale, le commanditaire du projet conçoit un système de priorisation des attentes, sous forme de “must-have”, “should have” ou “could have”. Face aux réponses des fournisseurs, le commanditaire remplit ensuite un système d’évaluation, pour voir si chaque logiciel convient bien à ses attentes.

Ici, nous vous recommandons plutôt de créer un système d’évaluation que vos prestataires eux-mêmes vont remplir, grâce à des questions tangibles. Ce système vous permettra de gagner du temps de votre côté, et de limiter les allers-retours entre vous et les fournisseurs sur des questions techniques précises.

L’idée ici est de créer :

Une liste des critères qui sont importants pour vous
Une question associée à chaque critère
Des réponses-types qui permettent d’attribuer une note à chacun des critères
Un champ libre, dans lequel le prestataire vient rédiger une justification de sa réponse et de sa notation

Système d’évaluation — *Par exemple, s’il est important pour vous de vous assurer que votre prestataire dispose d’une politique de continuité d’activité, vous pourriez créer le critère d’évaluation suivant :*

Question : Est-ce qu'une politique et un plan de continuité d'activité sont définis ?

‍Réponses possibles :

Niveau 1 (“À risque”) : Les activités de continuité sont informelles.
Niveau 2 (“Partiel”) : Il existe une politique officielle et un plan de continuité qui sont partagés, révisés et mis à jour chaque année. Le plan couvre les activités internes.
Niveau 3 (“Avancé”) : La politique de continuité est publiée et communiquée aux parties prenantes. Le plan de continuité est publié, communiqué aux parties prenantes et appliqué. Le plan couvre les activités internes et externalisées.
Niveau 4 (“Adapté”) : Le plan de continuité est mis à jour et appliqué en réponse à un incident, un changement de gouvernance interne, de loi ou réglementation.

Besoin d’un modèle pour créer votre système d’évaluation ?

Téléchargez notre template de scoring personnalisable !

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Les bonnes pratiques pour réussir votre appel d’offres et cahier des charges

📣Récoltez les besoins en interne avant de rédiger votre cahier des charges. Prenez le temps d’organiser des réunions de brainstorming avec toutes les parties prenantes de votre projet, et organisez des entretiens en one-to-one avec des décisionnaires et des utilisateurs de la solution finale.
🗒️Soyez exhaustif. Mieux vaut trop d’informations que pas assez ! Donnez toutes les clés de contexte, de besoins et de contraintes aux prestataires à qui vous envoyez votre cahier des charges, pour limiter le nombre d’aller-retours avec eux.
📊Soyez synthétique. Utilisez des diagrammes et des maquettes si nécessaire pour clarifier le propos que vous avez rédigé dans votre cahier des charges.

*Exemple de schéma pour présenter les intégrations attendues*

✅Faites valider le cahier des charges par toutes vos parties prenantes impliquées avant de l’envoyer à votre prestataire. Cela vous évitera de perdre du temps à devoir le modifier a posteriori, en réexpliquant à vos prestataires que vos critères de choix ont changé.
‍🤝Promettez un entretien en one-to-one à vos fournisseurs avec le décideur final. Il est important pour vous que vous trouviez le bon outil pour satisfaire ce décideur ? Alors organisez en amont un entretien en face à face avec les fournisseurs avec qui vous envisagez de travailler. Cela permettra à vos prestataires potentiels d’être rassurés sur votre intérêt pour leur solution.

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1. Contexte de votre demande

2. Description de l’existant

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4. Exigences IT du projet

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