Cahier des charges pour votre
logiciel PPM
Le guide complet pour créer le vôtre + modèle
Déjà adopté par 100+ DSI d'ETI et grands groupes
Kiabi · Valrhona · Leroy Merlin
ISO 27001Soyez prêt pour votre prochain appel d’offres
Vous voulez passer à la vitesse supérieure sur votre gestion de portefeuille de projet, et vous le sentez bien : votre entreprise a besoin d’un outil PPM fiable, adapté à votre plan de transformation et à votre culture projet. Résultat : vous comptez vous lancer dans un appel d’offres.
Pour réussir ce process, vous devez connaître la réalité vécue par les fournisseurs de solutions logicielles : ils sont généralement sur-sollicités, et croulent sous des cahiers des charges aux formats différents. Si bien qu’il est complexe pour eux de répondre de manière 100 % pertinente à chacune des demandes qui leur sont adressées.
Vous voulez recevoir les bonnes réponses à vos questions ? Vous devez alors être le plus clair possible dans votre cahier des charges.
Grâce au modèle de cahier des charges personnalisable que nous vous proposons ici, vous pourrez à la fois bien cadrer votre projet de logiciel PPM, et prouver votre sérieux aux fournisseurs que vous allez contacter.
À la clé : un appel d’offres plus simple et rapide pour tout le monde, et pour vous, une solution de gestion de portefeuille projet totalement adaptée à vos besoins.
Vous hésitez encore entre plusieurs solutions ? Avant de lancer votre appel d’offres, comparez les meilleurs logiciels PPM du marché.
À vous de jouer !
Bertran Ruiz
CEO d’AirSaas
Votre modèle de cahier des charges à personnaliser
1. Contexte de votre demande
Dans cette partie, expliquez de manière synthétique le contexte général de votre projet de logiciel PPM. Mettez également en avant les contributeurs de votre projet.
| Contributeur | À remplir |
|---|---|
| Commanditaires du projet | À remplir |
| Personnes participant au choix de la solution finale | À remplir |
| Personnes participant à l’intégration de la solution | À remplir |
| Contributeur technique IT Personnes participant à la maintenance des services ou à l’admin du logiciel, par exemple |
2. Description de l’existant
Ici, il s’agit de décrire votre portefeuille projet actuel, ainsi que les process et logiciels existants que vous utilisez pour votre gestion de portefeuille projet.
| Élément | À remplir |
|---|---|
| Nombre et types de projets dans le portefeuille | À remplir |
| Nombre de personnes qui vont utiliser le logiciel PPM dans l’organisation | À remplir |
| Logiciel utilisé (s’il y en a un) ou process mis en place pour le PPM | À remplir |
| Fonctionnalités du logiciel existant Décrivez quelles fonctionnalités vous voulez garder dans votre nouveau logiciel, et lesquelles ne sont pas forcément nécessaires. | |
| Process actuellement utilisés pour le PPM qui fonctionnent bien dans votre organisation Décrivez les process PPM qui fonctionnent bien dans votre organisation, et que vous voudriez conserver grâce à votre nouvel outil. |
Le conseil AirSaas en +
Note : Dans cette partie, n’hésitez pas à créer un schéma de l’organisation de votre process de gestion de portefeuille actuel. Celui-ci vous permettra non seulement d’être au clair sur vos attentes, mais aussi à votre prestataire de comprendre précisément comment son outil peut vous aider à gagner en performance.
3. Description des besoins opérationnels et fonctionnels
Bon nombre de cahiers des charges pour les logiciels PPM décrivent leurs besoins en partant du point de vue des fonctionnalités attendues de la solution. Résultat : les équipes se retrouvent avec des logiciels qui ne sont pas forcément adaptés à leurs besoins réels !
Ici, nous vous proposons un modèle de cahier des charges basé sur la méthodologie PPT : People, Process, Tool. Cette méthodologie permet de partir des besoins opérationnels des équipes qui vont utiliser le logiciel, pour choisir une solution au plus proche de la réalité de l’entreprise.
| People | Process d’aujourd’hui | Process de demain | Attendu de l’outil | Bonus |
|---|---|---|---|---|
| PMO | Pas de priorisation des projets | Priorisation des projets en fonction des objectifs business de l’entreprise | Visualisation macro des différents projets en cours dans une roadmap visuelle | Fiches de cadrage à remplir de manière collaborative |
Comment remplir cette partie ?
4. Exigences IT du projet
Ici, listez toutes les exigences que vous avez concernant la qualité, la sécurité et la performance IT de votre futur logiciel PPM.
| Exigence IT | Détail |
|---|---|
| Normes IT à respecter | Normes de sécurité ou de qualité IT que vous suivez |
| Sécurité | Protection et confidentialité des données, traçabilité des données, hébergement des serveurs protégé, sauvegardes des données… |
| Performance et niveau de service | Dimensionnement du nombre d’utilisateurs et du nombre de projets par an, disponibilité de la plateforme, engagement sur la continuité de service… |
| Fonctions d’export | Sous quels formats vous souhaitez exporter les données de votre logiciel PPM |
| Intégrations | Intégrations à vos autres outils (outil de gestion de projet, de communication interne, de gestion de tickets, de gestions de tâches…) |
| Ergonomie et utilisabilité | UX, accessibilité, documentation à disposition… |
| Réversibilité | Capacité de migration de la solution |
| Historisation | Archivage des différentes données nécessaire |
| Références | Combien d’utilisateurs de la solution ? Combien de références dans votre pays / secteur d’activité ? |
| Fourniture de la solution | Mode SaaS, capacités de stockage… |
5. Exigences Achats du projet
Ici, listez toutes les exigences en matière de qualité et de normes attendues par le service Achats de votre entreprise.
| Exigence Achats | Détail |
|---|---|
| Budget | À remplir |
| Autres normes à respecter | Normes de qualité ou de management que vous suivez. Par exemple, indiquez ici si la société du fournisseur doit être hébergée en France. |
| Références de l’entreprise du fournisseur | Combien d’utilisateurs de la solution ? Combien de références dans votre pays / secteur d’activité ? |
| Chiffres business du fournisseur | Indiquez ici si vous avez des exigences en matière de performance business du fournisseur. Par exemple, si votre projet ne doit pas représenter plus de X% du chiffre d’affaires du fournisseur. |
| Test de la solution préalable | Si oui, combien de temps de test doit être prévu ? |
| Délais | Date de test de la solution prévue, date de démarrage de la prestation prévue… |
6. Accompagnement
Ici, décrivez la typologie et le niveau d’accompagnement que vous attendez de votre fournisseur.
| Accompagnement | Détail |
|---|---|
| Accompagnement initial | Migration des données, paramétrage, intégration, réalisation d’un pilote, formation des utilisateurs à la solution… |
| Support | Support aux utilisateurs, gestion des incidents, acquisition de licences supplémentaires… |
7. Système d’évaluation
Ici, il s’agit de créer un tableau de conformité aux attentes, contraintes et exigences détaillées plus haut dans votre cahier des charges. La méthodologie que nous vous proposons ici pour votre système d’évaluation est différente de ce qui se fait généralement lors d’appels d’offres pour des logiciels.
En règle générale, le commanditaire du projet conçoit un système de priorisation des attentes, sous forme de “must-have”, “should have” ou “could have”. Face aux réponses des fournisseurs, le commanditaire remplit ensuite un système d’évaluation, pour voir si chaque logiciel convient bien à ses attentes.
Ici, nous vous recommandons plutôt de créer un système d’évaluation que vos prestataires eux-mêmes vont remplir, grâce à des questions tangibles. Ce système vous permettra de gagner du temps de votre côté, et de limiter les allers-retours entre vous et les fournisseurs sur des questions techniques précises.
L’idée ici est de créer :
Par exemple, s’il est important pour vous de vous assurer que votre prestataire dispose d’une politique de continuité d’activité, vous pourriez créer le critère d’évaluation suivant :
Question : Est-ce qu'une politique et un plan de continuité d'activité sont définis ?
Réponses possibles :
Les bonnes pratiques pour réussir votre appel d’offres et cahier des charges
Exemple de schéma pour présenter les intégrations attendues
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